Создание запроса на выборку

Создадим запрос Зарплата, в котором должны отображаться фамилии преподавателей, их заработная плата, должности и названия преподаваемых ими дисциплин. Эти сведения хранятся в двух таблицах: Преподаватели и Дисциплины.

Для создания запроса в окне базы данных выбрать объект Запросы (рис. 23). Дважды щелкнуть по строке «Создание запроса в режиме конструктора». Либо один раз щелкнуть по строке «Создание запроса в режиме конструктора», а затем по кнопке «Открыть» на панели инструментов (рис. 23).

Рис. 23. Внешний вид Конструктора Базы Данных с открытым разделом «Запросы»

Открывается бланк запроса на выборку и окно «Добавление таблицы» (рис. 24).

Рис. 24. Добавление таблиц в открытый запрос

Выбрать таблицы Преподаватели и Дисциплины, используя кнопку «Добавить». Закрыть окно «Добавление таблицы» (рис. 25).

Рис. 25. Форма бланка запроса с добавленными таблицами «Преподаватели» и «Дисциплины»

После этого надо перенести нужные поля в нижнюю часть бланка запроса. Для этого, последовательно устанавливая указатель мыши в нижней части бланка запроса, в окне с названием «Поле» два раза щелкнуть по соответствующим полям в таблицах.

При этом в строке «Поле» появляется название перенесенного поля, а в строке «Имя таблицы» - название таблицы, из которой взято это поле (рис. 26).

В строке «Сортировка» можно задать способ сортировки (по возрастанию или убыванию) или отсутствие сортировки. Добавить в запрос поля «Фамилия», «Заработная плата», «Должность», «Название дисциплины» (рис. 26)

Рис. 26. Сформированный бланк запроса

При закрытии бланка запроса дать ему имя Зарплата (рис. 27).

Рис. 27. Сообщение с запросом о имени нового запроса

Для изменения запроса нужно его выделить и щелкнуть по кнопке «Конструктор» или воспользоваться соответствующим контекстно-зависимым меню (рис. 28) в окне базы данных. Откроется бланк запроса, в который можно внести изменения.

Запускается запрос двойным щелчком по его имени. На экране появляется результат выполнения запроса в виде таблицы (рис. 29).

Записи в этой таблице могут быть отсортированы несколькими способами.

Рис. 28. Вызов режима конструктора запросов при помощи контекстно-зависимого меню

Рис. 29. Результат работы созданного запроса

Способ 1. Надо выделить столбец, по которому будут сортироваться записи. Для выделения столбца установить указатель мыши на заголовок столбца (он превращается в черную стрелку, направленную вниз) и щелкнуть левой клавишей. После этого щелкнуть на панели инструментов по кнопке для сортировки записей по возрастанию или по кнопкедля сортировки по убыванию (рис. 30).

Способ 2. Установить курсор мыши в любое место в столбце и проделать ту же операцию.

Способ 3. Щелкнуть правой клавишей мыши по нужному столбцу и в контекстном меню выбрать нужную команду (рис. 31).

С результатом выполнения запроса, кроме его просмотра на экране, можно выполнять следующие действия.

Чтобы его напечатать, нужно щелкнуть по кнопке «Печать» на панели инструментов.

Для обработки полученных результатов (например, нахождение средней зарплаты, суммарной зарплаты и др.) с помощью Excel, надо выполнить команду   . Результаты будут представлены в виде таблицыExcel для их дальнейшей обработки (рис. 32).

Рис. 30. Сортировка данных при помощи пиктограмм на панели инструментов

Рис. 31. Сортировка данных при помощи контекстно-зависимого меню

Рис. 32. Передача данных, полученным запросом, для последующего анализа их в Microsoft Excel

Для представления результатов в виде документа Word надо выполнить команду   (рис. 33).

Рис. 33. Передача данных, полученным запросом, в Microsoft Word

Для представления результатов в виде диаграммы нужно щелкнуть правой клавишей мыши по заголовку окна результатов и выбрать команду (рис. 34). Появится окно диаграммы и окно со списком полей, соответствующим заголовкам столбцов (рис. 35). Диаграмма формируется путем перетаскивания нужных полей (рис. 36-37). После этого полученная диаграмма может быть напечатана.

Рис. 34. Вызов диалоговых меню для построения «Сводных диаграмм»

Запрос дает возможность получить всю информацию, содержащуюся в базе данных. Если требуется не вся информация, а только та, которая отвечает определенным условиям, при создании запроса нужно указать условия отбора.

Рис. 35. Диалоговое меню построения «Сводных диаграмм»

Рис. 36. Сводная диаграмма «Фамилия» - «Заработная плата»

Рис. 37. Сводная диаграмма «Фамилия» - «Должность»

В строке «Условие отбора» можно указать критерий, по которому будет идти отбор. Условия отбора содержат знаки =, >, <, >=, <=, <>, либо логические операторы Between, And и Or.

Если интересуют преподаватели, у которых заработная плата выше 10000 рублей, в нижней части бланка запроса в колонке «Заработная плата» в строке «Условие отбора» нужно набрать условие: >10000 (рис. 38).

Рис. 38. Задание условие отбора по полю «Заработная плата» > 10 000

При выполнении этого запроса будут выведены фамилии тех преподавателей, у которых заработная плата больше величины, указанной в условии.

Рис. 39. Результат работы запроса с условием, заданным на рис. 38

Если интересуют преподаватели, заработная плата которых больше 5000 рублей и меньше 10000 рублей, то должно быть задано условие: >5000 and <10000 (рис. 40).

Если интересуют преподаватели, заработная плата которых больше 10000 рублей или меньше 7000 рублей, то должно быть задано условие: >10000 or <7000.

Если интересуют преподаватели, заработная плата которых больше 5000 рублей и меньше 7500 рублей, то должно быть задано условие: between 5000 and 7500.

Если интересуют преподаватели, которые ведут дисциплину Специальные главы «Информатика», то для поля Название дисциплины в строке условия отбора указать: Специальные главы «Информатика» (рис. 41-42).

Рис. 40. Задание условие отбора по полю «Заработная плата» > 5 000 and < 10 000

Рис. 41. Задание условие отбора по полю

«Название дисциплины» = Специальные главы «Информатика»

Рис. 42. Результат работы запроса с условием заданным на рис. 41