3. Отчеты в форме письма.

Каковы основные правила подготовки отчета в форме письма?

Многие отчеты, предназначенные для обмена информацией с другими организациями, оформляются в форме отчета-письма. Как это характерно для коротких отчетов, отчет-письмо обычно менее формален, чем большие отчеты.

Как и в любом письме, суть сообщения и характер ожидаемого ответа определяют последовательность действий. Если человек, который будет читать отчет-письмо, скорее всего, одобрит сообщение, Вы можете использовать прямой подход, как это описано в Главе 3. Начинайте письмо с основных моментов, на которых Вам хотелось бы акцентировать внимание, потому что читатель уже с Вами согласен; в целом же письмо может быть оформлено как письмо с хорошими новостями или нейтральное письмо.

ЕСЛИ тот, кто будет читать отчет-письмо, будет, скорее всего, с Вами не согласен, то следует воспользоваться письмом-отказом, последовательность составления которого приведена в Главе 3. Не следует излагать свою точку зрения в начале письма, более разумно начать с подготовки читателя. В таких письмах изложению сути предшествует вступительная информация, а также аргументы и доводы.

Как грамотно оформить отчет-письмо?

Отчет-письмо напоминает по виду обычное письмо. Поскольку обычно отчет-письмо предназначено для отправки за пределы организации, то оно печатается на фирменном бланке организации. Отчету-письму присущи многие черты обычного письма: дата, адрес, приветствие, основная часть и подпись. Некоторые вставляют между приветствием и основной частью строку с темой отчета-письма.

Основная часть отчета-письма, также как и основная часть делового письма, состоит из трех компонентов:

1. Введение. Здесь обозначаются цели отчета. Если в отчете идет речь о какой-либо проблеме, то во введении может быть изложена суть проблемы. В более длинных отчетах в этой части приводится план отчета, однако это не является необходимостью для большей части отчетов-писем.

2. Содержательная часть. Эта часть является главной в любом отчете. Здесь внимание читателя следует обратить на заключения и выводы. Если отчет достаточно сложен, то его можно разделить на части, каждая из которых снабжена заголовком, чтобы помочь читающему сориентироваться в потоке информации.

3. Заключение. В большинстве отчетов эта часть нужна для предложения дополнительной помощи читателю, если он этого желает. Заключительный абзац отводится скорее для обмена любезностями между автором отчета и его читателем, чем собственно для отчета. Если отчет-письмо предназначено для обмена информацией внутри организации, то заключение необязательно.

 

4. Другие формы коротких отчетов.

Зачем нужны короткие отчеты?

Короткие отчеты выполняют в бизнесе массу задач. Перечислить все многочисленные виды коротких отчетов было бы сложной задачей. Большинство организаций не испытывает недостатка в коротких отчетах. Эти отчеты очень функциональны, а потому широко используются. Примерами таких отчетов могут являться отчеты о кредитных операциях, отчеты о встречах, ежемесячные отчеты о выпуске продукции и некоторые виды отчетов, представляемых акционерам. Многие компании размещают бланки отчетов на своем сервере; пользователь открывает его, заполняет и отправляет электронным путем. Как правило, каждый из коротких отчетов имеет вполне определенную цель и вносит ощутимый вклад в обеспечение нормального функционирования организации.

Какие виды коротких отчетов используются наиболее часто? Можно ли их унифицировать?

Наиболее часто используемые виды коротких отчетов в большинстве организаций — это информационные отчеты, представляемые регулярно. Например, в конце каждой недели все торговые представители крупных компаний, как правило, должны представить менеджеру по продажам отчет о контактах с покупателями. Поскольку этот стандартный отчет представляется очень часто и большим количеством торговых представителей, многие компании подготавливают для этой цели готовый бланк, который нужно заполнить. В бланке точно указано, какую именно информацию нужно представить, и ясно указано, кому должен быть направлен заполненный бланк.

Пример такого бланка приведен ниже:

Отчет о контактах с клиентами

Заносите данные о встречах с клиентами и потенциальными клиентами в течение каждой недели. Указывайте время своего прибытия и убытия и тему разговора с клиентом. Отмечайте, если Вы что-либо продали, или же если Вы узнали о каких-либо проблемах с обслуживанием. Напишите о том, что Вы собираетесь предпринять в связи с этим.

	Время	Имя клиента или название организации	Тема разговора	Продажа	Проблемы в обслуживании	Предполагаемые действия
Понедельник	Прибыл Убыл
	Прибыл Убыл
Вторник	Прибыл Убыл
	Прибыл Убыл
Среда	Прибыл Убыл
	Прибыл Убыл
Четверг	Прибыл Убыл
	Прибыл Убыл
Пятница	Прибыл Убыл
	Прибыл Убыл

Подпись торгового представителя

ПРИМЕЧАНИЕ: Заполняйте этот бланк в конце каждой недели и сразу направляйте менеджеру по продажам.

С точки зрения компании использование бланка гарантирует, что представляемая информация будет единообразной, а, следовательно, удобной для обработки. С точки зрения автора это упрощает процесс составления отчета, потому что в бланке четко указано, какую информацию нужно представить. Хотя некоторые служащие часто жалуются на большое количество бланков, которые приходится заполнять, бланки помогают сэкономить массу времени. Если бы служащим приходилось разрабатывать и оформлять индивидуальные отчеты вместо того, чтобы использовать готовые бланки, то жалоб наверняка было бы больше.

Отчеты, представляемые на бланках, составляют значительную часть общего числа коротких отчетов, они играют важную роль в обеспечении нормального функционирования любой коммерческой организации. Не будь их, обычный обмен информацией стал бы сложной задачей. Для составления таких отчетов, как правило, не требуется каких-либо особых навыков.