4. Формы представления и отображения экономической информации

Форма представленияэкономической информации может быть:алфавитно-цифровая (текстовая)– в виде совокупностей алфавитных, цифровых и специальных символов играфическая– в виде графиков, диаграмм, схем, рисунков.

Формой передачи информации является сообщение.

Сообщение– это информационное отражение реальных событий в символьной, графической или мультимедийной форме. Если сообщения отражают какие-либо факты, то они называютсяданными.

Сообщения для своего существования и распространения должны иметь материальный носитель, без которого они не могут передаваться, обрабатываться, отображаться, восприниматься. Подматериальным носителемпонимаетсяматериальный объектилисреда, которые служат для представления и передачи информации (бумага, магнитный или лазерный диск, электромагнитное поле, изображение на экране и т.д.).

В большинстве случаев экономическая информация фиксируется, а затем обрабатывается и, наконец, поставляется потребителю в форме управленческой документации – управленческих и организационно-распорядительных документов.

Управленческие документыотражают производственные, хозяйственные, финансовые и прочие операции, выполняемые в процессе функционирования предприятия. К таким документам относятся плановые, бухгалтерские, аналитические, статистические, маркетинговые, логистические и пр. документы. Как правило, управленческие документы имеют видтаблиц, например: накладная, наряд, требование и т.д. Управленческие документы содержатэкономические показатели, по которым можно однозначно определить состояние управляемого объекта, а также оценить эффективность того или иного экономического процесса.

Все управленческие документы делятся на три группы: 1) входные оперативные; 2) нормативно-справочные (условно-постоянные) и 3) результирующие.

Во входных оперативных документах фиксируются факты финансово-хозяйственно-производственного характера.

Результирующие документы предназначены для конечного пользователя. Это ведомости, отчеты, таблицы, диаграммы, графики, используемые для формирования отчетности и принятия решений.

Документы организационно-распорядительного характераделятся на следующие группы:

• организационные (цели и задачи предприятия, структура предприятия, штатное расписание, устав предприятия и т.д.);

• распорядительные (приказы, указания, предписания, инструкции и пр.);

• справочные (письма входящие и исходящие, акты, справки, обзоры, рефераты, библиотечные подборки и т.д.);

• проектно-конструкторские и технологические (трудовые, материальные и технологические нормы);

• прочие (патентная, юридическая и иная документация).

Форма и содержание управленческих документов, циркулирующих на предприятии, процессы их создания, обработки и хранения регламентируются нормативно-методической базой, создаваемой государственными органами – законодательными актами в сфере информации и документации и государственными стандартами на управленческую документацию.

Документы обладают двумя свойствами – многофункциональностью(регистрация информации, передача, обработка и хранение) иналичием юридической силы.

Документы могут иметь как бумажную форму представления, так и передаваться по каналам связи.

Под бумажным (ручным) документомпонимаетсяинформационное сообщениена естественном языке, зафиксированное ручным или печатным способом на бланке. Бумажные документы, созданные на базе стандартов, называютсяунифицированными.

Законы Украины «Об электронной цифровой подписи» и «О цифровом документе и цифровом документообороте», действующие с 2004 года, несомненно, будут способствовать широкому использованию электронных документов. Они дают юридическое определение электронному документу: «Електронний документ – це документ, інформація в якому подана в електронній формі, що включає необхідні реквізити, в тому числі електронний цифровий підпис» (ст.4, р.II).