Тема 7. Документи управлінської діяльності

МЕТА: ознайомити студентів із основними довідково-інформаційними докуметами і документами з кадрово-контрактних питань, правилами їх укладання й оформлення. Подати класифікацію службових листів, з’ясувати їх реквізити та вимоги до укладання.

ПЛАН

1. Документація з кадрово-контрактних питань.

2. Довідково-інформаційні документи.

3. Службовий лист як різновид інформаційних документів.

Література

1. Глущик С.В. Сучасні ділові папери / С.В. Глущик, О.В. Дияк, С.В. Шевчук. – К., 2005.

2. Грищенко Т.Б. Українська мова та культура мовлення / Т.Б. Грищенко. – К., 2005.

3. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: навч. посіб. / А.Н. Діденко – К., 2000.

4. Загнітко А. Українське ділове мовлення: професійне і непрофесійне спілкування / А. Загнітко, І. Данилюк. – Донецьк, 2007.

5. Зубков М. Сучасне українське ділове мовлення / М. Зубков. – Харків, 2001.

6. Мацюк З. Українська мова професійного спілкування: навч. посіб. /З. Мацюк, Н. Станкевич. – К., 2005.

7. Михайлюк В. Українська мова професійного спілкування / В. Михайлюк. – К., 2005.

8. Шевчук С.В. Українська мова за професійним спрямуванням / С.В. Шевчук, І.В. Клименко. – К., 2011.

9. Українська мова за професійним спрямуванням / Н. Жигилій, С. Дорошенко. – 2006.

10. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів / С.П. Бибик, І.Л. Михно, Л.О. Пустовіт, Г.М. Сюта. – К., 1999.

Кожен вид документа має свої особливості. Однак усі документи в апараті управління за функціональним призначенням можна розподілити на організаційні (положення, статути, інструкції, правила); розпорядчі (постанови, розпорядження, вказівки, ухвали); з кадрово-контрактних питань (автобіографії, заяви, накази, особові листки, трудові книжки, особові картки, характеристики, трудові угоди, контракти); довідково-інформаційні (довідки, протоколи, огляди, акти, доповідні та пояснювальні записки, службові листи, факси, відгуки, доповіді, звіти, плани робіт, оголошення, телеграми, телефонограми); особові офіційні документи (пропозиції, заяви та скарги громадян, розписки, доручення особові й т. ін.).

1. Документи з кадрово-контрактних питань

Документи з кадрово-контрактних питань – це документи, що містять інформацію про особовий склад підприємства (організації), зафіксовану в заявах про прийняття (звільнення, переведення) на роботу, наказах про особовий склад, автобіографіях, характеристиках, контрактах (трудових угодах) з найму працівників тощо.

РЕЗЮМЕ – це документ, у якому коротко викладаються особисті, освітні та професійні відомості про особу.

Найчастіше останнє резюме просять надіслати поштою чи факсом тих, хто бажає взяти участь у конкурсі, що оголошено, або хоче влаштуватися на роботу на фірмі, підприємстві, в установі.

Резюме дає можливість керівникам вибрати ті кандидатури, які найбільше їм підходять за своїм фаховим рівнем. Після ознайомлення дирекції із документом претенденти запрошуються на співбесіду.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Текст, що містить таку інформацію:

• домашня адреса, телефон;

• прізвище, ім’я, по батькові;

• мета написання документа;

• особисті дані (дата народження, сімейний стан);

• відомості про освіту (повне найменування всіх навчальних закладів, у яких довелося вчитися, курсову перепідготовку, знання іноземних мов);

• відомості про професійний досвід (яку посаду обіймає зараз, попередні посади, стаж роботи);

• додаткова інформація на вимогу роботодавця (позитивні якості, ставлення до роботи, володіння суміжними спеціальностями тощо).

3. Дата (за потреби).

4. Підпис (за потреби).

Характеристика – це документ, у якому надається оцінка ділових і моральних якостей працівника.

Характеристика пред’являється при вступі до середніх і вищих навчальних закладів, висування на виборні посади, переобранні, атестації, оформленні на роботу за конкурсом до науково-дослідних інститутів тощо.

Характеристика оформляється на стандартному аркуші паперу в двох примірниках: перший видають особі, а другий (копію) підшивають до особової справи.

Реквізити: