141

ЗАЛІКОВИЙ МОДУЛЬ 2. ФУНКЦІОНАЛЬНА НАПРАВЛЕНІСТЬ УПРАВЛІННЯ ПРОЕКТАМИ

ЗМІСТОВИЙ МОДУЛЬ 6. ПЛАНУВАННЯ І СТРУКТУРИЗАЦІЯ ПРОЕКТУ

Зміст

6.1. Мета і функції проектного планування

6.2. Складові системи планування

6.3. Структуризація проекту та його компоненти

6.3.1. Односпрямована структуризація створення робочої структури проекту

6.3.2.Двоспрямована структура проекту

6.3.3. Кодування проекту

6.3.4.Триспрямована структура проекту

Висновки

Питання для самоперевірки знань

Література (3,5,24,42,52)

6.1. Мета і функції проектного планування

В управлінні проектами, планування вважається одною з перших функцій реалізації проекту. Успіх будь-якого проекту залежить від своєчасної і якісної розробки плану, який повинен бути всебічним, непереривним, розроблятися на всіх стадіях життєвого циклу проекту – на передпроектній, проектній, будівництві, експлуатації, з визначенням життєздатності.

Сутність планування проекту полягає в обґрунтуванні цілей і засобів, іх досягнення на основі виявлення ресурсів, визначення комплексу робіт, ефективних методів і засобів, необхідних для їх виконання, і встановлення взаємодії організацій учасників проекту.

Основна мета планування проекту – забезпечити виконання робіт і досягнення кінцевих результатів проекту. Планування передбачає визначення цілей і параметрів взаємодії робіт, розподіл ресурсів і прийняття інших організаційних технологічних і економічних рішень, що забезпечують досягнення поставлених у проекті цілей [3].

Розробка планів проекту охоплює всі сторони його побудови. Плануються всі необхідні параметри мети : час, потреба в матеріально – технічних і трудових ресурсах, устаткування та інше., із встановленням термінів виконання планових цілей при мінімальних витратах і необхідній якості.

Плани, що розробляються, об’єднуються в єдину комплексну систему і забезпечують збалансованість планових показників, як по видах прийнятих ресурсів, так і по термінам виконання планів.

Розроблені плани проекту повинні бути направлені на кінцеві його цілі- максимальне задоволення вимог споживача в одержанні якісної продукції та одержання інвестором необхідного прибутку. Таке орієнтування визначає новий напрямок функцій планування проектів. Сьогодні функції планування проектів припускають рішення наступних питань:

- якою повинна бути організаційна форма, функціональна структура проекту;

- як повинен реалізовуватися проект, щоб досягти і забезпечити намічені цілі при мінімальних витратах виробництва і ресурсів;

- в якому стані знаходиться проект в даний час в процесі реалізації, його слабкі і сильні сторони, його можливості в області фінансів, забезпечення ресурсами та ін.;

- яке зовнішнє оточення;

- що повинен робити менеджер проекту, його функції, функції членів команди (робочої групи), що забезпечують виконання поставлених цілей проекту та ін.

Як ми бачимо, планування в управлінні проектами займає провідне місце в процесі реалізації поставлених цілей проекту. Планування і управління тісно пов’язані між собою в здійсненні загальних функцій менеджменту проекту, а саме: виборі мети, визначенні ресурсів, організації виробничих процесів і праці, контролі виконання і коригування, мотивації і оплати праці команди.

6.2. Складові системи планування

Процес розробки планів охоплює всі стадії проектного циклу: розробку концепції проекту, вибір стратегічного рішення, щодо виконання проекту і розробка деталей проекту, укладання контрактів виконання робіт та ін. і представляє собою систему планів до яких відносяться наступні функції планування:

- на доінвестиційний стадії;

- на стадії розробки проектно-технологічної документації у складі проекту організації проекту;

- на стадії матеріалізації у складі проекту виробництва робіт.

Основні складові змісту плану реалізації проекту залежить від самого проекту, в тому числі від його типу, місця розташування і т.д. Так план з реалізації крупного промислового об’єкту включає наступні стадії:

- основні цілі проекту;

- фінансовий план проекту;

- план узгодження контрактів;

- функціональний план проекту;

- аналіз факторів виконання проекту.

