4. Службовий лист як різновид інформаційних документів

Службовий лист – це один із різновидів інформаційних документів для писемного спілкування й оперативного управління процесами діяльності організацій, установ та їх структурних підрозділів. Загальноусталений принцип побудови змісту службового листа: вступ, докази, висновки й закінчення. Використання ж усіх цих компонентів зумовлюється характером листа й конкретними обставинами справи.

Вступ має містити виклад причин і безпосереднього приводу, що спонукав написати листа. Докази з наведенням фактів, цифрових даних та логічних висновків, у яких повинні переконати адресата в правомірності постановки питання й необхідності позитивного розв’язання його. Основним і неодмінним структурним елементом змісту листа є висновок (закінчення), де викладають суть питання, основну думку: згоду чи відмову, пропозиції чи прохання тощо.

За функціональними ознаками службові листи поділяються на два типи:

1. Листи, що потребують відповіді, – листи-запити, листи-прохання, листи-пропозиції, листи-звернення, листи-вимоги.

2. Листи, що не потребують відповіді – листи-відповіді, листи-попередження, листи-розпорядження, листи-відмови, листи-нагадування, листи-подяки, листи-підтвердження, листи-запрошення тощо.

За кількістю адресатів розрізняють: звичайні, колективні листи (надсилаються на одну адресу, тільки останні укладаються від імені декількох організацій чи установ). Циркулярні – завжди надсилаються керівною установою до своїх структурних підрозділів, філій тощо.

За характером інформації листи поділяються на різні групи:

Супровідний лист – документ, що інформує адресата про направлення до нього доданих до листа документів. Починають лист словами: «Надсилаємо», «Направляємо», «Повертаємо», «Додаємо» та ін.

Лист-запрошення пропонує адресатові взяти участь у якомусь заході. Адресується як конретній особі, так і закладам. Зміст – характер запланованого заходу, термін проведення, умови участі.

Інформаційний лист – повідомляє адресатові про різний факт чи захід.

Лист-повідомлення близький до листів-запрошень та інформаційних листів. Складається як відповідь на запит.

Рекламний лист – різновид інформаційного листа, що містить докладний опис рекламних послуг чи товарів, пропагує діяльність закладу або установи.

Рекламаційний лист обґрунтовано доводить про виявлення певних недоліків або дефектів у виконаній роботі, виробленій продукції чи наданій послузі.

Лист-нагадування – це документ, у якому нагадується про наближення чи закінчення визначеного терміну завчасно обумовлених зобов’язань або проведення заходів.

Лист-підтвердження містить повідомлення про отримання певного відправлення (листа, факсу, телеграми, товару тощо), прибуття певної особи чи групи осіб, виконання певних заходів, дій.

Гарантійний лист – документ, що забезпечує виконання викладених у ньому зобов’язань. У ньому, як правило, гарантується оплата за виконану роботу, надану послугу, погашення кредиту.

Рекомендаційний лист – документ, близький до характеристики, але не обов’язковий. У ньому зазначають переважно термін роботи працівника в цій організації, установі, просування по службі, його ділові та моральні якості, коло зацікавлень тощо.

Реквізити:

1. Назва міністерства (для державних структур).

2. Назва і адреса адресанта (ліворуч або посередині).

3. Номер і дата листа.

4. Назва й адреса установи (закладу) адресата, його посада, прізвище та ініціали (праворуч).

5. Заголовок листа («про...»).

6. Текст.

7. Перелік додатків (якщо надсилаються) із зазначенням кількості сторінок.

8. Посада, звання, ранг, статус адресанта (ліворуч).

9. Підпис, ініціали та прізвище адресанта (праворуч).

10. Печатка (якщо необхідно).

11. Віза виконавця, підпис на копії (якщо необхідно).

Написання ділового листа – це справжнє мистецтво, адже тексти листів найменшою мірою трафаретизовані й уніфіковані.

Вимоги до написання службових листів:

• Будьте лаконічні. Намагайтесь викладати інформацію чітко й по суті, не зловживаючи чужим часом і увагою.

• Пишіть коротко й просто. Але лаконічність не повинна бути самоціллю і стати на заваді вишуканості та емоційної мови.

