Система управления базами данных Access

Система управления базами данных (СУБД) - комплекс программ, который позволяет не только хранить большие массивы данных в определённом формате, но и обрабатывать их, представляя в удобном для пользователей виде.

Наиболее популярны реляционные СУБД, основой которых является набор связанных таблиц.

ACCESS – это реляционная СУБД. Она даёт возможность автоматизировать часто выполняемые операции (расчёт заработной платы, учёт материальных ценностей и т.п.). С помощью Access можно не только разрабатывать удобные формы ввода и просмотра данных, но и составлять сложные отчёты. Access является приложением Windows, поэтому они очень хорошо взаимодействуют, и все преимущества Windows доступны в Access.

Access позволяет управлять всеми сведениями из одного файла базы данных. В рамках этого файла используются следующие объекты:

• таблицы для сохранения данных;

• запросы для поиска и извлечения только требуемых данных;

• формы для просмотра, добавления и изменения данных в таблицах;

• отчеты для анализа и печати данных в определенном формате.

Основой любой БД являются таблицы. Поэтому наиболее важным в проектировании БД является правильная разработка структуры таблиц и связей между ними. Этот этап создания БД осуществляется совместно разработчиком и заказчиком БД. Разработчиками обычно являются высококвалифицированные специалисты в области создания БД, а в роли заказчика выступают руководители различных организаций.

Удачная разработка базы данных обеспечивает простоту ее поддержания. Данные следует сохранять в таблицах, причем каждая таблица должна содержать информацию одного типа. Тогда достаточно будет обновить конкретные данные только в одном месте, чтобы обновленная информация отображалась во всей базе данных.

Правильно спроектированная база данных обычно содержит разнообразные запросы, позволяющие отображать нужную информацию. В запросах может выводиться множество данных, например, перечень заказчиков или комбинированные данные из нескольких таблиц.

Прежде чем приступить к разработке таблиц, запросов, форм и других объектов, рекомендуется предварительно спланировать структуру на бумаге.

Разработка базы данных разбивается на следующие основные этапы:

1. Определение цели создания базы данных. При этом начнет формироваться перечень необходимых данных. Зная это, можно определить, какие фактические данные следует сохранять в базе данных и по каким темам распределяются эти данные. Темам должны соответствовать таблицы, а данным — поля (столбцы) в этих таблицах.

2. Определение нужных полей в базе данных. Каждое поле содержит определенные фактические данные. Для каждого типа сведений следует создать отдельное поле.

3. Определение таблиц, которые должна содержать база данных. Каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему.

4. Определение таблиц, к которым относятся поля.

5. Определение полей с уникальными значениями в каждой записи. Каждая таблица базы данных должна содержать поля или набор полей, однозначно определяющие каждую запись. Такое поле или набор полей называют ключевыми.

6. Определение связей между таблицами. После разбиения сведений на таблицы и определения ключевых полей необходимо выбрать способ, которым будут объединяться сведения. Для этого следует определить связи между таблицами базы данных.

При разработке структуры таблиц необходимо определить набор полей в каждой таблице, их названия и типы данных, содержащихся в этих полях.

В Access используются следующие типы данных.

Тип	Описание
Текстовый (значение по умолчанию)	Любой текст или число, не требующие проведения расчетов, например, номера телефонов, длиной не более 255 знаков, включая пробелы и знаки препинания
Поле МЕМО	Для хранения комментариев; до 65535 символов
Числовой	Числа различных форматов, над которыми производятся вычисления, кроме чисел для финансовых расчетов
Дата/время	Для записи даты и/или времени
Денежный	Числа, над которыми производятся финансовые расчеты
Счетчик	Специальное числовое поле, в котором Access автоматически присваивает уникаль­ный порядковый номер каждой записи. Значения полей типа счетчика обновлять нельзя. Автоматически добавляет номер, увеличивающийся на 1
Логический	Поле, содержащее только одно из возможных значений (да – нет; правда – ложь)
Поле объекта OLE	Объект (например, электронная таблица Microsoft Excel, документ Microsoft Word, рисунок, звукозапись или другие данные в двоичном формате), связанный или внедренный в таблицу Access
Гиперссылка	Поле для хранения гиперссылок на файлы, хранящиеся в компьютере, или адреса сайтов в Интернете

После этого распределяют поля по базовым таблицам. Если в таблицах повторяются данные, их необходимо разделить (полностью избежать повтора данных в реляционной БД не удается) и установить между ними связи. В каждой таблице (могут быть исключения) должно быть ключевое поле, т.е. поле, данные в котором повторяться не могут.