lektsiyi_UMPS_dlya_studentiv

ТЕМА 11. Синтаксичні норми сучасної української літературної мови у професійному спілкування

Питання до теми:

1.Особливості творення синтаксичних конструкцій.

2. Сполучуваність слів. Вживання прийменників.

Синтаксичні норми сучасної української літературної мови

1. Особливості творення синтаксичних конструкцій

Синтаксичні норми – це загальноприйняті правила побудови синтаксичних конструкцій, які вивчає синтаксис.

Основною одиницею синтаксису є речення як мінімальна комунікативна одиниця. За структурою речення поділяються на прості і складні (сполучникові та безсполучникові).

Використання синтаксичних конструкцій у діловому мовленні характеризується певними особливостями. Для документів властивий розповідний характер висловлювання. У них використовується прямий порядок розміщення членів речення, при якому підмет стоїть перед присудком, узгоджене означення перед означуваним словом, неузгоджене після означуваного слова, додаток після слів, від яких залежить, обставина в різних місцях речення залежно від значення, способу вираження, напр.: Спеціальний стаж іноді підтверджується показаннями свідків. У діловому стилі допускається розташування присудка перед підметом у словах автора, які розривають пряму мову або стоять після неї, а також у реченнях, на початку яких є обставинні слова, напр.: “У Володимирі-Волинському працює сьогодні біля 1200 підприємств”, – інформує міський голова Дмитро Петрович Кравчук; На території України діють норми безплатної видачі робітникам спеціального одягу.

Тексти офіційно-ділового стилю містять прості речення, часто складні з підрядними з’ясувальними, означальними, мети, умови. Прості й складні речення можуть ускладнюватися відокремленими, однорідними членами, вставними словами й виразами та ін. У реченнях вживаються пасивні структури з дієсловами на -ться, інфінітивні конструкції, наказові форми дієслів, безособові форми на -но, -то, словосполучення дієслівного типу, дієприкметникові, дієприслівникові звороти, пряма мова з метою посилання на прийняті закони, видані розпорядження, напр.: проект обговорюється,

здійснити обмін, затверджено на засіданні, взяти на себе зобов’язання, зважаючи на відзначене, хочемо висловити думку; питання, розглянуте на зборах.

2. Сполучуваність слів. Вживання прийменників

Словосполучення – це поєднання двох або більше повнозначних слів синтаксичним зв’язком.

Найбільш складними є словосполучення зі зв’язком керування, а особливо ті, які мають прийменники. Для уникнення помилок в побудові таких словосполучень слід пам’ятати, що після прикметників у вищому ступені порівняння вживаються прийменники від, за, сполучник ніж, напр.: дорожчий за золото; після прикметників багатий, скупий, хворий тощо перед іменником вживається прийменник на, напр.: бідний на знання; при числівниках 2, 3, 4 іменник стоїть у Н.в. мн., а при числівниках півтора, півтори – у Р.в. одн., напр.: чотири місяці, півтора дня, півтори години.

У багатьох випадках можлива синонімічна взаємозаміна безприйменникових словосполучень прийменниковими, одним словом і навпаки, напр.: книжкова крамниця, крамниця з книжками, книгарня. Для ділового стилю української мови характерні часто повторювані усталені словосполучення дієслівного дієслівного типу, у яких вибір прийменників неможливий, напр.: витрати на, відрахування на, винагорода за, покладатися на, у відповідь на, у відповідності з, відповідно до, у зв’язку з, згідно з, на додаток до тощо.

За прийменниками в українській мові традиційно закріплені такі значення: просторове (в, у, на, з, над, перед, вздовж, при, до тощо), часове (за, у, до, о, через, над, з тощо), причинове (з, від, через, в силу, з нагоди, завдяки, всуперед тощо), мети (для, на, заради), порівняння

(проти тощо). Для ділового мовлення важливим є правильне вживання прийменника по, особливо тоді, коли мова йде про переклад російських словосполучень українською мовою. Російські сполуки з прийменником по перекладаються в українській мові словосполученнями з прийменниками за, з, на, для, після, у, по та безприйменниковими, н-д: за свідченням, з ініціативи, на замовлення, для складання, після одержання, у справах, повідомити телефоном.

