1. У наказах про призначення, зарахування на роботу вказують:

• на яку посаду;

• до якого структурного підрозділу (відділу);

• вид прийняття (переведення, відповідно до контракту, на постійну, тимчасову роботу або роботу за сумісництвом);

• особливі умови (із прийняттям матеріальної відповідальності, зі скороченим робочим днем та ін.);

• умови платні (відповідно до штатного розкладу).

2. У наказах про переведення на іншу роботу зазначають:

• з якої посади на яку;

• вид, термін (постійно, тимчасово);

• мотивування (реорганізація, скорочення, ліквідування підрозділу, дільниці, філії та ін.).

3. У наказах про надання відпустки вказують:

а) вид відпустки:

- основна, тарифна;

- додаткова, за тривалий стаж роботи на одному підприємстві; у зв’язку із зупиненням виробництва чи реорганізацією підприємства; як винагорода чи заохочення;

- навчальна, академічна;

- у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю; хворобою; лікуванням; післяопераційною реабілітацією; пологами (декретна) тощо;

- без збереження заробітної плати, за сімейними обставинами; за власний рахунок;

б) загальна кількість робочих днів;

в) дата (з якого числа, місяця, року до якого числа, місяця, року включно);

г) період, за який надається відпустка (без основної, тарифної та додаткової).

4. У наказах про звільнення зазначають:

- дату звільнення;

- мотивування (вихід на пенсію; власне бажання; порушення закону, статуту підприємства; ліквідування організації, установи та ін.) із зазначенням відповідної статті КЗпП або інших кодексів, законів, статутів.

Начальник чи інспектор відділу кадрів або посадова особа зобов’язані ознайомити зі змістом наказу осіб, прізвища яких фігурували в документі, а ті повинні розписатися в оригіналі, зазначити дату ознайомлення.

Наказ набуває чинності з моменту його підписання керівником установи, закладу, підприємства.

Трудова книжка – це основний документ, що фіксує трудову діяльність працівника. Трудова книжка служить для встановлення загального, безперервного й спеціального трудового стажу. Точність її заповнення має велике значення. До трудової книжки працівника заносяться відомості про його звільнення, переміщення, заохочення.

Зберігається трудова книжка у відділі кадрів підприємства, організації або установи, де працює її власник. Працівник забирає її лише тоді, коли переходить працювати до іншої організації, установи. У разі її втрати дублікат видається за останнім місцем роботи. Згідно із чинним законодавством, працівник має право взяти трудову книжку з відділу кадрів на деякий час за заявою.

Договір і трудова угода – документи, що фіксують взаємні зобов’язання про права й обов’язки між державами, двома чи кількома державними, кооперативними чи громадськими організаціями, установами, підприємствами та окремими особами. Ці документи вважаються дійсними, якщо сторони досягли взаємної згоди з усіх пунктів і належно їх оформили.

Договір – документ господарсько-договірної діяльності. Він може бути укладений між керівником фірми і її ж працівником на виконання додаткових робіт, послуг тощо.

Трудова угода – укладається між підприємством та працівником чи бригадою, які не входять до складу цього підприємства, на виконання певних видів робіт, коли ці роботи не можуть бути виконані на договірних засадах з відповідними установами та підприємствами.

Реквізити:

• назва документа (трудова угода);

• дата і місце складання;

• перелік сторін, що уклали угоду;

• зміст угоди із зазначенням обов’язків виконавця і замовника;

• юридичні адреси сторін;підписи сторін;

• печатка підприємства або організації.

Укладається в кількох примірниках, один з яких видається виконавцеві, а інші зберігаються у справах організації-замовника.

Контракт – це правовий документ, що засвідчує певну домовленість між партнерами (підприємством чи установою й працівником) про засади спільної виробничої та творчої діяльності.

Реквізити:

• назва виду документа (контракт) із стислим зазначенням його призначення;

• дата, місце;

• орган, що наймає працівника;

• посада, прізвище, ім’я, по батькові того, кого наймають;

• підписи сторін – укладачів контракту;

• печатка, що засвідчує підпис наймача;

• графи погодження для контрактів, що укладаються з керівником підприємства.

Структура тексту:

1. Загальні положення.

2. Функції та обов’язки керівника (фахівця).

3. Компетенція і права керівника (фахівця).

4. Формування й умови діяльності дирекції (апарату) підприємства.

5. Матеріальне та соціально-побутове забезпечення керівника (фахівця).

6. ВІдповідальність сторін, розв’язання суперечок.

7. Зміна і розірвання контракту.

8. Термін діїї та інші умови контракту.

9. Адреси сторін та інші відомості.

Контракт складається у двох примірниках – по одному для кожної сторони. Про це зазначається у тексті контракту.