1. Основні цілі проекту визначаються, виходячи з його концепції, а саме цілі учасників повинні бути викладені чітко і визначатися контрактами з ними.Не повинна ставитися така ціль - як досягнення високої якості при мінімальних витратах тому, що ці цілі не можуть бути поєднанні між собою.

2. Фінансовий план проекту визначає життєздатність проекту і є його розділом. В ньому закріпляються узгоджені оптимальні рівні (долі) інвестицій кожного інвестора і умови фінансування, що створює зацікавленість кожної сторони в зниженні витрат на приріст капіталу і мінімізує фінансовий ризик.

3. План узгодження контрактів складається в сумісній стратегії учасників проекту з допомогою якої взаємно ув’язуються їх виробничі цілі. Визначаються задачі кожного учасника та їх взаємозалежність. Так задачі субпідрядника взаємно ув’язуються з задачами постачальників та іншими учасниками, задачі субпідрядника ув’язуються з задачами генпідрядника, а генпідрядника з задачами замовника.

Кожен учасник розробляє план виконання контракту відповідно з поставленими задачами і основною ціллю реалізації проекту, визначають послідовність і строки, призначають відповідальних осіб за підготовку і узгодження контракту.

4. Функціональний план проекту визначає структуру кожного функціонального етапу робіт, строки їх виконання і особливості:

Функціональний план включає:

- генеральний календарний план (графік) проекту. Цим планом плануються строки початку і завершення робіт по функціональним комплексам, підкомплексам і т.д., визначаються строки початку випуску продукції, строки поставок матеріалів, устаткування, проектування будівництва і т.д.;

- календарний план (графік) робіт (короткостроковий) складається на окремі функціональні цільові етапи, з обліком вводу проекту (об’єкту) в експлуатацію. Кожен функціональний етап здійснюється в визначений проміжок часу.

Короткостроковий календарний план утримує перелік і об’єми робіт, строки їх виконання з визначенням відповідальних осіб за їх виконанням.

-функціональні плани робіт які представляють собою систему розробляємих заходів з конкретними технічними і управлінськими рішеннями, пов’язаними в тому числі з виконанням тих чи інших робіт. До таких особливостей відносяться:

а) По плану проектних робіт:

- лецензіор технологій;

- консультанти з питань технологій;

- вихідні дані для проектування;

- першочергові вимоги до проектно конструкторських робіт;

- пріоритети виконання робіт;

-потреба в персоналі;

-процедури затвердження розробок.

б) По плану матеріально-технічного забезпечення:

-постачальники матеріалів і устаткування;

-контроль за розходом будівельних матеріалів і устаткування.

в) По плану будівництва:

-вплив кліматичних умов;

-участь архітектора (автора проекту);

-тимчасові будинки і споруди, в тому числі житло для будівельників;

-наявність, можливість отримання і кваліфікація робочої сили;

-тривалість робочого тижня;

-потреба в машинах, механізмах, інструменті;

- організація робіт на будмайданчику та організація робіт субпідрядних організацій.

г) По плану контролю якості:

-загальні критерії якості (політика в області якості і створення системи);

- контроль якості поставляємого устаткування і матеріалів;

- перевірка розрахунків і робочих креслень;

- охорона устаткування і матеріалів на будмайданчику;

д) По плану здачі проекту (об’єкту ) в експлуатацію:

- підготовчі роботи;

- передексплуатаційний контроль;

- введення проекту в експлуатацію.

5. Аналіз факторів виконання проектів призначається для визначення недоліків в плануємих попередніх рішеннях і розробка заходів з ліквідації цих недоліків, які впливають на виконання проекту.

Сам процес проходить в наступному порядку:

- ідентифікація і аналіз факторів, які впливають на реалізацію проекту;

- розробка заходів з ліквідації негативного впливу факторів на поставлену ціль;

- розробка календарного графіку виконання заходів;

- призначення відповідальних компетентних осіб, здатних виконати розроблені графіки;

- впровадження розроблених заходів в реалізуємий проект [5].