ТЕМА 12. Загальні вимоги до складання документів. Текст документа. Основні реквізити. Види документів. Укладання документів щодо особового складу

Питання до теми:

1.Вимоги до складання та оформлення різних видів документів.

2.Основні реквізити.

3.Види документів та їх класифікація. Стандартні і нестандартні документи.

4. Документи щодо особового складу: автобіографія, характеристика, резюме, заява.

Базові поняття діловодства

Ділова сфера є однією з найбільш важливих і визначних у людському житті. Організація та функціонування цієї галузі неможливі без документації, основна функція якої визначається як регулятивна.

Наука про документ, яку прийнято називати документознавством, перебуває сьогодні у стадії свого формування через недостатню визначеність власного об'єкта, предмета, структури, законів, закономірностей, методів і понятійно-категоріального апарату, а відтак не має однозначного тлумачення, як, власне, і базове поняття "документ".

Наука про документ у своєму становленні і розвитку пройшла декілька етапів, яскравим виявом яких є формування її назви: документаційна наука, книго-архіво- музеєзнавство, бібліологія, документологія, документалістика, діловодство, загальне та спеціальне документознавство. Визначитися щодо її назви не зміг навіть основоположник науки про документ – бельгійський учений Поль Отле. У своєму "Трактаті про документацію" (1934 р.) він використовував декілька назв: документаційна наука, бібліологія, документологія. Заслуга бельгійського вченого полягає в тому, що він першим 70 років назад обґрунтував об'єктивну необхідність синтезованої науки про документ. Згідно з його концепцією, документологія – це наука, яка синтезує загальні знання про книгу і документ, у сучасному розумінні – про опубліковані і неопубліковані документи. Однак до реалізації ідеї формування інтегрованої науки вчені повернулися лише через більше ніж півстоліття потому.

Діловодство – це діяльність, яка стосується питань організації роботи в управлінській сфері загалом і документування зокрема. Дотримання стандартів укладання документів зумовлює чітку організацію роботи, а опанування прийомів раціональної роботи з документацією економить час.

Сучасне діловодство ускладнюється тим, що триває процес переведення документації на державну мову та впроваджуються комп’ютерні системи оброблення та друкування документів

"Проникнення" документів у всі сфери людської діяльності – науку, практику, освіту, управління тощо – зумовило об'єктивне зростання їх типо-видового розмаїття,

формування документних потоків, масивів, систем документів і документації, а саме поняття "документ" набуває багатозначності та розглядається в різних концепціях.

Документ (від лат. doceo – «пояснює, викладає справу»; documentum – абстрактне поняття, яке означає «зразок», «взірець») – це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища дійсності, оформляється у заведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.

Функції документа: інформаційна, соціальна, комунікативна, культурна, управлінська, правова, історична.

Оформляють документи на папері, фотоплівці, магнітній та перфострічці, дискеті, перфокарті. У практичній діяльності установ, організацій і підприємств найчастіше використовуються текстові документи, інформація яких фіксується рукописним, машинописним чи друкарським способом.

Основні вимоги до документа:

1)документ укладається повноважним органом або особою відповідно до її компетенції;

2)документ не може суперечити чинному законодавству ;

3)документ повинен бути достовірним і базуватися на фактах;

4)документ слід складати за встановленою формою;

документ має бути бездоганно відредагований і оформлений відповідно до вимог

ОДС.

Рівні стандартизації: документи з невисоким ступенем стандартизації

(автобіографія, протокол, доручення, звіт, розписка та ін.): у них можна передбачити лише компоненти формуляра, сам же спосіб викладу – добір слів і словосполучень, будова речень, зв’язки між ними – залежить від ситуації, від певних обставин ділового спілкування; документи з високим ступенем стандартизації (довідка, накладна) – в них може бути передбачений не лише формуляр документа, а навіть слова, словосполучення й речення, як правило, виготовляються на бланку.

Класифікація документів – це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців.