• Слідкуйте за логічнісю та послідовністю викладу. Основну увагу – найсуттєвішому, а розбивши текст на смислові абзаци, ви полегшите його сприймання адресатом.

• Уникайте багатозначності й не переобтяжуйте лист іншомовними словами. Суть справи слід викладати чітко, зрозуміло, без двозначностей, які можуть викликати сумніви та запитання.

• Будьте ввічливі. Стежте за стилем вашої кореспонденції. Уникайте категоричності. Не забувайте про вступний і завершальний компліменти.

Починати лист необхідно із звертання (Шановний Іване Петровичу, шановні панове, вельмишановний добродію, високоповажаний пане ректоре). Ретельно обмірковувати початкову фразу листа (Висловлюємо свою найщирішу вдячність за...; вдячні Вам за запрошення...; щиро просимо вибачення за затримку з відповіддю...; перепрошуємо за зайві хвилювання з приводу...; вибачте, але ми хочемо нагадати Вам про...). Прощальні фрази добирати залежно від рівня стосунків (Завжди щиро Ваш...; із найліпшими побажаннями...; щиро вдячний Вам...).

Слід пам’ятати золоте правило ведення ділової кореспонденції: ввічливість, коректність, тактовність, аргументованість.

ПИТАННЯ ДЛЯ САМОПЕРЕВІРКИ

1. Як поділяться документи управлінської діяльності?

2. Які документи з кадрово-контрактних питань Ви знаєте?

3. З яких реквізитів складається резюме?

4. Назвіть обов’язкові елементи тексту характеристики.

5. До яких документів за функціональним призначенням належить автобіографія?

6. Назвіть довідково-інформаційні документи.

7. Які види прес-релізу Ви знаєте?

8. На які групи поділяються протоколи відповідно до обсягу фіксованих даних?

9. Які Ви знаєте службові записки?

10. Назвіть реквізити довідки.

11. На які групи за характером інформації поділяються службові листи?

ТЕСТОВІ ЗАВДАННЯ

1. До документів щодо особового складу не відносяться:

а) автобіографія;

б) запрошення;

в) резюме;

г) характеристика;

д) звіт.

2. Усі заяви, за винятком заяви про призначення (переоблік) пенсії, оформляють:

а) власноручно;

б) друкують;

в) заповнюють готові бланки.

3. Документ, у якому особа повідомляє основні факти своєї біографії, – це:

а) характеристика;

б) автобіографія;

в) записка.

4. Резюме – це:

а) документ, який містить прохання особи;

б) документ, у якому особа повідомляє основні факти своєї біографії;

в) документ, у якому коротко викладаються особисті, освітні та професійні відомості про особу.

5. Резюме дасть можливість керівникам вибрати кандидатури:

а) які перші надіслали документ;

б) які найбільше їм підходять за своїм фаховим рівнем;

в) які мають фахову підготовку.

6. Доповідна записка – це:

а) різновид довідки, який складається для інформування підвідомчих та інших організацій про хід робіт чи їх підсумки за певний період;

б) документ, у якому подається потрібна інформація, адресована певному колу зацікавлених осіб;

в) документ на ім’я керівника установи, в якому повідомляється про певний факт, подію, подається звіт про виконання службових доручень або взятих на себе зобов’язань.

7. За змістом довідки поділяються на:

а) особисті та службові;

б) термінові та критичні;

в) установчі та особові.

8. Пояснювальна записка пишеться:

а) на прохання керівника;

б) з ініціативи підлеглого;

в) на вимогу адміністрації.

9. Протокол – це:

а) документ, у якому фіксується хід і результати роботи нарад, засідань;

б) документ, який визначає точний перелік запланованих до виконання робіт чи заходів, їх послідовність, обсяг, тимчасові координати керівників та конкретних виконавців;

в) документ, у якому подається потрібна інформація, адресована певному колу зацікавлених осіб

10. Прес-реліз – це:

а) документ, у якому установа подає інформацію про певну подію або захід до засобів масової інформації;

б) документ, який адресується конкретній особі й містить пропозиції взяти участь у події, заході;

в) документ, у якому уповноважені особи, комісія або установа викладають свої зауваження, оцінки, рішення та їх аргументи щодо окремого питання або іншого документа.