41) Доручення – це документ, який організація чи окрема особа надає іншій особі право на певну діяльність або отримання матеріальних цінностей від її імені.

Залежно від суб’єкта, дії доручення поділяються на:

особисті (особа доручає особі); офіційні (установа доручає особі чи установі);

Особисте доручення юридично правомірне лише у тому випадку, коли підпис особи, що склала доручення, завірив керівник установи печаткою і своїм підписом.

Реквізити особистого доручення:

Назва виду документа. Текст. Дата. Підпис особи, яка склала доручення. Завірення підпису.

Офіційні доручення друкуються на спеціальних бланках.

Реквізити офіційного доручення:

Штамп. Номер. Дата. Назва виду документу. Текст. Зразок підпису особи, якій видано доручення.

Підпис керівника установи. Печатка.

Текст доручення містить такі відомості:

прізвище, ім’я, по-батькові, посада особи (в офіційному дорученні – назва установи), яка видає доручення; прізвище, ім’я, по-батькові, посада особи, якій видається доручення; назва установи, від якої особа повинна отримати матеріальні цінності або в якій особа здійснює свою діяльність;

напрям діяльності особи або перелік матеріальних цінностей, їх кількість і вартість; термін дії доручення; назва та відомості про документ (паспорт, посвідчення), що засвідчує особу, якій видається доручення.

Розписка – це письмове підтвердження певної дії, яка мала місце, - передачі і отримання документів, товарів, грошей.

Реквізити розписки:

Назва виду документа; Текст, що містить: прізвище, ім’я, по-батькові та посада особи, яка дає розписку і підтверджує отримання цінностей; прізвище, ім’я, по-батькові та посада особи, яка передала цінності; у чому конкретно дано розписку (вказуються точні найменування матеріальних цінностей, їх кількість і вартість – словами і цифрами); відомості про документ (паспорт, посвідчення), що засвідчує особу, яка отримує цінності; підстава передачі і отримання цінності;

Дата; Підпис особи, яка отримала цінності; Завірення підпису (у приватній розписці).

Розписка може бути приватного (особа отримує цінності від особи) і службового (особа – представник установи – отримує цінності від цієї або іншої установи) характеру.

42) Процес прийняття управлінських рішень базується на зборі та обробці об'єктивної і достовірної інформації. Тому переважна більшість документів, що відправляються з підприємства та спрямовуються до нього, є довідково-інформаційними. У них міститься інформація про фактичний стан справ в установі, організації, на підприємстві, який є підставою для прийняття розпорядчих документів.

Довідково-інформаційна документація носить допоміжний характер відповідно до організаційно-розпорядчої документації. Інформація, що міститься в довідково-інформаційних документах, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.

Документи цієї системи відіграють службову роль по відношенню до організаційно-правових та розпорядчих документів. Довідково-інформаційні документи не містять доручень, не зобов'язують їх виконувати, як розпорядчі документи, а повідомляють дані, на підставі яких приймаються відповідне рішення, тобто ініціюють управлінське рішення, дозволяють вибрати той чи інший спосіб управлінського впливу.

Особливість цих документів полягає в тому, що вони направляються знизу вверх по системі управління: від працівника до керівника структурного підрозділу, від керівника структурного підрозділу до керівника організації, від підвідомчої організації до вищої.

До довідково-інформаційних документів належать: акти; анотації; відгуки; відомості; довідки; договори; записки (службові, доповідні, пояснювальні); запрошення;звіти; службові листи; оголошення; пални роботи; посвідчення; протоколи; витяги з протоколів; реферати; рецензії; телеграми; телефонограми; списки; переліки; факси.

Витяг з протоколу – це певна частина (уривок) протоколу, оформлена належним чином. Витяги з протоколів оформляються на загальних, спеціальних бланках або на чистих аркушах паперу. Реквізити витягу з протоколу: ‑ назва виду документа; ‑ дата; ‑ індекс; ‑ місце складання; ‑ гриф затвердження; ‑ заголовок до тексту; ‑ текст; ‑ підпис; ‑ позначка про завірення копії.

Прес-реліз – це документ, в якому установа подає інформацію про певну подію або захід до засобів масової інформації. Під час написання дотримуються таких вимог: обсяг – 1 – 2 сторінки; простий за формою; перевага надається дієсловам активного стану4 уникати жаргону; не використовувати скорочень; не зловживати малозрозумілими та вузько науковими термінами;

Звіт – це службовий документ, що містить повідомлення про діяльність особи чи організації або її підсумок, виконання дорученої роботи. Звіти бувають прості й складні залежно від характеру виконаної роботи. Розрізняють статистичні й текстові звіти. Статистичні звіти оформляють від руки або машинописним способом на трафаретних бланках, текстові – на загальному бланку чи на чистому аркуші паперу (формат А4) машинописним способом або за допомогою оргтехніки. Звіти мають бути конкретними, тобто давати стислу відповідь на запитання схеми. Реквізити звіту: ‑ назва виду документа (ЗВІТ); ‑ дата; ‑ індекс; ‑ заголовок до тексту; ‑ текст; ‑ підпис; ‑ відбиток печатки.

Протокол – це службовий документ із записом ходу обговорення питань і рішень, ухвалених на зборах, нарадах, конференціях, інших засідань колегіальних органів. Протокол ведуть під час засідання колегіального органу. Протоколи можна оформляти від руки в спеціальному прошнурованому журналі або за допомогою друкарської машинки чи іншої оргтехніки. Оформлюють протоколи на чистих аркушах паперу формату А4 або на загальних чи спеціальних бланках підприємства, організації установи. Основну частину тексту поділяють на розділи, що відповідають пунктам порядку денного. Протоколи бувають стислі та повні.

Довідка – це службовий документ, який містить опис та підтвердження тих чи інших фактів або подій. Довідки поділяються на дві групи: ті, що містять інформацію про факти й події службового характеру; засвідчують якийсь юридичний факт. Оскільки ситуації, з приводу яких видають довідки, досить типові, використовують уніфіковані трафаретні бланки. Текст починають із зазначення в називному відмінку прізвища, імені та по батькові особи, про яку йдеться. В останньому абзаці тексту іноді зазначають, куди подаватиметься довідка, що видається.