Усі наявні в обігу документи можна згрупувати за кількома ознаками:

за способом фіксації інформації (письмові, графічні, фото- й кінодокументи, фонодокументи);

за змістом (організаційно-розпорядчі /організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, з кадрових питань, особові, офіційні/, фінансоворозрахункові, постачально-збутові);

за назвою (накази, положення, протоколи, розпорядження, інструкції, статути та ін.);

за походженням ( службові, офіційні, особисті);

за видами (типові, трафаретні, індивідуальні);

за складністю (прості, складні);

за місцем складання (внутрішні, зовнішні);

за призначенням (розпорядчі, статутні, виконавчі, інформаційні);

за терміном виконання (термінові, нетермінові);

за ступенем гласності (звичайні, для службового користування, таємні, конфіденційні);

за юридичною силою (справжні, або істині / чинні, нечинні /, фальшиві, або підроблені);

за стадіями виготовлення (оригінали, копії /відпуск, витяг, дублікат/);

за терміном зберігання (постійного зберігання, тривалого – понад 10 років зберігання, тимчасового – до 10 років зберігання);

за родом діяльності виділяють системи документації, які класифікують таким чином: організаційно-розпорядча; стандартів та технічних умов; планова; звітно-статистична; конструкторська; технологічна розрахунково-грошова; з ціноутворення та ін.

Текст та основні реквізити документа

Структура документа

Реквізити – це сукупність обов`язкових даних у документі, без яких він не може бути підставою для обліку й не має юридичної сили.

Реквізити:

1.державний герб,

2.емблема організації,

3.зображення нагород,

4.код організації,

5.код документа,

6.назва міністерства чи відомства,

7.назва підприємства (установи, організації, фірми),

8.назва структурного підрозділу,

9.індекс підприємства зв`язку, поштова та телеграфна адреса, номер рахунку в банку, електронна адреса (е-mail),

10.назва виду документа, дата, індекс (вихідного документа),

11.дата,

12.індекс,

13.посилання на індекс та дату вхідного документа,

14.місце складання чи видання,

15.гриф обмеження доступу до документа,

16.адресат,

17.гриф затвердження,

18.резолюція,

19.заголовок до тексту,

20.позначка про контроль,

21.текст,

22.позначка про наявність додатка,

23.підпис,

24.гриф погодження,

25.візи,

26.відбиток печатки,

27.позначка про завірення копії,

28.прізвище виконавця та номер його телефону,

29.позначка про виконання документа та направлення його до

справи,

30.позначка про перенесення даних на машинописний носій,

31.позначка про надходження.

Постійні реквізити вдруковані в бланк чи форму документа, змінні вносять у процесі його підготовки.

Формуляр – сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, модель побудови документа.

Бланк документа (офіційного) – це стандартний аркуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією документа й місцем, залишеним для змінної.

Оформлення сторінки

1. Формат: документи оформляються на папері А4 (294 х 210) та А5 (146 х

210).

2.Робоча площа документа – це площа, визначена формуляром чи бланком, призначена для заповнення реквізитами. Береги документа – площа, призначена для закріплення документа при зберіганні чи нанесення спеціальних позначок: лівий – 20

(35)мм, правий – не менше 8 мм, верхній не менше ніж 10 (20) мм, нижній не менше ніж 8 (19/16) мм (у дужках подані застарілі стандарти, яких повсякчас досі дотримуються).

3.Нумерація сторінок. Документ, який займає одну сторінку, не нумерується. У великих документах нумерація починається з другої сторінки арабською цифрою 2 посередині верхнього берега на відстані не менше 10мм від краю. Якщо документ укладено з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у верхньому куті праворуч, а парні – ліворуч.

4.Текст. Укладаючи текст, слід дотримуватися певних технічних вимог:

на бланку друкується тільки перша сторінка, а друга й наступні – на чистих аркушах однакового з бланком кольору, розміру й ґатунку;

підпис укладача чи відповідальної керівної особи можна переносити на іншу сторінку лише за умов наявності на ній не менше двох рядків тексту;

у складних документах текст членується (рубрикується) для зручності та швидкого опрацювання: розділи, частини, пункти, параграфи, абзаци, різноманітна нумерація (цифри – арабські/ римські/ 1.1.2, літери – не використовують ґ, є, з, і, ї, й, о, ч, ь.

