2. Довідково-інформаційні документи

Переважна кількість документів, що відправляються з установ та спрямовуються до них, є інформаційно-довідковими. Отже, це такі документи, які містять інформацію про фактичний стан справ у закладах, який є підставою для прийняття розпорядчих документів. Інформація, що міститься в них, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.

Прес-реліз – це документ, у якому установа подає інформацію про певну подію або захід до засобів масової інформації (ЗМІ). Метою написання прес-релізу є ознайомлення ЗМІ з подією і подальше висвітлення її у найбільш вигідному або важливому для установи аспекті. Інколи журналісти використовують прес-релізи у своїх статтях без змін.

За функціональним призначенням і терміном подання відносно події прес-релізи поділяються на такі види:

№ пор.	Види прес-релізу	Мета	Час подання
1.	Анонс	Ознайомити з подією	Задовго до події
2.	Запрошення	Запросити на прес-конференцію або захід	За кілька днів до події або прес-конференції (з урахуванням графіка роботи ЗМІ)
3.	Інформація	Висвітлити події, які відбуваються	Одночасно з подією
4.	Резюме	Підбити підсумки події, визначити перспективи на майбутнє	Після закінчення події

Реквізити прес-релізу:

1. Дата подання.

2. Назва виду документа.

3. Назва і логотип установи, яка підготувала прес-реліз.

4. Контактна особа, номер телефону та адреса для отримання подальшої інформації.

5. Заголовок.

6. Текст, який містить відомості про:

• зміст події;

• організаторів;

• місце події;

• час;

• причини і значення події.

Обсяг прес-релізу, спосіб подання матеріалу, вибір мовних засобів спрямовані на те, щоб журналіст (редактор) зацікавився подією, прийняв рішення про доцільність участі в цій події та її подальшого висвітлення.

Вимоги до написання прес-релізу:

• обсяг – 1 – 2 сторінки;

• простий за формою, інтригуючий заголовок (у формі запитання, твердження, іноді парадоксального);

• перевага надається дієсловам активного стану;

• уникати жаргону;

• не використовувати скорочень;

• не зловживати малозрозумілими та вузьконауковими термінами.

Звіт – це письмове повідомлення про виконання певної роботи за визначений період.

Звіти бувають статистичні (цифрові) й текстові. Статистичні звіти пишуться на спеціальних бланках, виготовлених друкарським способом, текстові – на звичайному папері за встановленим зразком.

Реквізити:

1. Штамп установи.

2. Назва виду документа.

3. Заголовок (указуються установа, напрям діяльності, звітний період).

4. Текст, який має такі частини:

• вступ (указуються завдання, які було поставлено перед установою за звітний період);

• основна частина (опис та аналіз виконаної роботи);

• висновки (пропозиції, зауваження, перспективи на майбутнє).

5. Підпис керівника установи або особи, відповідальної за складання звіту.

6. Дата складання.

7. Печатка.

Великий за обсягом звіт поділяється на частини, кожна з яких має свій заголовок.

У звітах, які не виходять за межі структурного підрозділу, печатка, штамп установи не ставляться.

Службові записки

Доповідна записка – це документ на ім’я керівної посадової особи зі звітом про виконання певної роботи, завдань, службового доручення, взятих на себе зобов’язань; може містити висновки та пропозиції укладача.

Доповідна записка укладається за вказівкою керівника або ж з ініціативи її автора й може також містити повідомлення про наявний факт, подію, ситуацію, що склалася з укладачем чи його підлеглими на підприємстві, ділянці тощо. Здебільшого мета доповідної записки – спонукати керівника до прийняття конкретних рішень.

Доповідні записки поділяються:

1. За походженням – на внутрішні, що адресуються керівникові організації або підрозділу, де працює укладач, і зовнішні, що адресуються керівництву, якому підпорядкована ця організація.

Внутрішні доповідні записки підписує той, хто її укладає. Зовнішні оформляються на службовому бланку організації з підписом автора та його керівника.

2. За призначенням – на звітні, інформаційні та ініціативні.

Пропозиція – це документ, що є різновидом доповідної записки й містить перелік конкретних пропозицій із певних питань.

Укладаються пропозиції аналогічно доповідним запискам, але, як правило, після вказівки керівництва. Текст пропозиції не містить аналітичної частини, а лише вступну (обгрунтування) та висновкову (перелік пропозицій).

Реквізити:

1. Місце укладання – повна назва організації, від імені якої укладається записка, та її реквізити (для зовнішніх).

2. Адресат – посада, звання, прізвище та ініціали посадової особи, якій подається записка, у давальному. відмінку.

3. Адресант – посада, назва підрозділу, дільниці (для внутрішніх).

4. Назва документа, номер (для внутрішніх).

5. Заголовок (про...).

6. Текст може поділятися на такі частини:

а) загальну – лаконічний і точний виклад суті події, інформації, пропозиції;

б) описову – аргументоване пояснення причини, факту, вчинку, події; з’ясування певних положень основного документа (плану, звіту, проекту тощо);

в) висновкову – конкретні пропозиції щодо оптимальних способів вирішення, подолання чи усунення заявлених в описовій частині фактів.

7. Додаток (якщо є) із зазначенням кількості сторінок, примірників тощо.

8. Посада автора (якщо вона не позначалася в п. 3) – ліворуч, підпис укладача (для внутрішніх), керівника організації (для зовнішніх) – праворуч та розшифрування підпису.

9. Дата укладання (якщо вона не зазначадась в п.1) – цифрами.

Пояснювальна записка укладається на вимогу керівника, керівної організації або ж із власної ініціативи й має реквізити, аналогічні доповідним запискам:

Пояснювальна записка може бути:

1. Службовою складовою частиною чи додатком, доповненням іншого документа (плану, проекту, пропозиції, звіту, програми й т. ін.).

У ній укладач або організація обгрунтовує мету, актуальність, новизну й перелік дії основного документа. Викладає структуру, зміст, функціональне призначення і термін його дії з поясненням можливих позитивних чи негативних наслідків.

2. Документом особистого характеру, в якому аргументовано й доказово пояснюються певні дії укладача або його підлеглих чи причин якихось подій, фактів, провин та ін.

Довідка – це документ інформаційного характеру, що містить опис та підтвердження біографічних і юридичних фактів, діяльності окремих осіб або обставин діяльності закладів, установ, підприємств.

За змістом довідки поділяються на особисті (стосуються окремих осіб) та службові (щодо установи в цілому).

Найчастіше довідки оформляються на бланках установи, в них від руки заповнюються тільки індивідуальні відомості.

Реквізити: