Особливості використання дієслівних форм у ділових паперах

У систему дієслова входять так форми:

а) неозначена форма (інфінітив): прочитати, затвердити, сплатити;

б) форми у дійсному, умовному та наказовому способах: підписав, передплатимо, підписав би, передплатив би, підпиши, передплати;

в) безособові форми на -но, -то: підписано, передплачено, відкрито;

г) дієприкметник: підписаний, передплачений, відкритий;ґ) дієприслівник: підписуючи, передплачуючи, відкриваючи.

Усі дієслівні форми мають доконаний (що зробити?) або недоконаний (що робити?) вид, є перехідними (вживаються із іменником у знахідному відмінку без прийменника: читати книгу) чи неперехідними (сидіти під деревом).

Що ж до використання зазначених форм та граматичних категорій дієслів у документах слід враховувати такі особливості:

1. У документах використовуються тільки книжні дієслова та їх форми: накопичувати, активізувати, працювати, заохочувати, преміювати.

2. В офіційно-діловому стилі інфінітив вживається із закінченням -ти: здійснювати, виконувати, рахувати, фінансувати, забезпечувати, вдоскона­лювати. Закінчення -ть вживається в усному мовленні.

3. Дієслова теперішнього часу для зазначення позачасовості вживаються в І особі множини або ІІІ однини: ми виплачуємо, фірма пропонує, база реалізує, дирекція звертається.

4. Дієслова теперішнього часу вживаються на позначення майбутнього, коли підкреслюється обов’язковість виконання дії: нарада керівників розпочинається о 10 годині, конференція розпочинає свою роботу, завтра вирішуємо питання.

5. Дієслово бути в усіх особах однини і множини теперішнього часу має форму є: підприємство є юридичною особою, контракт є документом.

6. Дієслова ІІІ особи однини та І особи множини мають повну форму: зазначає, повідомляє, доручає, розуміємо, пропонуємо, реалізуємо.

7. Дієслова доконаного виду утворюють просту форму майбутнього часу: профінансуємо, сплатимо, переглянемо.

Доконаний вид у ділових паперах твориться за рахунок префіксації: завізувати, запроектувати, сконструювати.

8. Дієслова недоконаного виду мають просту і складену форми майбутнього часу. Для ділового стилю характерні складені форми: працюватимемо – будемо працювати, контролюватимуть – будуть контролювати, забезпечуватиметься – буде забезпечуватись.

9. У ділових паперах форми наказового способу передаються описовими лексичними засобами: потрібно виконати, необхідно подати, бажано переглянути, мусите сплатити.

10. У ролі наказового способу може виступати інфінітив, що виражає категоричність розпорядження: Усім бригадирам до 6 жовтня провести нараду робітників.

11. Форми ІІ особи однини, 1-ї та 2-ї особи множини дозволяють уникати форми давайте у наказовому способі: давайте проголосуємо – проголосуймо, давайте побажаємо – побажаймо, давайте почнемо –пропоную почати.

12. У ділових паперах слід уникати форм умовного способу: фірма змогла б виконати замовлення, якби ... – фірма виконає замовлення, якщо... .

Вживання безособових конструкцій на -но, -то

В українській мові для позначання дії, яка не передбачає точного означення її виконавця, уживають безособові конструкції з віддієприкметниковими формами на -но, -то, які використовують у діловому стилі від XIV ст. і які становлять національну специфіку української мови: Нове рішення вироблено згідно з обставинами.

Безособові конструкції на -но, -то керують іменником у знахідному відмінку без прийменника: вироблено (що?) новий підхід (нове рішення, нову методику).

Уживаючи безособові конструкції, автори часто-густо допускають помилку, уводячи в речення виконавця дії у формі іменника чи займен­ника в орудному відмінку. Не можна писати Комісією вироблено нове рішення згідно з обставинами, бо в цьому реченні є виконавець дії – комісія, причому це слово стоїть у орудному відмінку. Тому наведена конструкція є помилковою, її необхідно перебудувати так: Комісія виробила нове рішення згідно з обставинами.

В орудному відмінку може стояти іменник (займенник), що означає знаряддя дії. Правильно писати Лист написано олівцем, бо олівець – це знаряддя дії, але неправильно Лист написано хлопцем (у цьому прикладі треба вжити активну конструкцію Хлопець написав листа).

Отже, безособову форму дієслова на -но, -то можна вживати лише у реченнях, де явно не зазначено виконавця дії.

Форми на -но, -то надають реченню певного відтінку минулості і доконаності. Тому їх зазвичай уживають без допоміжного дієслова було: одержано результати, проведено дослід, машину випробувано, якість гарантовано. Конструкції з допоміжним словом було вживають зрідка, коли підкреслюють, що одна минула дія відбулася перед іншою минулою дією: деталь було нагріто у печі, а потім занурено у воду. У вислові книгу буде написано підкреслено, що дія обов’язково відбудеться і завершиться в майбутньому (доконаність дії в майбутньому). Між висловами якість гарантовано та якість гарантуємо є певна стилістична різниця: перший вислів підкреслює, що вже (у минулому) хтось ужив заходів, щоб забезпечити якість, а в другому підкреслено, що необхідні заходи ми продовжуємо вживати ще й зараз.