Укладання документів щодо особового складу

Документація з особового складу складається з документів з кадрово-контрактових питань (автобіографія, резюме, заява, характеристика, рекомендаційний лист).

Автобіографія – це документ із невисоким рівнем стандартизації, у якому особа подає стислий опис свого життя та діяльності.

Призначення: подається при оформленні на роботу, при вступі на навчання та в деяких інших випадках.

Вимоги до оформлення: власноручно; від першої особи; у хронологічному порядку; достовірно; довільна форма викладу; текст регламентований абзацами.

Реквізити:

1.Назва виду документа (посередині, з великої літери).

2.Текст (кожна нова відомість з абзацу):

Прізвище, ім’я та по батькові теперішні та колишні, якщо були зміни (у називному відмінку однини).

Дата народження: число, місяць (літерами), рік.

Місце народження: село, селище, місто (у називному відмінку), район (у називному відмінку), край, країна (якщо за межами України) (у називному відмінку). Усі дані про місце народження подаються так, як вони зазначені у свідоцтві про народження.

Відомості про навчання: повне найменування навчальних закладів (як вони називалися під час навчання), назви спеціальностей, які отримали (за дипломом).

Перебування на військовій службі, у місцях позбавлення волі та ін.

Відомості про трудову діяльність (повне найменування місць роботи та посад).

Нагороди, стягнення.

Відомості про громадську роботу, спортивні досягнення.

Короткі відомості про склад сім’ї (без займенників). Якщо неодружені: батько, мати (прізвище, ім’я та по батькові, рік народження, посада та місце роботи); сестри, брати, якщо вони не мають своєї сім’ї (прізвище, ім’я та по батькові, рік народження, місце навчання, роботи, посада). Якщо одружені: дружина, чоловік (прізвище, ім’я та по батькові, рік народження, місце роботи чи навчання); діти (прізвище, ім’я та по батькові, рік народження, місце роботи чи навчання).

Повна домашня адреса, номер телефону.

3.Дата укладання (ліворуч).

4.Підпис укладача (праворуч).

Примітки:

Не слід використовувати однотипні синтаксичні конструкції: я народився, я вступив, я закінчив, коли я приїхав і т.ін. Граматичне значення першої особи передається за допомогою особових закінчень дієслів.

Усі дати в автобіографії пишуться за таким зразком: 27 лютого 1985 року, у жовтні 1992 року, протягом 1998–1999 навчального року та ін. Аби уникнути повторів, варто вживати фрази типу: того ж року, по закінченні тощо.

Резюме – документ, що надається для участі в конкурсі на заміщення вакантної посади.

Вимоги до оформлення: стисла форма (не більше 1 с.); достовірність, регламентація тексту на абзаци.

Реквізити:

1.Назва документа.

2.Текст:

Ім’я, ім’я по батькові та прізвище.

Дата й місце народження (відповідно до записів у паспорті).

Домашня адреса та номер телефону.

Родинний стан.

Навчання (вищі, середні спеціальні, професійно-технічні заклади освіти, курсова підготовка, спеціалізована СЗШ чи ліцей, наприклад із поглибленим вивченням певної дисципліни тощо).

Спеціальність, науковий ступінь.

Досвід роботи (за спеціальністю, на яку претендує кандидат) або трудова діяльність (якщо немає досвіду роботи за спеціальністю, на яку претендує кандидат).

Додаткові відомості (дані, які не ввійшли до попередніх пунктів, але які доцільно висвітлити: індивідуальні позитивні якості, працездатність, знання, навички роботи, володіння суміжними спеціальностями тощо).

3.Дата.

4.Підпис.

Оскільки резюме належить до документів із низьким рівнем стандартизації, у ньому можуть міститися й інші відомості.

Резюме

Олена Сергіївна Семченко.

Народилася 15 грудня 1975 року в м.Новий Іржавець Оржицького району Черкаської області.

Заміжня, маю дочку.

Домашня адреса: узвіз Бурсацький, 3, кв. 21, м.Батурин, 43002.

