Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
Konspekt_ORM_2008.doc
Скачиваний:
184
Добавлен:
21.02.2016
Размер:
1.73 Mб
Скачать

3. Особенности проведения совещаний разных видов

Инструктивное совещание. ее цель – передавание участникам совещания указаний и распоряжений, их разъяснения, и детализация относительно конкретных условий работы, установления методов и сроков выполнения указаний, определения заданий подразделов и исполнителей.

Проводить инструктивное совещание целесообразно, если предложена вниманию собравшихся информация многоаспектная, предусматривает неоднозначные способы действий, отличается неординарностью. Такое совещание необходимо, если информацию нельзя довести до исполнителей в письменном виде.

Следует помнить, что передавание информации в письменном виде сокращает расходы времени на ее восприятие, снижает достоверность неправильного понимания, дает возможность сосредоточиться на отдельных вопросах, понять формулировку, сроки, определения.

Оперативное совещание отличается от других такими моментами:

  • проводится регулярно (постоянное место и время проведения) для обсуждения текущих дел с постоянным кругом участников;

  • доклады за схемой «что не сделано – какая помощь нужна»;

  • могут проводиться стоя;

  • критика и оправдание недопустимые;

  • отсутствие предварительно подготовленной повестки дня;

  • относительная непродолжительность (20-30 мин.|).

Основное задание такого совещания – получение информации «снизу» о состоянии дел. За мерой ее поступления и обсуждения руководитель принимает оперативные решения непосредственно на совещании. По большей части такие совещания касаются перераспределения ресурсов, согласования действий, выбора приоритетов и решения других вопросов хозяйственной деятельности предприятия.

Решения, которые принимают на оперативном совещании, коротко протоколируют. Как правило, для этого используют специальный журнал. При этом фиксируют не выступления и полемику, а только принятые руководителем решения с целью их контроля и однозначного толкования. Целесообразно оперативное совещание начинать с короткого отчета (информации) о состоянии дел, итога прошлого периода (дня, недели), выполнения решений предыдущего совещания, трудностей, которые возникли.

На оперативном совещании руководитель может предложить выступить кому-либо из собравшихся, требовать подробной информации, обязать действовать немедленно и только предложенным путем, заменить исполнителя, прервать того, кто выступает, но др.

Проведение оперативных совещаний в каждом предприятии отличается свойственным руководителю стилем. Общими должны быть такие моменты:

  • сжатость выступлений, как правило, 1-2 мин.|;

  • четкие вопросы и исчерпывающие ответы;

  • согласование вопросов, которые возникают непосредственно на совещании;

  • суровая персонификация ответственности;

  • определение четких параметров, предполагаемых результатов, дат;

  • недопустимость подмены результатов отчетом о выполненной работе («мы провели совещание», «написали», «сообщили», «отправили в командировку» но др.).

Практически выработано несколько специальных методов эффективного проведения совещаний. В основу каждое из них положено творческое начало и коллективное участие в решении проблемы. При этом руководитель не только использует знание, опыт, творческий потенциал подчиненных, но и заручается их поддержкой в проведении разработанных мероприятий, информирует о своих решениях.

Техника проведения совещания методом «мозговой атаки» заключается в таком:

1. ее посвящают только одной проблеме, как правило, важной.

2. Участники совещания (не больше 10-12 чел.) уточняют формулировку проблемы, после чего ее фиксируют на доске или плакате.

Приглашают, во-первых, лица, заинтересованные в решении проблемы, а во-вторых, работников, которые отличаются высоким интеллектом, самостоятельностью и независимостью суждений, знанием предмета дискуссии.

3. Каждый участник совещания высказывается только по указанной проблеме, основой каждого выступления является конструктивное предложение.

Допускается вносить любые предложения, вплоть до парадоксальных. Предложения могут формулироваться интуитивно. Желательно, чтобы предложений было как можно больше. Участник совещания, которое не имеет предложений из решения проблемы, заявляет об этом и слова не берет.

При формулировке своих предложений автор избегает ссылок, объяснений, доведения. Аргументация подается только по требованию председателя. Критика внесенных предложений запрещена.

4. При уточнении предмета обсуждения председатель отвечает на вопрос, дает необходимые объяснения и справки.

5. Все предложения систематизируют, исходя из следующих критериев, как стоимость, оригинальность но др. Потом их в сокращенном виде фиксируют на доске в виде пунктов проекта решения.

6. Пункты, из которых достигнуто общего согласия, фиксируют в протоколе заседания, который подписывают все участники.

7. Пункты, из которых согласия не достигнуто, фиксируют для их последующей доработки и обсуждения.

Описанный метод нельзя признать универсальным. Однако пользоваться им целесообразно в ситуацииях, когда решение не может быть принято на основе мнения большинства, когда нужны компромисс и согласование интересов. Кроме того, в процессе двух или три обсуждений появляется возможность относительно объективно оценить способности каждого участника и сделать вывод о целесообразности его последующего участия в подобных совещаниях.

«Совещание без совещания» проводится в три этапа:

1, Руководитель формулирует в письменном виде проблему, которая требует коллективного решения.

2. Подбираются необходимые данные и исходные материалы для решения проблемы, а также складывается список лиц, которые могут принять участие в поиске оптимальных решений, им высылают бланки с письменной формулировкой проблемы и указанием местонахождения материалов для ее возможного решения.

3. Каждый из участников должен произвести свою точку зрения и в письменном виде изложить ее на том же бланке. Один из участников обсуждения, назначенный руководителем, собирает заполненные бланки, знакомится с их содержанием, разговаривает с каждым участником, уточняя предложения и принимает окончательное решение относительно решения проблемы. В решении сложных вопросов принимает участие руководитель.

Телеконференции предусматривают сочетание возможностей телефона, телевидения и вычислительной техники. Они дают возможность ее участникам, не отрываясь от своих рабочих мест, общаться, обсуждать поставленные согласно повестке дня вопроса, дискутировать.

Телеконференции (в сравнении с традиционной техникой проведения конференций) имеют такие преимущества:

1. Экономия средств, связанная с тем, что руководитель или специалист не оставляет свое рабочее место, а предприятие высвобождается от транспортных и других расходов, связанных с командировками.

2. Высокая оперативность организации телеконференции. Нет потребности согласовывать с участниками удобное для них место и время, учитывать ограничения, связанные с расписанием движения транспорта, возможностями размещения в гостиницах, наличием соответствующего помещения но др. Обсуждение проблемы может быть организовано практически немедленно после ее возникновения.

3. В телеконференции может принимать участие большее количество работников, чем в обычной конференции. Одно условие – оснастка заинтересованных предприятий аппаратурой для проведения телеконференций.

4. Каждый участник конференции может использовать любые материалы – графику, диаграммы, схемы, плакать, тексты но др. Графические данные могут одновременно появляться на телеэкранах, в случае потребности в них можно вносить исправление и дополнение. При этом те или другие ситуации могут повторяться, а в ходе обсуждения выполняться необходимые расчеты; если есть связь с разными базами данных, то участники телеконференции могут оперативно использовать любую справочную информацию.

Телеконференции проводят в оборудованном большом экранном для теле зале, где размещается телевизионная и акустическая аппаратура.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]