4.2. Технологии и системы обработки табличной информации (табличные процессоры)

Табличные процессоры— это программные комплексы для управления электронными таблицами.

Электронная таблица (ЭТ)— универсальное средство для автоматизации расчетов над большими массивами табличных данных.

Использование табличных процессоров целесообразно в тех случаях, когда:

1. Числа, с которыми требуется работать при решении поставленной задачи, можно расположить в виде таблицы, т.е. В строках и графах;

2. Числа в одной строке или графе связаны с числами в других строках или графах и предполагается использование математических вычислений над данными таблицы;

3. Предполагается статистическая обработка данных или графический анализ; возможно частое изменение информации; отслеживается большое число показателей; предполагается изготовление нужного числа копий табличных документов.

Первая программа, реализующая концепцию электронных таблиц, Visicalc была создана для ПК Apple в 1979 году. Затем появились электронные таблицы SuperCalc, Multiplan, Lotus 1-2-3, QuattroPro и др. С 1987 года Microsoft начала выпуск табличного процессора Excel.

Современные табличные процессоры имеют дружественный интерфейс и содержат средства для работы с таблицами, текстом, графикой, гиперсвязями, а также дополнения для моделирования, анализа и прогнозирования.

В зависимости от вида табличного процессора пользователю доступны различные встроенные функции: математические, логические, статистические, финансовые и др.

На основе табличных данных средствами табличного процессора можно проводить графический анализ данных с использованием разнообразных графиков и диаграмм.

Общая характеристика и функциональные возможности Microsoft Excel 2003

Можно выделить следующие функциональные возможности текстового процессора Microsoft Excel 2003:

построение таблиц и сохранение их на машинных носителях, работа с шаблонами;

работа с несколькими таблицами и связывание этих таблиц;

обработка различных типов данных (числа, текст, даты, формулы) и использование функций;

использование возможностей заполнения рядов и прогрессий при вводе данных в таблицу;

редактирование таблиц (копирование, перемещение, добавление и удаление ячеек, строк и столбцов; объединение и разбиение ячеек);

форматирование таблиц (изменение ширины столбцов и высоты строк; выравнивание; шрифтовое и цветовое оформление, обрамление, изменение направления текста; использование автоформата и условного форматирования и др.).

добавление в ЭТ объектов WordArt, автофигур, рисунков и других объектов;

создание электронных форм и работа с ними;

работа с гипертекстовыми ссылками, создание html-документов;

поддержка OLE-технологии и технологии «drag&drop»;

использование «мастеров» для автоматизации выполнение некоторых операций (например, мастера диаграмм или мастера функций);

построение по табличным данным двух- и трехмерных графиков и диаграмм (несколько десятков видов) и их редактирование;

защита электронных таблиц от несанкционированного доступа;

анализ влияния данных друг на друга, прогнозирование, реализация оптимизационных возможностей с помощью специальных средств «Пакет анализа», «Поиск решения» и др.;

работа с базой данных (упорядочивание, группировка, фильтрация и консолидация данных, автоматическое подведение итогов по группам данных, создание сводных таблиц);

экспорт и импорт табличных данных, поддержка форматов других программных продуктов;

обработка таблиц с помощью макросов (последовательностей макрокоманд), а также модулей на встроенном языке программирования Visual Basic for Application;

поддержка работы в сети;

подготовка таблиц к печати (оптимальная настройка параметров печати);

и др.

Функциональные возможности Excel позволяют широко использовать его для эффективной обработки больших объемов информации, заданных в табличном виде, финансовой обработки данных, научных расчетов, инженерно-технических расчетов, автоматизации учетно-контрольной деятельности и т.п.

Основными понятиями табличного процессора Excel являются:

Книга— документ, состоящий из отдельных листов (максимум книга может содержать 255 листов) следующих типов: рабочий лист, лист с диаграммой, лист макросов.

Рабочий лист— электронная таблица (ЭТ), разделенная на строки и столбцы (в последних версиях Excel рабочая таблица состоит из 256 столбцов и 65536 строк).

Ячейка— область, определяемая пересечением столбца и строки ЭТ (адрес ячейки определяется названием (номером) столбца и номером строки, например A5, CF120).

Диапазон ячеек (блок)— группа смежных ячеек, определяемая адресом верхней левой и нижней правой ячеек в прямоугольнике, образуемом блоком (например, D4:F13).

Ссылка— указание на ячейку или диапазон ячеек, которые требуется использовать в формуле. Ссылка может быть абсолютная (не изменяющаяся при копировании формулы в другую ячейку) или относительная (автоматически изменяющаяся при копировании в соответствии с положением формулы).

Формула— конструкция, начинающаяся со знака «=», которая состоит из значений, ссылок на ячейки/диапазоны и функций, объединенных математическими операторами и скобками. При этом результатом выполнения формулы является некоторое новое значение.

При создании электронных таблиц средствами табличного процессора пользователь производит ряд действий, характерных для этого вида работы. Эти действия составляют технологию обработки табличной информации (создания электронных таблиц — ЭТ), которая включает в себя следующие шаги:

1. Проектирование и разработка форм выходных документов (на бумаге), а также алгоритмов получения расчетных данных.

2. Разработка ЭТ: создание заголовка, шапки, внесение формул в расчетные колонки.

3. Ввод данных и получение расчетных значений.

4. Редактирование и форматирование ЭТ (при необходимости).

5. Построение графиков или диаграмм и анализ данных ЭТ (при необходимости применение соответствующих методов).

6. Сохранение ЭТ на внешнем носителе в нужном формате.

5. Подготовка ЭТ к печати и вывод на печать.

Примечание. Основные приемы работы в программе Microsoft Excel 2003, технология создания электронных таблиц в Excel и работа с ними будут рассмотрены на соответствующих лабораторных работах.