Лабораторная работа №2 «Создание связей и запросов в субд ms Access 2003»

Тема: Создание межтабличных связей. Создание запроса на выборку, с параметром и итогового запроса.

Открыть созданную в предыдущей лабораторной работе базу данных Деканат ТФ.

Создание межтабличных связей

В окне базы данных выбрать объект Таблицы. Щелкнуть по кнопке «Схема данных» на панели инструментов или выполнить команду «Сервис»  «Схема данных», используя командное меню. На экране появится окно «Схема данных» и окно «Добавление таблицы» (рис. 18).

Рис. 18. Диалоговое окно «Схема данных» и диалоговое окно «Добавление таблицы»

В окне «Добавление таблицы» на закладке «Таблицы» перечислены все таблицы базы данных. Для создания связей между таблицами их нужно переместить из окна «Добавление таблицы» в окно «Схема данных». Для переноса таблицы ее надо выделить щелчком мыши и щелкнуть по кнопке «Добавить». После переноса нужных таблиц закрыть окно «Добавление таблицы».

Перенести все таблицы в окно «Схема данных». Изменить размер окон таблиц, чтобы был виден весь текст (рис. 19).

Чтобы создать связь между таблицами Студенты и Оценки в соответствии со Схемой данных надо подвести курсор мыши к полю Код студента в таблице Студенты и при нажатой клавише мыши перетащить это поле на поле Код студента в таблице Оценки, а затем отпустить кнопку мыши. Откроется окно «Изменение связей» (рис. 20).

Установить флажок в свойстве «Обеспечение целостности данных», щелкнув по нему. Установить флажки в свойствах «Каскадное обновление связанных полей» и «Каскадное удаление связанных полей». Это позволит редактировать записи только в таблице Студенты, а в таблице Оценки эти действия со связанными записями будут выполняться автоматически.

Для создания связи щелкнуть по кнопке «Создать».

Рис. 19. Внешний вид схемы данных базы данных «Деканат ТФ» до наложения связей

Рис. 20. Диалоговое окно задания параметров связи между полями таблиц

Аналогично в соответствии со Схемой данных создаются связи между остальными таблицами (рис. 21).

Рис. 21. Схема данных базы данных «Деканат ТФ»

При закрытии окна схемы данных ответить Да на вопрос о сохранении макета.

Созданные связи между таблицами базы данных могут быть изменены.

Для изменения связей нужно вызвать окно «Схема данных». После этого установить курсор мыши на связь, которую нужно изменить и щелкнуть правой клавишей мыши. Появится контекстное меню (рис.22):

Рис. 22. Контекстное меню связи

Если выбрать команду «Удалить», то после подтверждения связь будет удалена. Если нужно изменить связь, выбрать команду «Изменить связь». После этого в появившемся окне «Изменение связей» (в его верхней части) выбрать поля в таблицах, которые нужно связать и щелкнуть по кнопке «Создать».

Запросы

Для отбора или поиска данных из одной или нескольких таблиц используются запросы. С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц. Они также используются в качестве источника данных для форм и отчётов. Запросы позволяют вычислять итоговые значения и выводить их в компактном формате, а также выполнять вычисления над группами записей.

Мы будем разрабатывать запросы в режиме Конструктора.

В Access можно создавать следующие типы запросов:

• Запрос на выборку. Является наиболее часто используемым типом запроса. Запросы этого типа возвращают данные из одной или нескольких таблиц и отображают их в виде таблицы. Запросы на выборку можно также использовать для группировки записей и вычисления сумм, средних значений, подсчета записей и нахождения других типов итоговых значений. Для изменения условий отбора надо изменять запрос.

• Запрос с параметрами. Это запрос, при выполнении отображающий в собственном диалоговом окне приглашение ввести данные или значение, которое требуется вставить в поле. Эти данные или значение могут меняться при каждом обращении к запросу.

• Перекрестный запрос. Используется для расчетов и представления данных в структуре, облегчающей их анализ. Перекрестный запрос подсчитывает сумму, среднее, число значений или выполняет другие статистические расчеты, после чего результаты группируются в виде таблицы по двум наборам данных, один из которых определяет заголовки столбцов, а другой заголовки строк.

• Запрос на изменение. Это запрос, который за одну операцию изменяет или перемещает несколько записей. Существует четыре типа запросов на изменение:

1. На удаление записи. Этот запрос удаляет группу записей из одной или нескольких таблиц.

2. На обновление записи. Вносит общие изменения в группу записей одной или нескольких таблиц. Позволяет изменять данные в таблицах.

3. На добавление записей. Добавляет группу записей из одной или нескольких таблиц в конец одной или нескольких таблиц.

4. На создание таблицы. Создает новую таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц.

• Запросы SQL. Создаются при помощи инструкций языка SQL, используемого в БД.