Телефон – 343-71.

Навчання: 1992–1996 рр. – Черкаське педагогічне училище (учитель початквих класів);

1996–2001 рр. – Харківський національний університет (спеціальність «географія», присвоєно класифікацію «викладач географії»).

Досвід роботи: серпень 2001р. – серпень 2002 р. – учитель географії України в Харківському педагогічному коледжі.

Із вересня 2002 р. дотепер викладач екологічної безпеки Харківського національного університету радіоелектроніки.

Додаткові відомості: загальний педагогічний стаж 10 р. 1999 р. закінчила курси перекладачів. Вела програму «Колір надії» на Харківському обласному радіо.

Маю досвід роботи з ПК, знаю Word, Excel.

Досконало володію іспанською та французькою мовами.

У разі потреби можу подати рекомендації.

Заява – це документ, який містить прохання чи пропозицію однієї або багатьох осіб, адресовану установі чи посадовій особі.

Розрізняють два основних види заяв: особиста заява, яка містить прохання (звертання) фізичної особи до керівної посадової особи; службова заява, що укладається посадовою особою від власного імені або від імені організації (підприємства, об’єднання), які він репрезентує, до посадової особи іншої організації, структури тощо.

За походженням заяви бувають зовнішні та внутрішні

Реквізити заяви:

1)Адресат (з великої літери праворуч) – посада, назва установи, звання, прізвище та ініціали посадової особи, на ім’я якої подається заява, у давальному відмінку, чергуючи закінчення -ові (-еві) з -у(-ю).

2)Адресант (без прийменника з малої літери) – посада, назва закладу, звання, прізвище, ім’я та по батькові особи, яка звертається із заявою, у родовому відмінку (без крапки в кінці останнього слова).

3)Назва документа.

4)Текст (з великої літери, з абзацу): містить прохання та обґрунтування.

5)Додаток (підстава): перелік інших документів із зазначенням кількості сторінок, що додаються до заяви на підтвердження її правомірності чи вагомості аргументації.

6)Дата написання (ліворуч).

7)Підпис адресанта (праворуч).

Директорові АТ «Коло» п.Корнієнку В.І.

Степаненка Сергія Семеновича,

який мешкає за адресою:

61016, м.Харків, просп.Перемоги, 8

кв.32

заява

Прошу зарахувати мене на посаду економіста з 10.02.01.

До заяви додаю:

1.Копію диплома про вищу освіту.

2.Трудову книжку.

3.Автобіографію.

4.Медичну довідку.

5.Чотири фотокартки.

Характеристика – це документ, у якому надається оцінка ділових і моральних якостей працівника як члена колективу за період, який він відпрацював на даному підприємстві. Характеристика перед’являється при вступі до середніх і вищих навчальних закладів, висуванні на виборні посади, переобранні, атестації, оформленні на роботу за конкурсом до науково-дослідних інститутів тощо.

Вимоги до оформлення: від 3-ої особи, готується та підписується керівником закладу чи повноважною особою; готується у двох примірниках.

Реквізити:

1.Заголовок (шапка): назва документа; прізвище, ім’я та по батькові особи, на яку укладається характеристика (в Р. відмінку); статус; посада; науковий ступінь і вчене звання (якщо є); місце роботи, навчання; Рік народження (якщо треба – національность, домашня адреса, освіта).

2.Текст – дані про трудову діяльність (навчання), із якого часу працює (учиться), просування по службі; як ставиться до своїх службових обов’язків; який має рівень професійної майстерності; найвагоміші досягнення, заохочення чи покарання. Зазначаються моральні якості – риси характеру, ставлення до колег чи інших членів колективу.

3.Висновки – призначення характеристики.

4.Посада (ліворуч), підпис (праворуч), ініціали, прізвище керівника установи, закладу (при потребі – інших відповідальних осіб).

5.Дата укладання документа (ліворуч).

6.Печатка установи, що видала характеристику.

Атестаційна характеристика Ковтуна Олексія Володимировича,

бухгалтера планового відділу Харківського тракторного заводу

1970 р. народж., українця,

освіта вища, незакінчена.