Узагальнена схема записів на активно-пасивному рахунку

Дт № 372 “Розрахунки з підзвітними особами” Кт
С-до початкове 500	С-до початкове 200
20 520
200 300
Оборот за місяць 220	Оборот за місяць 820
С-до кінцеве 0	С-до кінцеве 300

У балансі сальдо по цьому активно-пасивному рахунку буде відображатися розгорнуто, тобто окремо по кожній сумі.

За своєю зовнішньою формою активні рахунки нічим не відрізняються від пасивних – і ті, й інші мають дебетову і кредитову сторони, використовуються для відокремленого обліку руху об’єктів, що обліковуються на цих рахунках. Мають однакові показники:

• сальдо на початок звітного періоду;

• поточні записи сум господарських операцій на підставі первинних бухгалтерських документів;

• підсумок операцій по дебету і кредиту (обороти);

• сальдо на кінець звітного періоду.

Відрізняються активні рахунки від пасивних своїм економічним змістом та будовою. Економічний зміст визначає, що обліковуються на рахунку: якщо на рахунку обліковується майно, то рахунок активний, якщо джерела майна – то рахунок пасивний.

В активних та пасивних рахунках різне призначення лівої та правої частини (дебету та кредиту), що видно зі схеми будови рахунків.

Слід пам’ятати, що сальдо активних рахунків завжди дебетове, оскільки активні рахунки призначені для обліку наявності та руху матеріальних цінностей підприємства і не можна витратити цінностей більше, ніж є в наявності.

Відповідно сальдо пасивних рахунків завжди кредитове. Пасивні рахунки призначені для обліку наявності та руху капіталу за джерелами утворення або зобов’язання в більшому обсязі, ніж є у підприємства.

На активно-пасивних рахунках сальдо відображають розгорнуто (окремими сумами по дебету і по кредиту рахунку), а збільшення (зменшення) об’єкта обліку можна відображати або в дебеті, або в кредиті.

Щоб визначити кінцеве сальдо на активно-пасивному рахунку, потрібно знати зміст господарських операцій, які спричинили зміни на цих рахунках, тобто розглядати ці рахунки окремо як два рахунки: один активний і один пасивний.

Подвійний запис, його суть та значення

Кожна господарська операція впливає на дві статті балансу. Тому для повного відображення операції в бухгалтерському обліку необхідно показати її вплив на кожну з цих двох статей, незалежно від того, відносяться вони до активів, капіталу чи зобов’язань.

Подвійний запис на рахунках є одним з найбільш специфічних прийомів бухгалтерського обліку. Його суть полягає в тому, що кожна господарська операція в бухгалтерському обліку відображається одночасно на двох рахунках, по дебету одного та кредиту іншого на одну й ту ж саму суму. Наприклад, якщо підприємство отримує готівку в банку, то в результаті такої операції грошей в касі стає більше, а на поточному рахунку – менше. Відповідно збільшується дебет рахунку “Каса” і зменшується кредит рахунку “Поточні рахунки в банках” на суму отриманої готівки. Якщо підприємство отримує товарно-матеріальні цінності у постачальників, то цих цінностей (матеріалів, палива, товарів тощо) на складах підприємств стає більше, але одночасно на вартість цих цінностей зростає заборгованість підприємства перед постачальниками. Якщо за товарно-матеріальні цінності підприємство розраховується з постачальниками, то грошових коштів на поточному рахунку стає менше, але одночасно зменшується і заборгованість перед постачальниками.

Сутність наведених прикладів полягає в тому, що за допомогою подвійного запису здійснюється подвійне відображення засобів на рахунках обліку, викликаних відповідною господарською операцією.

Запис однієї суми на двох рахунках – на одному по дебету, а іншому по кредиту, називається кореспонденцією рахунків, а задіяні рахунки – кореспондуючими.

Кореспонденція рахунків з вказівкою суми називається бухгалтерською проводкою.

За кількістю кореспондуючих рахунків бухгалтерські проводки поділяються на прості і складні.

Проста проводка – це проведення, в якому сума господарської операції записується в дебет одного і кредит іншого рахунку, тобто один рахунок дебетується і один кредитується.

Складна проводка – це проведення, в якому декілька рахунків дебетуються, один – кредитується або навпаки, один рахунок дебетується, а декілька – кредитуються. При цьому загальна сума по дебету і кредиту повинна зберігатися.

Подвійний запис сприяє контролю за рухом майна та джерел його утворення, показує, звідки воно надійшло та на які цілі було спрямоване. Подвійний запис забезпечує виявлення помилок в облікових записах. Кожна сума відображається по дебету та кредиту різних рахунків, тому оборот по дебету всіх рахунків повинен дорівнювати обороту по кредиту всіх рахунків. Порушення цієї рівності свідчить про допущення в записах помилок, які повинні бути виявлені та виправлені.