DF_11 / Беркут О. Прикладні програмні засоби фінанс-економіч аналізу Конспект 2012
.pdfКожна з проводок, в свою чергу, може складатися з однієї або декількох кореспонденцій. Проводки, які складаються з декількох кореспонденцій, називаються складними. У складних проводках дебет одного рахунку кореспондує з кредитом декількох рахунків або навпаки.
Операція включає в себе не тільки проводки, але і деяку загальну частину, що характеризує її в цілому: зміст операції, загальна сума, дата, номер та ін.. Операції можуть автоматично формуватися документами, або вводитися вручну. Операції, введені вручну, фактично являються документом спеціального виду «Операція», який не має власне даних, як інші документи, а має тільки операцію.
Для перегляду операцій в системі «1С: Підприємство 7.7» передбачено два види журналів - журнал операцій і журнал проводок.
Журнал операцій дозволяє переглянути список операцій. При цьому кожна операція відображається в ньому окремим рядком, який містить найбільш важливу інформацію, що ідентифікує операцію: дату, вид документа, зміст, суму операції і т. д. У журналі операцій існує можливість перегляду проводок поточної операції. Вони можуть виводитися як в окремому вікні, так і в нижній частині вікна журналу операцій.
Журнал проводок дозволяє переглянути список проводок, що належать різним операціям, в загальній послідовності. Інформація в журналі проводок відображається більш детально, в ньому виводяться і дані самої операції, і дані проводок (дебет кредит, кількість, сума і т. д.).
Обидва журнали мають можливості відбору операцій (проводок) за різними критеріями. В обох журналах існує практично однаковий набір дій для маніпулювання операціями, виклик режиму введення або редагування операції, видалення операції і т. д. При цьому всі дії в журналах виконуються завжди на рівні цілих операцій. І журнал проводок, і журнал операцій призначені для перегляду даних операцій у вигляді списку, а введення і редагування операцій завжди здійснюється у формі операції.
Форма операції викликається кожного разу, коли необхідно ввести нову операцію, переглянути або змінити існуючу операцію. Зазвичай ці режими викликаються з журналів операцій або проводок. Форма операції відображає і дає можливість змінювати як загальні дані операції, так і проводки операції. Редагування операції в окремій формі забезпечує цілісність бухгалтерської операції, з точки зору повного відображення в бухгалтерському обліку господарської операції.
Результат ведення будь-якого виду обліку відбивається в документах, які називаються звітами. Всі звіти, які формуються в системі «1С: Підприємство 7.7», можна розділити на три групи: стандартні, регламентовані, спеціалізовані. Розглянемо всі види звітів більш детально.
Стандартні звіти. Зазвичай вони входять до складу типової конфігурації. Стандартні звіти призначені для використання практично в будь-яких організаціях і для будь-яких розділів бухгалтерського обліку. В основному, вони видають бухгалтерські підсумки в різних розрізах для будь-яких заданих
50
рахунків, видів субконто, валют. До стандартних відносяться такі звіти як «Оборотно-сальдова відомість», «Шахматка», «Аналіз рахунку», «Картка рахунка» та інші. Такі звіти використовуються дуже широко безпосередньо при веденні бухгалтерського обліку для аналізу бухгалтерських підсумків на рівні рахунків, субрахунків, валют, об'єктів аналітики, різних періодів і детальних проводок.
Регламентовані звіти. Ці звіти, призначені, для передачі різним контролюючим інстанціям. Склад і зміст цих звітів визначаються різними державними органами. Всі звіти можна розподілити по групах звітності: бухгалтерська, податкова, статистична та ін..
Спеціалізовані звіти. Створюються, в конкретній конфігурації безпосередньо для даної організації та вирішують більш вузькі завдання. Спеціалізовані звіти зазвичай орієнтовані на конкретний розділ обліку і специфічне налаштування рахунків і аналітики в даній конфігурації. Вони створюються в разі необхідності отримати специфічні вибірки інформації або особливий вид друкованої форми.
Питання для самоконтролю
1 Що ви знаєте про концепцію системи програм «1С: Підприємство 7.7»?
2.Які базові поняття системи програм «1С: Підприємство 7.7» ви знаєте?
3.Які дії необхідно виконати на етапі конфігурування системи»?
4.Що включає в себе конфігурація «Бухгалтерський облік для України»?
5.Які методики використовуються при веденні обліку з використання комп’ютерних облікових програм?
6.Які види журналів передбачені в конфігурації «Бухгалтерський облік для України»?
7.На які групи можна розділити звіти, які формуються в системи програм «1С: Підприємство 7.7»?
51
Тема 6. Інформаційні технології розв’язання завдань в бухгалтерському обліку та аудиті
План
6.1. Особливості побудови облікового процесу фінансового обліку з використанням комп’ютерних облікових програм.
6.2.Особливості організації автоматизованого обліку господарських операцій.
6.3. Автоматизація зведеного обліку і складання звітності.
6.1. Особливості побудови облікового процесу фінансового обліку з використанням комп’ютерних облікових програм
Фінансовий облік – це комплексний системний облік майна, господарської діяльності підприємства через суцільне, повне й безперервне відображення господарських процесів за звітний період. Його ведуть відповідно до законодавства України та міжнародних і національних стандартів бухгалтерського обліку. Здійснюється для формування вартісних показників діяльності підприємства і виявлення зовнішніх зв'язків з постачальниками, покупцями, банками, інвесторами, акціонерами.
Ведення обліку з використанням комп’ютерних облікових програм має певні специфічні етапи, які відрізняються від аналогічних етапів при веденні обліку з використанням паперових облікових регістрів.
Початкове налаштування системи - процес налаштування типових можливостей комп’ютерної облікової програми під особливості облікової політики окремо взятого підприємства. Даний набір дій виконується перед початком використання комп’ютерної облікової системи і призначений для забезпечення достовірності облікової інформації.
Спочатку необхідно заповнити реквізити підприємства, внести деякі параметри, що відносяться до облікової політики фірми, а також виконати загальне та індивідуальне налаштування конфігурації. Всі ці дії здійснюються в меню «Сервис».
Константи містять інформацію, яка не змінюється або змінюється рідко. Зручність використання констант полягає в тому, що в них один раз заноситься якась інформація, яка потім може багаторазово використовуватися під час формування документів, в розрахунках, при побудові звітних форм В процесі налагодження конфігурації системи можна створити практично необмежену кількість констант для зберігання будь-якої потрібної інформації.
Заповнення нормативно-довідкової інформації - передбачає внесення однорідної інформації, яка характеризує подібні об’єкти обліку та буде постійно використовуватися при веденні обліку. Заповнення нормативнодовідкової інформації дозволяє встановити певний стандарт її збереження в комп’ютерній обліковій системі та полегшити подальшу реєстрацію документів.
52
Довідники
Довідники призначені для зберігання відомостей про безліч однотипних об'єктів, які використовуються під час ведення аналітичного обліку і для заповнення документів. Зазвичай довідниками служать списки основних засобів, матеріалів, організацій, валют, товарів, співробітників та ін.. Вміст різних довідників є надзвичайно важливою інформацією.
Довідників в системі передбачено дуже багато. Заповнювати довідники можна як перед початком роботи з системою, так і в процесі роботи по мірі необхідності. Але є довідники, заповнення яких доцільно провести до початку роботи в системі, тому що робочий процес у такому разі значно полегшиться. До таких довідників належать:
•Фірми. Довідник призначений для збереження інформації про підприємства, за якими здійснюється ведення обліку, він містить інформацію про всі обов’язкові реквізити підприємства, такі як назва, дата реєстрації, адреса, контактна інформація про посадових осіб та ін.. Довідник є обов’язковим до заповнення, оскільки він визначає подальший зміст обов’язкових реквізитів підприємства на створених первинних документів.
•Валюти. Необхідно ввести основні типи валют, які використовуються в обліку підприємства, їх поточні курси, а також попередні курси, якщо передбачається вводити операції, що передують поточній даті;
•Номенклатура. Це багаторівневий (ієрархічний) довідник, який призначений для зберігання переліку продукції, робіт, послуг, товарів. Справа в тому, що спочатку бухгалтер повинен чітко продумати варіанти ведення аналітичного обліку (тобто ступінь його деталізації). Від цього залежать варіанти формування інших довідників, а також і формування залишків. Надалі можна змінити деталізацію обліку, така можливість в задачі передбачена, але це призведе до додаткових витрат часу, який зазвичай в дефіциті.
•Список співробітників. В першу чергу необхідно занести дані про відповідальних осіб.
•Вразі необхідності заповнюються довідники Шкала ставок податків та утримань, підрозділи та види діяльності, користувачі системи.
Календарі
Для виконання розрахунків необхідно попередньо заповнити календарі. Як правило, календарі мають бути заповнені за поточний рік. В окремих випадках вимагається заповнення календарів і за квартал, що передує поточному року.
Бухгалтерські рахунки
Мабуть, це найбільш відповідальний етап підготовки системи до ведення обліку. Слід мати на увазі, що склад рахунків та налаштування ведення обліку за рахунками (валютного, аналітичного, кількісного) може бути в подальшому змінені, але зміна налаштування рахунків, часто є досить складним процесом, оскільки може виявитися необхідність коригування вже введених проводок для отримання більш детальної інформації, ніж було визначено спочатку.
53
Рахунки дозволяють отримувати узагальнюючу інформацію про засоби підприємства в бухгалтерському обліку. Кожен рахунок має низку властивостей - він може бути валютним, містити субрахунки, мати об'єкти аналітичного обліку і т. д. Всі ці властивості задаються для кожного рахунку в режимі «Конфигуратор».
Субрахунки служать для більшої деталізації одержуваної інформації. Введення залишків - процес внесення початкової інформації на рахунки
бухгалтерського обліку в комп’ютерній обліковій системі.
Одним з особливих моментів контролю при введенні залишків є використання спеціалізованих документів, які формують початкові залишки за рахунками бухгалтерського обліку. Для контролю правильності введення залишків використовується спеціальний балансовий рахунок, сальдо по якому вказує на правильність внесення інформації по рахунках бухгалтерського обліку. Для забезпечення контролю за правильністю внесення залишків на рахунки бухгалтерського обліку всі електронні документи, які використовуються при введенні залишків, операції та проводки формуються з використанням подвійного запису в кореспонденції з допоміжним рахунком 00. Правильно внесені залишки не визначають ані початкового, ані кінцевого сальдо за допоміжним рахунком 00.
Ведення обліку - формування реєстру проведених документів та/або операцій, які були виконані впродовж звітного періоду на підприємстві.
Ведення обліку здійснюється з використанням електронних документів, які мають повні або майже повні аналоги при паперовому веденні обліку. Кожний з електронних документів формує проводки за рахунками бухгалтерського обліку, має відповідну друковану форму, що відповідає вимогам чинних нормативних документів. Правильність ведення обліку перевіряється шляхом контролю стану проведення документів, перевірки змісту електронних документів, оцінки правильності проведення типових розрахунків, контролю за сформованими типовими електронними документами - проводками.
Складання звітності - розрахунок звітних показників та заповнення форм звітності на підставі внесеної до комп’ютерної облікової системи інформації. Всі звіти, які формуються в системі «1С: Підприємство», можна розділити на три групи: стандартні, регламентовані, спеціалізовані.
Виконання регламентних операцій (закриття звітного періоду) -
виконання операцій, спрямованих на забезпечення достовірності інформації звітних показників, незмінності облікової інформації в наступному періоді та правильності функціонування комп’ютерної облікової системи підприємства в майбутньому. Регламентні операції слід розподілити на наступні групи:
Налаштування системи - внесення змін відповідно до змін чинного законодавства, внесення змін, що стосуються наказу про облікову політику підприємства, до комп’ютерної програми, оновлення самої комп’ютерної програми для зміни її функціональності та підвищення зручності її
54
використання, оновлення форм звітності, які повинні бути складені підприємством відповідно до чинного законодавства.
Перевірка правильності ведення обліку з використання стандартних засобів контролю, які дозволяють перевірити правильність аналітичного обліку, взаємовідповідність сум підпорядкованих документів, відповідність сум документів та результатів проведених програмними засобами розрахунків.
Підготовка до складання фінансової та податкової звітності - закриття рахунків обліку доходів та витрат підприємства, визначення фінансового результату його діяльності, виконання регламентних операцій за допоміжними позабалансовими рахунками, які використовуються для ведення податкового обліку та обліку окремих видів активів та пасивів підприємства, закриття допоміжних позабалансових рахунків.
Забезпечення незмінності внесеної за звітний період інформації - створення резервних копій інформаційної бази підприємства, заборона редагування документів, що відносяться до поточного періоду, формування паперових форм звітності підприємства за період, які повинні зберігатися в архіві підприємства.
6.2. Особливості організації автоматизованого обліку господарських операцій
Фінансовий облік основних засобів та малоцінних швидкозношуваних предметів
Ведення обліку необоротних активів підприємства повинне забезпечувати розв’язання таких завдань:
Визначення переліку необоротних активів, які утримуються на балансі підприємства, контроль їх стану та використання.
Визначення первісної вартості придбаних, отриманих та новостворених необоротних активів при їх введенні до експлуатації.
Нарахування амортизації на необоротні активи підприємства відповідно до прийнятої на підприємстві облікової політики.
Визначення суми витрат на ремонт, модернізацію та реконструкцію необоротних активів, віднесення їх до складу поточних витрат підприємства та на збільшення первісної вартості необоротних активів.
Визначення суми доходів та витрат підприємства при виконанні операції ліквідації та реалізації необоротних активів.
Визначення основних показників звітності підприємства, що характеризує поточний стан, надходження, вибуття та використання необоротних активів підприємства.
Інформування керівництва підприємства щодо наявності, стану та ефективності використання необоротних активів підприємства.
Склад і структура нормативно-довідкової інформації. Для організації аналітичного обліку необоротних активів використовується субконто Необоротні активи. Довідник «Необоротные активы» - трирівневий: на
55
першому рівні нематеріальні активи поділяються за видами, на другому - основні засоби і нематеріальні активи поділяються на виробничі і невиробничі.
Даний довідник містить інформацію про назву необоротного активу, його первісну та ліквідаційну вартість, методу нарахування амортизації, термін корисного використання, вид діяльності, вид продукції, до якого відносяться витрати за даним об’єктом необоротних активів та його амортизація, рахунок обліку амортизаційних відрахувань за даним об’єктом необоротних активів. На підставі інформації довідника формується друкована форма Інвентарної картки обліку основних засобів. Господарські операції, пов’язані із зміною стану необоротних активів, окрім проводок змінюють поточну інформацію окремих елементів довідника необоротних активів. Даний довідник використовує інформацію з довідника «Единицы измерения», «Виды деятельности», «Статьи затрат», «Виды продукции» та «Методы амортизации» (при використанні податкового методу нарахування амортизації використовується інформація з довідника «Группы амортизации»). При заповненні окремих документів з обліку необоротних активів використовуються дані довідників «Подразделения предприятия», «Места хранения», «Сотрудники».
Для ведення обліку необоротних активів використовуються рахунки першого класу плану рахунків, які зазвичай передбачають наступну організацію аналітичного обліку - за місцями зберігання та/або матеріальновідповідальними особами, за підрозділами підприємства, де використовуються та/або утримуються необоротні активи підприємства, за окремими об’єктами необоротних активів.
Ведення обліку основних засобів. Відображення типових операцій на рахунках бухгалтерського обліку здійснюється з використанням типових документів відповідно до видів господарських операцій з необоротними активами підприємства. В системі «1С: Підприємство» передбачені наступні види документів, які відображають облік основних засобів: введення в
експлуатацію, передача, переміщення, підготовка до передачі, надходження, списання, надходження обладнання, передача обладнання в монтаж, модернізація.
Основним документом, який використовується для відображення придбання необоротних активів, є Прибуткова накладна, яка формує проводки за рахунками обліку первісної вартості необоротних активів, вказує на виникнення заборгованості перед постачальником та відображає операції з обліку податкового кредиту з ПДВ. Особливістю складання даних прибуткових документів є вибір режиму прибуткування Необоротні активи або Інвестиції.
Для ведення обліку валових доходів та валових витрат, контролю стану розрахунків з контрагентами та визначення їх основних параметрів використовується Договір, який являє собою службовий документ, що не формує проводок та не має друкованої форми.
Якщо облікова система передбачає контроль стану розрахунків в розрізі окремих операцій в якості допоміжного розрахункового документа використовується Вхідний рахунок, який використовується в якості об’єкта
56
аналітичного обліку при веденні розрахунків з постачальниками і в якості документа-підстави для складання прибуткової накладної та платіжного доручення.
Отриманий чи новостворений об’єкт необоротних активів повинен бути введений до експлуатації відповідним документом Введення в експлуатацію необоротних активів, який списує первісну вартість об’єкта необоротних активів, яка обліковувалась на рахунку 15, на рахунок 10, 11, 12. Реєстрація даного документа є підставою для початку нарахування зносу на об’єкт необоротних активів. Документ має друковану форму Акта введення основних засобів в експлуатацію або Акта приймання-передачі основних засобів.
При експлуатації необоротних активів з необоротними активами можуть бути виконані певні дії, що вплинуть на процес нарахування амортизації цих необоротних активів. Для реєстрації подібних ситуацій використовуються документи Зміна параметрів нарахування амортизації необоротних активів, Переведення необоротних активів на пооб’єктний облік, Передача на консервацію, Переміщення необоротних активів. Ці документи не формують проводок, проте змінюють значення окремих елементів довідників необоротних активів, які в подальшому будуть використовуватися при нарахуванні амортизації. В більшості випадків дані документи мають або друковану форму Наказу про зміну параметрів амортизації, або взагалі не мають друкованої форми.
Для нарахування амортизації використовуються спеціалізовані документи Нарахування зносу чи Нарахування амортизації, які визначають суму амортизаційних відрахувань за групами необоротних активів та за окремими об’єктами відповідно до інформації позабалансових допоміжних рахунків та інформації довідників, формують проводки за рахунками обліку бухгалтерського та податкового зносу, витрат підприємства.
У процесі експлуатації необоротних активів вони можуть бути відремонтовані, про що повинні бути здійснені відповідні записи в документах щодо Прибуткування послуг, визнання витрат підприємства за допомогою спеціалізованих документів чи проводок, та можливого віднесення цих витрат на збільшення первісної вартості необоротних активів підприємства. Часто для реєстрації ремонту необоротних активів використовують документи Модернізація необоротних активів, Поліпшення необоротних активів.
Для відображення в обліку операцій, які безпосередньо впливають на первісну вартість необоротних активів, використовуються спеціалізовані документи Переоцінка необоротних активів, Модернізація необоротних активів, Поліпшення необоротних активів. Документи відображають формування суми збільшення первісної вартості на рахунку 15 та її списання на відповідний аналітичний рахунок рахунків 10, 11, 12, 13. Дані документи мають друковану форму Відомості на переоцінку необоротних активів, Акта приймання-здавання відремонтованих, реконструйованих та модернізованих об’єктів.
57
В процесі використання окремі необоротні активи приходять до стану, що визначає неможливість їх подальшої експлуатації, що обумовлює необхідність їх списання, інші необоротні активи можуть бути реалізовані через відсутність необхідності їх експлуатації на даному підприємстві. Для відображення даних операцій в комп’ютерних облікових системах використовуються спеціальні документи Списання необоротних активів, Ліквідація необоротних активів, Реалізація необоротних активів. Ці документи відображають виключення певного об’єкта необоротних активів зі складу необоротних активів підприємства, формують проводки за рахунками обліку первісної вартості необоротних активів та зносу, доходів та витрат, відповідно і валових доходів та витрат, а також за позабалансовими рахунками, які використовуються для ведення обліку необоротних активів. У випадку реалізації необоротних активів або списання на винну особу додатково формуються проводки за рахунками обліку дебіторської заборгованості, ПДВ. Документи мають друковану форму Акта на списання основних засобів, Акта на списання автотранспортних засобів, Акта приймання-передачі основних засобів.
Фінансовий облік матеріальних цінностей
Автоматизоване ведення обліку має на меті розв’язання таких завдань:
Визначення переліку товарно-матеріальних цінностей, які утримуються на підприємстві, та контроль відповідності їх облікових і фактичних залишків за місцями зберігання товарно-матеріальних цінностей.
