7.2. Матеріально-технічне планування проекту і узгодження контрактів з постачальниками.

Ефективна реалізація проекту може бути здійснена при ритмічному забезпеченню матеріально технічними ресурсами, які за кордоном одержали назву закупівлі. Основна задача цієї стадії проекту – забезпечення надходження до будівельного майданчику устаткування, конструкцій матеріалів, машин і механізмів у точній відповідності до планів проекту. Цей процес прийнято поділяти на визначення потреби в ресурсах в визначенні постачальників, закупівлях, здійснення поставок та правове регулювання договірних відносин, тобто матеріально-технічне забезпечення (МТЗ) повинно бути сплановано, закуплене й ув’язане з календарним графіком виконання БМР проекту при рішенні наступних завдань:

- витриманні обґрунтованих строків закупівель (поставок) матеріалів, конструкцій, виробів, устаткування з урахуванням нормативних запасів;

- забезпеченні точної відповідальності в кількостях між поставками і потребою;

- дотриманні вимог з якості матеріальних ресурсів, що поставляються [17].

Матеріально-технічне забезпечення проекту складається з величезного переліку й кількості всіляких матеріалів, виробів, конструкцій, всіх видів устаткування, кабельно - провідникової продукції, що поставляється на будмайданчик та припускає економічні зв’язки з багатьма підприємствами (постачальниками) різних галузей, товарними біржами.

Забезпечення матеріально-технічними ресурсами (МТР) проекту здійснюється двома способами:

- замовником – прямі закупки. До них належать устаткування і матеріали, що поставляються замовником;

- підрядником разом із субпідрядними організаціями – субпідрядні поставки.

У кожному конкурентному випадку може використовуватися той чи інший спосіб, або обидва залежно від організаційної форми управління проектом.

Діяльність по забезпеченню МТР (закупівлі) будуємих об’єктів охоплює широке коло питань, починаючи, як було сказано від визначення в їх потребі і завершуючи надходженням на будмайданчик.

Основу економічної ефективності такої діяльності (закупівель) становлять пошук і придбання необхідних якісних матеріалів за мінімальними цінами. Для цього вивчають і досліджують ринок закупівель матеріалів і сировини де безумовно головну роль грає ціна, але істотний вплив на закупівлі роблять і кількісна потреба в МТР, строки їхньої поставки і якість. Досліджуються наступні типи ринків:

- безпосередні ринки, з якими то чи замовник то чи будівельна організація забезпечую свою потребу в МР в цей час;

- опосередковані ринки – ринки МР, одержуваних даною організацією через посередників;

- нові ринки, у тому числі і ринки конкурентів.

Найважливіший елемент у політиці закупівель – ціна матеріально-технічних ресурсів, які існують. Для визначення ціни закупівель застосовуються різні види розрахунків. Найбільш розповсюдженими серед них це розроблені калькуляції до складу яких входять оптова або відпускна ціна матеріалів, вантажно-розвантажувальні, транспортні та інші заготівельно-складські та інші витрати.

Як ми бачимо МТЗ проекту містить у собі ряд елементів й являє собою систему, діяльність якої забезпечується поряд з дослідженнями закупівель - виконанням взаємопов’язаних елементів (функцій) у наступному порядку:

- визначення потреби в МТР, енергоресурсах;

- планування поставок;

- вибір постачальників;

- формування замовлень на поставки;

- укладання контрактів з постачальниками;

- контроль за кількістю, якістю і строками поставок.

1. Загальна потреба в тому або іншому матеріалі, МР визначається розробленими в проекті замовними специфікаціями і уточняємі за формулою:

М_р = Н_м ∙ V, (7.4)

де Н_м – норма витрати на одиницю;

V – кількість (обсяг робіт).

Потреба в енергоресурсах визначається для кожного споживаємого енергоресурсу проектом і залежить від типу проекту, що зводиться, його призначення, виконуємих видів робіт, масштабності та інше. Визначається потреба у воді, електроенергії, а при необхідності парі і стиснутому повітрі. Розрахунок потреби в енергоресурсах здійснюється різними методами за формулами на підставі обсягів робіт, застосованого устаткування, машин і механізмів та з введенням поправочних коефіцієнтів для того або іншого енергоресурсу.

При визначенні потреби для виконання БМР, необхідної кількості будівельних машин можна використати зразкову середньогодинну продуктивність основних будівельних машин, наведених у таблиці 7.1. [17]

Таблиця 7.1

Зразкова середньгодинна експлуатаційна продуктивність основних будівельних машин

№	Найменування машин	Одиниця вироблення	Вироблення на 1ч середньорічного робочого часу
1	2	3	4
1.	Екскаватори одноковшеві на земляних роботах: у відвал у транспорт	м3 на 1 м3місткості ковша м3 на 1 м3місткості ковша	60 47
2.	Екскаватори багатоковшеві траншейні	м3 на 1 л місткості ковша	0,8
3.	Скрепери	м3 на 1 м3місткості ковша	3,8
4.	Автогрейдери на плануванні поверхонь	м2 на 100 квт потужності двигуна	380
5.	Бульдозери на виконанні основних обсягів земляних робіт	м3 на 100 квт потужності двигуна	25
6.	Крани баштові на монтажних роботах	т на 1т максимальної вантажопідйомності	0,3
7.	Теж на житловому будівництві (річна продуктивність)	тис. м2на 1 кран	5

Продовження табл. 7.1

1	2	3	4
8.	Крани автомобільні на роботах: монтажних вантажно-розвантажувальних	т на 1т максимальної вантажопідйомності т на 1т максимальної вантажопідйомності	0,35 1,0
9.	Крани гусеничні на роботах: монтажних вантажно-розвантажувальних	т на 1т максимальної вантажопідйомності т на 1т максимальної вантажопідйомності	0,25 0,8
10.	Екскаватори-крани на монтажних роботах	т на 1т максимальної вантажопідйомності	0,35
11.	Крани на пневмоколісному ходу на роботах: монтажних вантажно-розвантажувальних	т на 1т максимальної вантажопідйомності т на 1т максимальної вантажопідйомності	0,28 1,0
12.	Навантажувачі одноковшеві	т на 1т максимальної вантажопідйомності	2,0

Потребу в тих або інших будівельних машинах визначають, виходячи із середньогодинної експлуатаційної характеристики (табл. 7.1), прийнятої технології будівельного виробництва, вантажопідємності або місткості ковша машини, тривалості і змінності її роботи, обсягів переміщуваних вантажів, з урахуванням коефіцієнтів використання їх за часом.

2. Планування поставок МТЗ здійснюється розробкою річних (для проектів реалізуємих зі строком будівництва більше року), квартальних, місячних планів зі складанням декадно і тижнево-добових графіків.

Річним планом постачання, на підставі потреби в МР по проекту визначаються поставки, які поставляються замовником, підрядником, субпідрядними організаціями з розподілом поквартально, зі складанням різних відомостей і графіків. В плані по кожному матеріалу, виробу визначаються постачальники, з якими укладають контакти, формуються замовлення, призначаються відповідальні за поставки тощо.

Квартальними планами поставок, на підставі отриманої інформації про їх виконання за минулий період, вносяться корективи і конкретизується щомісячна поставка матеріальних ресурсів, як в цілому по проекту, так і по окремим його об’єктам, а також по субпідрядним організаціям.

Місячне планування поставок МР по проекту здійснюється на основі квартальних планів і графіків МТЗ з урахуванням і коригуванням поставок за минулий місяць. У межах місяця уточнюється і коригується декадна або тижнева поставка МР, розробляються плани комплектації і реалізації МР по проекту, вносяться корективи по термінам поставки.

Тижнево-добове або декадно-добове планування по проекту є заключним, цілеспрямованим і регулюючим етапом забезпечення МР реалізуємого, будуємого об’єкту (проекту). Воно здійснюється розробкою по встановленим формах тижнево-добових графіків поставок МР по добі з використанням наступних вихідних даних:

- тижнево-добових графіків виробництва БМР;

- зведених місячних графіків поставки МР;

- пооб’єктних графіків поставки МР;

- інформації про виконання поставок за попередній період.

На підставі отриманої інформації в тижнево-добові графіки, у випадку відхилень, вносяться корективи за минулий тиждень, у тому числі по добі.

Планування поставок і завезення МР на будмайданчик повинне бути ув’язано з календарними строками виконання БМР і нормативами виробничих запасів матеріалів.

Важливо знати, що при плануванні потреби МР, які підлягають завезенню на будмайданчик, необхідно керуватися нормативними запасами. Потреба в матеріалі, що підлягає завезенню в плануємому розрахунковому періоді визначається за формулою:

П_м = Р-З_н+З_нк, (7.5)

де Р – планова витрата матеріалу в плановому розрахунковому періоді;

З_н – залишок матеріалу на початок планового розрахункового періоду;

З_нк – норматив запасу матеріалів у натуральних показниках на кінець запланованого періоду. [5]

3. Вибір постачальників є однією з основних форм діяльності в управлінні проектами при забезпеченні об’єкта МТР. Важливість її пояснюється не тільки тим, що на сучасному ринку функціонує багато постачальників однакових ресурсів, але головним чином тим, що постачальник повинен бути надійним партнером у виконанні БМР і забезпеченні реалізуємого проекту в установлені строки.

Процедура вибору постачальника може бути організована по різному. Найпоширенішими й ефективними формами вибору є:

- конкуренті торги (тендери);

- прямі письмові переговори між основними учасниками проекту і постачальниками.

Вибір підходящих постачальників визначається виходячи з оцінки їхніх можливостей. Такими можливостями є:

• управлінські, технічні й виробничі можливості;

• якість продукції;

• наявність прямих довгострокових зв’язків;

• фінансове становище;

• надійність постачальників;

• документальні пропозиції інших споживачів;

• імідж постачальника, у тому числі відгуки інших споживачів;

• дальність постачальника від споживача МР та інші.

