1. Назва виду документа.

2. Назва організації, що видає довідку.

3. Дата видання.

4. Номер.

5. Прізвище, ім’я, по батькові особи, якій видається довідка.

6. Текст.

7. Призначення (куди подається довідка).

8. Підписи службових осіб.

9. Печатка.

Протокол – це документ, у якому фіксують місце, час, мету і результат проведення зборів, конференцій, засідань, нарад й ін. У протоколі занотовують склад присутніх і відсутніх, зміст доповідей, що заслухані, та винесені ухвали з обговорених питань.

Протоколом також оформляється певна діяльність адміністративних, міждержавних структур, слідчих, міліцейських та судових органів. Відповідно до обсягу фіксованих даних усі протоколи поділяються на три групи.

Стислі (короткі), текст яких містить лише назви обговорених питань (під рубрикою «СЛУХАЛИ» та ухвалу або поширену резолюцію щодо цих питань (під рубрикою «УХВАЛИЛИ»).

Повні, у тексті яких окрім ухвал, стисло записують виступи доповідачів та інших учасників зібрання. До повного протоколу заносять також запитання доповідачам та конспективний запис виступів під час обговороння.

Стенографічні, у яких дослівно зафіксовано виступи, репліки, запитання, обговорення та весь хід засідання, зборів.

Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа.

Протоколи загальних зборів (засідань, нарад) підписують голова й секретар, а протоколи засідань комісій – усі члени комісії.

Текст протоколу складається з двох частин: вступної та основної. У вступній частині вказується дата проведення зборів, зазначаються прізвища й ініціали всіх присутніх. При великій кількості присутніх на засіданні їх список складається окремо і додається, а в протоколі зазначається лише загальна кількість присутніх. У цій частині подається також порядок денний зборів з переліком питань, що розглядаються. Основний текст протоколу поділяється на розділи, які відповідають пунктам порядку денного. Кожен розділ містить такі частини: слухали, виступили, ухвалили.

Слово СЛУХАЛИ, як правило, друкується великими літерами, після якого ставиться двокрапка. В наступному рядку з абзацу вказуються ініціали й прізвище доповідача, тема доповіді. Далі викладається основний зміст доповіді або вказується, що текст додається.

Так само оформляється розділ ВИСТУПИЛИ.

У розділі УХВАЛИЛИ повністю записується прийняте рішення, яке може складатися з одного чи кількох пунктів або з констатуючої й резолюційної частини.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Заголовок (указується структурний підрозділ або колегіальний орган).

3. Дата засідання.

4. Номер.

5. Текст.

6. Підпис голови й секретаря.

Вислів «протокольна точність» відображає суть цього документа з обов’язковим додержанням змісту, форми та стилю викладу, позицій сторін у всіх розділах і пунктах протоколу.

Витяг із протоколу – один із найпоширеніших видів документації. Він є короткою (усіченою) формою повного протоколу й відображає конкретне окреме питання.

Витяг надається окремим особам чи надсилається організаціям, установам на їх письмовий запит. У протоколі, із якого зроблено витяг, зазначають, на якій підставі, кому й коли подано чи надіслано документ.

Реквізити:

1. Назва документа.

2. Номер документа, із якого робиться витяг.

3. Назва організації, установи, яка проводила засідання, нараду.

4. Дата проведення зборів, засідання.

5. Номер питання, що розглядалося, і його суть (як його сформульовано у протоколі).

6. Текст (винесена ухвала щодо питання, яке розглядалося).

7. Посада, прізвище та ініціали того, хто відписав оригінал (без його підпису).

8. Посада, підпис, ініціали та прізвище того, хто укладав витяг.

9. Дата укладання витягу.