Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
Конспект лекций по информатике.doc
Скачиваний:
259
Добавлен:
16.03.2016
Размер:
1.01 Mб
Скачать

5. Бумажные и электронные документы

С помощью компьютера бумажный документ можно преобразовать в электронную форму. У электронных документов имеются очевидные преимущества перед бумажными, например, снижение затрат при создании или расширенные возможности преобразования и пересылки. Несмотря на бесспорные преимущества, электронный документ не вытесняет полностью бумажный, поэтому на практике используют и различают различные виды документооборота:

  • бумажный документооборот – все этапы документ проходит в бумажной форме;

  • бумажный документооборот с использованием автономных компьютеровстадия создания документов переносится на компьютер, а остальные операции с документами выполняются в бумажной форме;

  • смешанный документооборотподготовка, передача и хранение документов осуществляется на компьютерах, объединенных в сеть, но юридическую силу документ получает только в бумажном виде;

  • безбумажный документооборотвсе операции с документами, включая электронно-цифровую подпись, производятся в электронном виде.

На предприятии и в организациях можно встретить все виды документооборота, но преобладающим является смешанный оборот документами, который использует все преимущества компьютерной техники за исключением возможности электронно-цифровой подписи.

Дальнейшее развитие и переход на более полный безбумажный документооборот сдерживается по нескольким причинам.

  1. Бумажные документы с оттиском печати и подписью все еще необходимы для соблюдения требований налогового, банковского, судебного и другого законодательства.

  2. Электронно-цифровая подпись утверждена на законодательном уровне, но медленно внедряется в практическую деятельность.

  3. Безбумажный документооборот связан с необходимостью введения дополнительных мер обеспечения компьютерной безопасности.

Несмотря на существующие ограничения, электронный документ все шире внедряется в практическую деятельность. При этом предприятия и организации сталкиваются с необходимостью рассылки и обмена большим количеством электронных документов, как в рамках предприятия, так и при внешнем обмене. На небольшом предприятии документооборот организуют обычно с помощью электронной почты. На большом предприятии для работы с электронными документами используются системы автоматизированного документооборота и делопроизводства (САДД).

Автоматизированные системы обеспечивают:

  • автоматическое определение маршрута документа в зависимости от его категории;

  • рассылку и быстрое прохождение документа в сети;

  • единую адресную книгу для всех пользователей;

  • единую базу нормативов, словарей и классификаторов;

  • потоковое сканирование и копирование документов.

Компьютерные программы, обеспечивающие автоматизированный документооборот и делопроизводство, относятся к САДД-продуктам. На рынке представлен достаточно широкий выбор этих программных продуктов, разработанных как российскими, так и западными компаниями.

Среди предлагаемых программ каждое предприятие может выбрать подходящий вариант, например, для организации смешанного или полностью электронного документооборота. Возможна также «заточка» программы под конкретные запросы заказчика.