3. Практичні навики отримані у Відділі організації діловодства.

Проходження практики у Відділі організації діловодства я почав з ознайомлення нормативної бази. Потім ознайомився з роботою відділу. На мою думку функції та задачі відділу надзвичайно важливі, а діяльність дуже відповідальна.

Під час проходження практики я ознайомився з Прийманням та реєстрацією вхідної кореспонденції, внутрішньої документації адміністрації, телефонограм і факсограм, відправленням вихідної кореспонденції, з веденням комп'ютерної бази даних документів в адміністрації "Загальний відділ". Приймав участь у реєстрації внутрішніх документів в автоматизованій системі документообігу "Загальний відділ". Удосконалював навички роботи з оргтехнікою, сканував та розпізнавав документи. Приймав участь у відправленні службової кореспонденції до Київської міської державної адміністрації та отриманні службової кореспонденції з Київської міської державної адміністрації. Реєстрував листи в комп'ютерній програмі та проставляв на них реєстраційні номери. Готував на розгляд начальнику Відділу організації діловодства та його заступнику відібрану для них вхідну кореспонденцію. Ознайомився з порядком розроблення Інструкції з діловодства адміністрації та складанням зведеної номенклатури справ адміністрації, яка є обов’язковим документом для створення в адміністрації єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку документа за його змістом та видом, відбору документів за зазначеними строками зберігання справ на державне зберігання у процесі діловодства. Допомагав заступнику Відділу організації діловодства оновлювати папку з нормативно - правовою базою Адміністрації. Ознайомився з реєстрацією та оформленням розпоряджень адміністрації та їх зберігання. Вводив в комп"ютерну програму "Загальний відділ" розпорядження Солом’янської районної в місті Києві державній адміністрації. Ознайомився з додержанням вимог щодо оформлення вихідних документів адміністрації, з виконанням взятих на контроль документів, що надійшли від підприємств, установ, організацій району, міста Києва. Допомагав начальнику Відділу організації діловодства відредагувати вже попередньо підготовлену доповідь для виступу на плановій нараді. Відправляв копії підготовлених розпоряджень до Київської міської державної адміністрації та до Прокуратури Солом’янського району міста Києва. Отримав консультацію начальника Відділу організації діловодства щодо методів захисту інформації в Солом’янській районній в місті Києві державній адміністрації. Прийняв участь в порядку відбору, обліку, схоронності документів, що створюються під час діяльності адміністрації, які в подальшому підлягають передачі на державне зберігання. За проханням керівника практики займався пошуком в архіві потрібних йому документів. Ознайомився з готуванням проектів розпоряджень адміністрації в частині, що відноситься до компетенції відділу. Здійснював кодифікацію розпоряджень. Оновлював журнали реєстрації договорів та реєстрував договори. Ознайомився з наданням організаціям, що належать до сфери управління адміністрації, організаційно-методичної допомоги в організації та вдосконаленні діловодства, в розробці та затвердженні нормативно-правових актів з питань діловодства. Ознайомлювався з сучасними формами і методами роботи з документами з урахуванням використання організаційної техніки і персонального комп’ютера. Приймав участь у формуванні пошти голові адміністрації, першому заступнику голови адміністрації, заступникам голови адміністрації та керівнику апарату адміністрації. Приймав участь у організації доступу до публічної інформації, якою володіє адміністрація. Виконання індивідуальних завдань, визначених керівником практики: набір тексту Положення про Відділ організації діловодства , сканував та розпізнавав документи.