2. Відділ організації діловодства
Відділ організації діловодства Солом'янської районної в місті Києві державної адміністрації є структурним підрозділом апарату Солом'янської районної в м.Києві державної адміністрації, підпорядкований голові адміністрації та керівнику апарату .
Начальник відділу - Калиновська Олена Миколаївна.
Відділ підпорядкований керівникові апарату адміністрації Макаренку Петру Васильовичу.
Заступник начальника відділу: Калаба Олена Юріївна, кімн. №217.
Головні спеціалісти: Клець Олена Борисівна, кімн. №179; Козлова Олена Борисівна, кімн. №177; Сапак Ольга Каландарівна, кімн. №177; Шевченко Надія Володимирівна, кімн. №179.
Провідний спеціаліст відділу: Кириленко Катерина Сергіївна, кімн. №179.
Адреса відділу: 03020, м. Київ-20, пр. Повітрофлотський, 41. email: zagal@solor.da-kyiv.gov.ua
Години роботи: понеділок - четвер з 9-00 до 18-00, п'ятниця з 9-00 до 16-45, перерва з 13-00 до 14-00.
Години прийому громадян: понеділок - п'ятниця з 9-00 до 16-00, перерва з 13-00 до 14-00.
Аби зрозуміти суть роботи відділу організації діловодства, слід визначити найважливіші функції, які ним виконуються. Насамперед це:
Забезпечення єдиного порядку діловодства в адміністрації і організації роботи з документами відповідно до державних стандартів, Примірної інструкції з діловодства та Інструкції з діловодства затвердженої розпорядженням адміністрації від 24.12.2010 №14, та інших організаційно-розпорядчих документів.
Відділ відповідно до покладених на нього завдань:
1. Приймає, реєструє, здійснює попередній розгляд та передає за призначенням, згідно з розподілом обов’язків, вхідну кореспонденцію та внутрішню документацію адміністрації, телефонограми і факсограми, відправляє вихідну кореспонденцію. Веде комп'ютерну базу даних документів в адміністрації.
2. Систематично забезпечує відправлення службової кореспонденції до Київської міської державної адміністрації та отримання службової кореспонденції з Київської міської державної адміністрації.
3. Надає організаціям, що належать до сфери управління адміністрації організаційно-методичну допомогу в організації та вдосконаленні діловодства, розробляє та затверджує обов’язкові для виконання нормативно-правові акти з питань діловодства, має право перевіряти ведення діловодства і вимагати від керівників усунення виявлених внаслідок перевірок недоліків.
4. Розробляє Інструкцію з діловодства адміністрації та складає зведену номенклатуру справ адміністрації, яка є обов’язковим документом для створення в адміністрації єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку документа за його змістом та видом, відбору документів за зазначеними строками зберігання справ на державне зберігання у процесі діловодства.
5. Готує проекти розпоряджень адміністрації в частині, що відноситься до компетенції відділу.
6. Здійснює реєстрацію та оформлення розпоряджень адміністрації та забезпечує їх зберігання, веде комп'ютерну базу даних розпоряджень в адміністрації, здійснює контроль за додержанням вимог щодо оформлення проектів розпоряджень структурними підрозділами адміністрації, якістю, правильністю та своєчасністю їх підготовки. Згідно з розрахунками розсилки розпоряджень забезпечує своєчасне доведення їх до відповідних виконавців.
7. Здійснює контроль за додержанням вимог щодо оформлення вихідних документів адміністрації, за своєчасним виконанням взятих на контроль документів, що надійшли від підприємств, установ, організацій району, міста Києва та інших, дані про виконання взятих на контроль документів щомісячно узагальнює і доповідає керівництву адміністрації.
8. Забезпечує зберігання, оперативний розшук, інформування за документами запитувачів інформації щодо документа.
9. Забезпечує додержання єдиного порядку відбору, обліку, схоронності, якості оброблення та використання документів, що створюються під час діяльності адміністрації, які в подальшому підлягають передачі на державне зберігання.
10. Удосконалює форми і методи роботи з документами з урахуванням використання організаційної техніки і персонального комп’ютера.
11. Здійснює організаційно-методичне керівництво роботою з документами в структурних підрозділах адміністрації, ініціює проведення семінар-нарад з питань ведення діловодства.
12. Завіряє печаткою документи адміністрації в установленому порядку.
13. Вивчає, узагальнює та поширює досвід роботи, розробляє організаційно-методичні документи з питань, що належать до компетенції відділу.
14. Формує пошту голові адміністрації, першому заступнику голови адміністрації, заступникам голови адміністрації та керівнику апарату адміністрації.
15. Відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації», який введено в дію з 09.05.2011 забезпечує організацію в установленому порядку доступу до публічної інформації, якою володіє адміністрація, а також забезпечує опрацювання, систематизацію, аналіз та контроль щодо задоволення запиту на інформацію та надання консультацій під час оформлення запиту.
Відділ організації діловодства у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, постановами Верховної Ради України, Указами Президента України, постановами Кабінету Міністрів України, рішеннями Київради. районної ради, розпорядженнями Київської міської державної адміністрації регламентом Солом'янської райдержадміністрації та Положенням про загальний відділ.
Працівники Відділу організації діловодства призначаються на посаду та звільняються : посади головою адміністрації за поданням начальника Відділу організації діловодства .
Очолює Відділ організації діловодства начальник, який призначається на посаду і звільняється з посади розпорядженням голови районної в м.Києві державної адміністрації. Така особа повинна мати вищу освіту та стаж роботи в органах державного управління не менш трьох років або на керівних посадах в інших організаціях та установах не менш п'яти років. Начальник відділу здійснює керівництво відділом, несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань, представляє відділ на нарадах.