Визначення первісної вартості придбаних та отриманих товарноматеріальних цінностей при їх оприбуткуванні.
Забезпечення обліку і контролю за надходженням, зберіганням, рухом та вибуттям товарно-матеріальних цінностей.
Визначення основних показників звітності, що характеризують наявність, надходження та вибуття товарно-матеріальних цінностей підприємства.
Контроль обґрунтованості списання товарно-матеріальних цінностей та встановлених при реалізації цін.
Забезпечення керівництва підприємства повною, своєчасною та достовірною інформацією щодо наявності та руху товарно-матеріальних цінностей на підприємстві.
Склад і структура нормативно-довідкової інформації. Інформація про виконані на підприємстві операції з товарно-матеріальними цінностями зберігається у відповідних журналах, основними з яких є журнали прибуткових та видаткових накладних, журнали роздрібних документів та журнали складських операцій з товарно-матеріальними цінностями. Допоміжними є журнали договорів, вхідних рахунків та рахунків-фАктар.
Основним засобом збереження довідкової інформації щодо товарноматеріальних цінностей підприємства є довідник «Номенклатура». У даному довідникові зберігається інформація про всі товарно-матеріальні цінності, які обліковуються чи обліковувалися на підприємстві. Він містить інформацію щодо назви, одиниць виміру, штрих-коду, ціни, виду витрат, рахунків та
58
методики обліку товарно-матеріальних цінностей. Цей довідник підпорядковує собі допоміжний довідник «Единицы измерения», призначений для зберігання інформації щодо одиниць виміру товарно-матеріальних цінностей. Довідник «Номенклатура» також визначає основні напрями використання товарноматеріальних цінностей підприємства, шляхом визначення статей витрат, до яких будуть віднесені витрати даного виду товарно-матеріальних цінностей.
Документи, які відображають облік матеріальних цінностей.
Первинні документи, які призначені для відображення надходження товарноматеріальних цінностей та послуг ідентичні тим, що використовуються при відображенні надходження необоротних активів на підприємство. Особливістю складання даних документів є вибір режиму документа Запаси. Прибуткування здійснюється за рахунком, який був внесений у довідник «Номенклатура» для кожного виду товарно-матеріальних цінностей окремо. Кожна операція по відображенню надходження товарно-матеріальних цінностей формує окрему Партію товарно-матеріальних цінностей, яка призначена для ідентифікації дати та ціни надходження кожної одиниці товарно-матеріальних цінностей. Інформація про Партії може бути використана при складанні видаткових документів у випадку, коли ведення обліку вибуття товарно-матеріальних цінностей здійснюється за методами ідентифікованої собівартості, FIFO та LIFO. При веденні обліку за середньозваженою ціною та за ціною реалізації доступ користувача до Партій обмежений, оскільки всі проводки формуються автоматично на підставі попередньо виконаних розрахунків без участі користувача.
Специфічними документами, які дозволяють здійснити прибуткування отриманих робіт або послуг, є документи Послуги сторонніх організацій та Послуги сторонніх організацій виробничого характеру. Дані документи використовуються для віднесення вартості отриманих підприємством послуг на витрати підприємства з одночасним відображенням суми кредиторської заборгованості та можливої суми податкового кредиту з ПДВ.
Службовим документом, що використовується при веденні обліку надходження товарно-матеріальних цінностей на підприємство є Довіреність. Для відображення надходження товарно-матеріальних цінностей за експортноімпортними угодами використовується спеціалізований документ Прибуткування за вантажно-митною Декларацією/Прибуткування ТМЦ за ЗЕД. Даний документ формує проводки по формуванню первісної вартості отриманих підприємством товарно-матеріальних цінностей з урахуванням всього переліку обов’язкових митних платежів, які справляються при імпорті даного виду товарно-матеріальних цінностей.
Для відображення в обліку переоцінки товарно-матеріальних цінностей використовується документ Переоцінка ТМЦ, який формує проводки за рахунками обліку товарно-матеріальних цінностей, доходів та витрат підприємства, має друковану форму Акта переоцінки.
59