5. Бухгалтерский учет труда и заработной платы

Основным документом по учету отработанного времени является табель учета рабочего времени (приложение Д).

Ведение табеля — обязанность организации. Причем он необходим даже при условии, что в компании применяется сдельная форма оплаты труда. С одной стороны, при применении этой системы заработок сотрудника не зависит от количества отработанного им времени. Он определяется исходя из установленных расценок на выполненный объем работ в натуральных величинах. Однако независимо от системы оплаты труда, установленной в компании, продолжительность рабочего времени ограничена трудовым законодательством. Поэтому работодатель обязан вести его учет. Трудовой кодекс не делает никаких исключений из этого правила (). Кроме того, данные о рабочем времени, затраченном каждым сотрудником компании, нужны для правильного расчета его среднего заработка и формирования статистической отчетности.

При ведении табеля учета использования рабочего времени необходимо руководствоваться следующими правилами: 

1. Учет явки на работу и ухода с нее ведется по организации в целом либо отдельно по структурным подразделениям.

2. Включение работника в табель и исключение из него производится на основании первичных документов по учету кадров (приказ о приеме на работу, трудовой договор). 

3. Каждому работнику присваивается табельный номер, который проставляется во всех документах по учету труда и заработной платы и сохраняется за работником при любых перемещениях внутри организации. В случае увольнения работника его табельный номер, как правило, не присваивается другому работнику в течение трех лет. 

В табеле учета рабочего времени, как правило, отображают количество часов, которые были отработаны сотрудником, а также в табеле фиксируются явки и неявки работника на работу.

Для того чтобы правильно вести учет рабочего времени, необходимо знать как заполняется табель учета рабочего времени.

Этот документ обязателен к ведению во всех организациях, для того, чтобы:

• составить для органов статистики соответствующую отчетность;

• правильно рассчитать зарплату;

• получать данные о количестве отработанного времени;

• учитывать ежедневно, как сотрудниками используется рабочее время, как они соблюдают установленный трудовой режим.

Табель учета рабочего времени ведется в течении месяца. В последний день месяца в табеле подводят итоговое количество отработанных часов каждым сотрудником предприятия.

На третьей странице графы 18-22 заполняются на один для всех сотрудников вид оплаты и корреспондирующий счет, а графы 18-34 – разных по каждому сотруднику видов оплат и корреспондирующих счетов.

Третья и четвертая страницы табеля учета рабочего времени заполняются бухгалтерией.

Табель рабочего времени составляется в одном экземпляре. Подписывается руководителем структурного подразделения, кадровиком и передается в бухгалтерию.

Путевые листы(приложение Е) предназначены для накопления и систематизации информации о показателях учета работы транспортных средств и водителей, для осуществления расчетов за перевозки и формирования статистической отчетности.

Заполнение всех необходимых сведений в путевых листах производится уполномоченным лицом (лицами) автомобильного перевозчика (далее – перевозчик). При этом реквизиты, по которым отсутствует информация или не ведется учет, могут не заполняться. Участие водителя в заполнении путевых листов не допускается, за исключением проставления отметок, удостоверяющих прием и сдачу транспортного средства, а также случаев, когда водитель является индивидуальным предпринимателем, выполняющим автомобильные перевозки. В путевом листе легкового автомобиля водитель дополнительно заполняет раздел «Выполнение задания».

Путевые листы должны содержать следующую информацию: период действия путевого листа, наименование перевозчика (штамп (печать) перевозчика), марку и регистрационный знак транспортного средства, данные о водителе и его водительском удостоверении, отметки о прохождении водителем медицинского осмотра, отметки о техническом состоянии транспортного средства, данные о показаниях спидометра и времени выезда (возвращения) транспортного средства, данные о движении топливно-смазочных материалов, данные о работе водителя (кондуктора) и транспортного средства, отметки водителя и уполномоченных лиц перевозчика, удостоверяющие прием и сдачу транспортного средства, иные отметки уполномоченных лиц перевозчика, оформляющих путевые листы.

Путевые листы автобуса и грузового автомобиля оформляются водителям под роспись только на один рабочий день при условии сдачи путевого листа за предыдущий день работы. На более длительный срок путевые листы автобуса и грузового автомобиля оформляются только в случае выполнения междугородных и международных перевозок сроком более суток.

Путевой лист легкового автомобиля-такси может оформляться водителю сроком до одного календарного месяца при условии сдачи путевого листа за предыдущий период работы.

Путевой лист легкового служебного автомобиля может оформляться водителю сроком до одного календарного месяца при условии сдачи путевого листа за предыдущий период работы. При использовании легкового служебного автомобиля в пределах города в разделе «Выполнение задания» допускается производить запись «По городу» с указанием суммарного пробега по городу в километрах.

На основании решения руководителя юридического лица,индивидуального предпринимателя путевой лист легкового служебного автомобиля может не оформляться:

• на служебные легковые автомобили, предназначенные для обслуживания руководителя организации (его заместителей), индивидуального предпринимателя;

• на автомобили работников, используемые ими для нужд нанимателя в соответствии с законодательством о труде, если нанимателем по данным автомобилям не производятся расходы на их обслуживание и топливно-смазочные материалы.