Основними критеріями при виборі постачальника є: якість, ціна, надійність.

Алгоритм вибору постачальника МР в вигляді блок-схеми представлений на рис. 7.4 [17].

4. Формування замовлень на устаткування, вироби і дефіцитні матеріали визначаються на основі розроблених проектною організацією замовлених специфікацій. Замовлення формуються по групах устаткування, виробів і заводів виготовлювачів з оформленням різних юридичних документів. Одним із юридичних таких документів для невеликих об’ємів поставок може бути замовлення.

Формування замовлень на матеріали, вироби, конструкції здійснюється також на підставі розроблених проектною організацією й уточнених на місці відомостей потреб в матеріалах і замовлених специфікаціях.

Рис. 7.4. Алгоритм вибору постачальника МР

Замовлення формуються по групах матеріалів, конструкцій і виробів, у яких вказуються також способи й методи відвантаження дрібними партіями або іншими, необхідний час для доставки на місце, технічний контроль якості і т.д.

Замовлення на конструкції та вироби формуються комплектами з дотриманням принципу технологічності. Принцип технологічності складається у формуванні сукупності МР комплекту по кількості, найменуванню, типорозмірам, що забезпечує безперервність у точній відповідності з технологією, прийнятою проектом виробництва БМР.

Замовлення складаються по постачальникам у вигляді поставних, монтажних і рейсових комплектів, які групуються в комплектувальні відомості (карти) з урахуванням монтажних схем.

Комплектувальні відомості (карти) складаються на підставі різних схем технологічних комплектів, що забезпечують виконання БМР за графіком.

Формування замовлень на сипучі матеріали, лісоматеріали, бетон, розчин та інші здійснюються по затвердженим тижнево-добовим графікам, поставка яких передбачена в даному періоді.

5. Основною правовою формою відносин учасників закупівель є контракт (договір), який узгоджується з постачальниками. Договір не тільки закріпляє зобов’язання та права сторін, а й визначає порядок їх виконання.

Укладання договорів на закупівлю і поставки проводиться після вибору постачальників і виконання підготовчої роботи, яка полягає в наступному:

• складаються заявки на матеріальні ресурси, які розсилаються постачальникам;

• після одержання пропозицій від постачальників визначається потенційна оцінка їхньої можливості виконання замовлення;

• перед узгодженням контракту проводиться зустріч замовника з постачальниками;

• підготовляються замовлення на поставку;

• вирішуються з постачальниками питання доставки і гарантії перевезення виробів, конструкцій і т.д. зі складанням програми перевезень;

• узгоджуються питання контролю якості продукції, що поставляється, а також контроль і координація матеріальних ресурсів до місця доставки.

Контракт (договір) на поставку продукції укладається, як правило у письмовій формі, що підписується сторонами і скріплюється печаткою.

Договір вважається узгодженим, якщо між сторонами досягнуто згоди по всім його істотним умовам.

У договорі такими основними умовами є:

• кількість і найменування продукції, що поставляється, її асортимент, який визначається замовленням;

• строки поставок продукції з обліком безперебійного і ритмічного забезпечення виконуваних робіт з будівництва об’єкту, а також термін дії договору. Дострокова поставка до настання строку, установленого в договорі, допускається лише за згодою замовника, даного в письмовій формі;

• ціна на кожен вид продукції і загальна сума, а також порядок розрахунків і платежів. Якщо на продукцію, установлюється тимчасова ціна, то встановлюється строк її дії. Оплата продукції, що поставляється, визначається, як правило, у формі безготівкових розрахунків і здійснюється платіжними дорученнями;

• якість підлягаючої поставки продукції повинна відповідати стандартам, ДБН, технічним умовам й іншим нормативним документам;

• приймання продукції по кількості, комплектності і якості. Недостача продукції, що поставляється постачальником до місця доставки повинна підтверджуватися актами приймання за участю осіб, визначених контрактом. Кількість продукції, що надійшла, повинна визначатися в тих же одиницях виміру, які зазначені в супровідних документах. Строки приймання продукції, що надійшла, установлюються в контракті. Вхідний контроль якості продукції, що поставляється, може здійснюватися на підприємствах постачальника;

• майнова відповідальність сторін, що визначається сторонами й чинним законодавством;

• порядок припинення й розірвання контракту.

6. Контроль за кількістю, якістю і строкам поставок МР здійснюється на основі спеціальних графіків, які випереджають графіки виробництва, БМР. Він необхідний не тільки для дотримання встановлених строків поставки МР, а і при циклічній закупівлі їх партіями комплектами.

Контроль закупівель повинен здійснюватися, як прямих (технологічного устаткування, виробів і матеріалів, що поставляються замовником), так і субпідрядних, які поставляються ним і підрядником.

У здійсненні контролю за поставками МР беруть участь замовник, підрядник, субпідрядник, менеджер проекту. У великих проектах менеджер проекту делегує відповідні повноваження по поставках спеціальному менеджеру з поставок (або навіть спеціальній службі).