1. Назва виду документа.

2. Анкетні дані (прізвище, ім’я, по батькові, посада, вчений ступінь і наукове звання, якщо вони є, рік народження, якщо треба – національність, домашня адреса особи, якій видається характеристика – справа у стовпчик.

3. Текст, який містить такі відомості:

• трудова діяльність працівника (з якого часу працює чи навчається в цій установі чи навчальному закладі, на якій посаді);

• ставлення до службових обов’язків та трудової дисципліни (вказуються найбільш значущі досягнення, заохочення та покарання);

• моральні якості (риси характеру, ставлення до інших членів колективу);

• висновки – призначення характеристики (за потреби).

4. Дата укладання документа (ліворуч).

5. Посада (ліворуч), підпис (праворуч) ініціали, прізвище керівника установи, закладу (за потреби інших відповідальних осіб).

6. Печатка установи, що видала характеристику.

Заява – це документ, який містить прохання особи або установи щодо здійснення своїх прав або захисту інтересів.

Розрізняють два основних види заяв:

• особиста заява, яка містить прохання (звертання) до керівної посадової особи, пишеться власноручно в одному примірнику;

• службова заява, що укладається посадовою особою від власного імені або від організації (підприємства, об’єднання), які він репрезентує, до посадової особи іншої організації, структури тощо.

Реквізити:

1. Адресат (з великої літери праворуч) – посада, назва установи, звання, прізвище та ініціали посадової особи, на ім’я якої подається заява, в давальному відмінку, чергуючи закінчення -ові (-еві, -єві) з -у (-ю).

2. Адресант (без прийменника з малої літери) – посада, звання, назва закладу, прізвище, ім’я та ім’я по батькові особи, яка звертається із заявою, в родовому відмінку, іноді адреса і паспортні дані (без крапки в кінці останнього слова).

3. Назва документа.

4. Текст (з великої літери з абзацу).

5. Додаток (підстава): перелік документів, доданих до заяви на підтвердження її правомірності.

6. Дата написання (ліворуч).

7. Підпис адресанта (праворуч).

Заява пишеться власноручно в одному примірнику.

Різновидами заяви є заява-зобов’язання (прохання про надання позики), позовна заява (подається до суду) тощо.

Автобіографія – це документ, у якому особа власноручно в хронологічному порядку подає стислий опис свого життя і діяльності.

Незважаючи на довільний виклад тексту, обов’язково зазначаються від імені першої особи такі відомості:

1. Назва документа.

2. Текст, у якому зазначається:

• прізвище, ім’я, по батькові (у називному відмінку однини);

• дата народження: число, місяць (літерами), рік;

• місце народження: село, селище, місто (у називному відмінку), район (у родовому відмінку), край, країна (якщо за межами України) (у називному відмінку). Усі дані про місце народження пишуться так, як вони зазначені у свідоцтві про народження;

• відомості про освіту: повне найменування навчальних закладів (як вони називалися на час навчання), назви спеціальностей, які отримали за (дипломом);

• відомості про трудову діяльність (повне найменування місць роботи та посад у хронологічній послідовності);

• короткі відомості про склад сім’ї (батько, мати, сестри, брати, дружина, чоловік, діти – прізвище, ім’я, по батькові, рік народження, місце роботи, навчання, посада);

• повна домашня адреса, номер телефону.

3. Дата укладання (ліворуч).

4. Підпис укладача (праворуч).

Існують: а) автобіографія-розповідь, яку укладають в описовій (довільній) формі; б) автобіографія-документ, у якій точно викладаються всі факти; в) автобіографія-документ спеціального призначення, у якій детально викладаються факти життя та діяльності як укладача, так і його родичів. Наприклад, зазначається точний термін (день і місяць) навчання чи роботи; причини зміни місця навчання чи роботи; дівоче прізвище (матері, дружини, матері дружини), теперішнє місце перебування родичів; паспортні дані укладача тощо.

Особовий листок з обліку кадрів – це обов’язковий документ, який заповнюється громадянином під час зарахування його на посаду, навчання, для участі в певному конкурсі тощо. Він узагальнює автобіографічні відомості працівника шляхом фіксації їх у таблицях.

Реквізити документа: