Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
Konspekt_ORM_2008.doc
Скачиваний:
184
Добавлен:
21.02.2016
Размер:
1.73 Mб
Скачать

2. Системы документации в управлении. Процессы документирования

Документационное обеспечение – это комплекс документов, которые необходимы для нормального функционирования предприятия.

Документирование – это процесс создания документов.

Документация – это совокупность однородных за функциональным назначением и взаимоувязанных документов.

В торговых предприятиях используют такие виды документации:

1) нормативно техническая - комплексы международных стандартов, например Единственная система конструкторской документации (ЕСКД), Унифицированная А система документации (УСД);

2) проектная :– документы, которые используют при проектировании предприятия – строительные нормы и правила, нормы технологического проектирования и др.;

3) конструкторская (техническая) в виде графических (чертежи, схемы) и текстовых (технические задания, условия, паспорта, правила эксплуатации торгово-технологического оборудования) документов;

4) производственная (технологическая) – технологические карты, схемы, сборники рецептов кушаний и кулинарных изделий.

Информация об основной деятельности торговых предприятий содержится в организационно предписывающей документации, которую используют для оформления предписывающий-исполнительной деятельности аппарата управления.

Этот вид документации предусматривает организационные документы (уставы, положения, правила, инструкции), предписывающие (приказы, распоряжения) и справочно информационные документы (письма, справки, отчеты, сведения, и тому подобное). Кроме того, в предприятиях создают специальные виды документации, которые отображают специфические функции управления, например кадровую, бухгалтерскую но др.

Для оформления организационно предписывающих документов используют специальные бланки.

Бланк – это стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией и местом для переменной информации.

Большинство организационно предписывающих документов оформляют на бланках.

На чистых листах бумаги можно составлять второстепенные документы, которые не выходят за пределы предприятия.

Применение бланков убыстряет фиксирование и восприятие информации, сокращает трудоемкость работ из документирования, создает условия для использования технических средств обработки документов, повышает культуру работы с ними.

На каждом предприятии или в учреждении используют два вида бланков – для писем и общий бланк для оформления других видов организационно предписывающих документов.

При составлении и оформлении документов используют реквизиты.

Реквизит – элемент официального документа, например, дата, адресат, индекс, подпись но др. Совокупность размещенных в установленной последовательности реквизитов документа называется его формуляром.

К реквизитам документа принадлежат:

  • Государственный герб Украины;

  • эмблема предприятия;

  • изображение наград;

  • код предприятия, учреждения;

  • код документа;

  • название министерства или ведомства;

  • название предприятия;

  • название структурного подразделения;

  • индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номера телетайпа

  • (абонентского телеграфа), факсу, телефону, счету, в банке;

  • название вида документа;

  • дата;

  • индекс;

  • ссылка на индекс и дату документа, который поступает; место составления или издания;

  • гриф ограничения доступа к документу;

  • адресат;

  • гриф утверждения;

  • резолюция;

  • заглавие к тексту;

  • обозначение о контроле;

  • текст;

  • обозначение о наличии дополнения;

  • подпись;

  • гриф согласования;

  • визы;

  • печать;

  • обозначение о заверении копий;

  • фамилия исполнителя и номер его телефона;

  • обозначение о выполнении документа и направлении его в дело;

  • обозначение о перенесении данных на машинный носитель;

  • обозначение о поступлении.

Следует различать понятие «реквизиты документа» и «реквизиты предприятия». Реквизиты предприятия – данные об авторе документа, его адрес, телефон но др., отображенные на бланке документа. Не все реквизиты предприятия могут быть отображены на бланке.

Часть реквизитов (постоянные) наносят на бланки при их изготовлении (Государственный герб Украины, эмблема, названия министерства, ведомства, предприятия). Переменные реквизиты (адрес, индекс, дата, текст, подпись, но др.) записывают в бланк в процессе его заполнения, то есть при составлении и оформлении документу.

Бланки, характерным признаком которых является дополнительный реквизит «название должности», используют в предприятиях при оформлении писем, указаний, служебных записок и других документов, которые подписывает лицо, должность которого отвечает реквизиту.

Состав и размещение реквизитов на должностном бланке должны отвечать составлю и размещению реквизитов на бланке для писем. Реквизит «название должности» размещают ниже от реквизита «название предприятия».

Как правило, печатным способом документы готовят специальные технические работники, которые руководствуются соответствующими правилами и рекомендациями. Рассмотрим правила оформления реквизитов, которые наносят на документы, изготовленные непосредственно руководителем рукописным или печатным способом, с помощью компьютера.

Код формы документа за Классификатором управленческой документации (КУД) проставляют на основе раздела этого классификатора «Унифицирована система организационно предписывающей документации» (класс 0200000), где приведены названия форм документов, которые используются при решении ряда управленческих заданий, и их кодов. Исходя из этого раздела составлено классификатор унифицированных форм организационно предписывающих документов, согласно которому кодируют название формы конкретного документа.

Структура кода формы организационно предписывающего документа состоит из кодов системы (два знака), подсистемы (один знак), управленческого задания, для решения которого создается документ (один знак), а также кода формы документа, который составляет. кода названия документа (два знака) и порядкового номера формы в пределах конкретного названия документа (один знак). Код состоит из восьми знаков, из которых семь помечают код формы документа, а восьмой – защитный, и проставляют его на основе специальной методики.

Например, в кодовом поле документа проставлен код 028311 IX:

02 – код системы документации (организационно предписывающая документация);

8 – код подсистемы документации (документация из оценки трудовой деятельности);

3 – код управленческого задания (оформление поощрений);

11 – код названия документа (приказ);

И – порядковый номер формы (возведен приказ) в пределах одного названия документа

(приказ);

X – вместо этого знака проставляют защитный код.

Код предприятия за Классификатором предприятий и организаций (КПО) является постоянным реквизитом и чаще всего его ставят на бланке при его изготовлении, однако, в виде исключения, его можно ставить на бланке и при составлении документа.

Название вида документа должно отвечать названиям, установленным действующими нормативными актами. Этот реквизит помечают только на общем бланке.

Распространенной ошибкой при оформлении отмеченного реквизита является применение разных словосочетаний, например, «Приказ по министерству», «Приказ министерства», «Приказ министра», «Распоряжения заместителя директора, из производства» но др. На месте бланку, который предусмотрен стандартом, следует отмечать в именительном падеже название вида документа (приказ, распоряжение, указание) независимо от того, кто его подписал, – руководитель или другое уполномоченное должностное лицо. Название вида документа должно отвечать действующему классификатору управленческих документов. Название должности указывают в соответствии с реквизитом «подпись».

Дата – один из обязательных реквизитов, которые обеспечивают юридическую силу документа. Датой приказа, письма, справки, докладной или объяснительной записки, заявления, указания, распоряжения, является дата их подписания; постановления и решения – дата принятия их коллегиальным органом; уставу, отчету, инструкции, плану, – дата утверждения; акту, протоколу, – дата зафиксированного в нем события, которое, как правило, совпадает с датой составления настоящих документов.

Все дать в документе оформляют цифровым способом, в том числе в тексте, резолюции, грифах согласования и утверждения, визах, обозначениях о поступлении, засвидетельствовании копий, но др.

Элементы дать помечают арабскими цифрами на одной строке в такой последовательности: день, месяц, год (05.01.2007). Допускается при оформлении дать сначала отмечать год, потом месяц и день месяца (2007.01.07). Дату проставляет лицо, которое подписывает (утверждает) или регистрирует документ.

Ссылка на индекс и дату входного документа используется на бланках для писем и состоит из постоянной части «на №__от__», что включает номер и дату, отмеченные в документе, на которых дают ответ.

Если исходное письмо является ответом на ряд писем одного предприятия, необходимо ссылаться на всех их номера и дать.

Если одно исходное письмо является ответом на письма разных предприятий, то ссылка на их номера и дать размещают друг под другом в последовательности, в которой в реквизите «адресат» отмечены названия этих предприятий.

Гриф «Ограничения доступа к документу» оформляют согласно соответствующему специальному положению и размещают выше от реквизитов «адресат» или «гриф утверждения» на месте, предусмотренному формуляром-образцом.

Адресатом документа может быть предприятие, его структурное подразделение, конкретное должностное или частное лицо.

Как правило, документ адресуют предприятию или в его структурное подразделение без указания должностей и фамилий, например:

Министерство связи Украины Планово-экономическое управление или Завод «Маяк»

Во внутриведомственной переписке при условии наличия постоянных корреспондентов отмечают структурные подразделения, должность и фамилию должностного лица, например."

Завод «Маяк» Технический отдел Начальнику бюро нормативов Сидорову О. С.

Названия предприятия и подраздела отмечают в именительном падеже, должность и фамилию – в дательном.

Если документ адресуют руководителю предприятия или его заместителю, то название предприятия входит в состав названия должности адресату, например:

Директору завода «Маяк» Петренко В. Д.

В ряде случаев допускается обобщенное название адресата:

Директорам школ

заведующим детскими садиками.

В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес, ее элементы отмечают согласно почтовым правилам.

Адрес не указывают на документах, которые направляют в правительственные учреждения, областные и центральные органы государственной власти, а также постоянным корреспондентам или учреждениям своего ведомства.

Несколько адресов на документе указывают с целью информирования каждого получателя об учреждениях и лицах, которым одновременно направляют настоящий документ. Документ должен содержать не более как четырех адресатов. Если его направляют более чем за четырьмя адресами, на каждом указывают только одного адресата и составляют список рассылки. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатом не пишут.

При оформлении реквизита «адресат» можно использовать общепринятые сокращения названий должностей руководителей (зам., зав.), а также названий организаций (НИИ «Укргаз» но др.).

Гриф утверждения. Утверждение документа свидетельствует о распространении его действия на определен круг предприятий, должностных лиц и граждан.

Документ утверждается оформлением реквизита «гриф утверждения», который содержит такие элементы; слово «УТВЕРЖДАЮ», название должности лица, которое утверждает документ (включая название предприятия, если оно не входит в состав реквизитов бланку), личную подпись и ее расшифровывание, дату:

УТВЕРЖДАЮ

Директор завода Подпись В. Д. Петренко 26.03.2007

Если документ утверждается приказом, постановлением или другим предписывающим актом, используется другая форма грифу:

УТВЕРЖДЕНО

Приказ Министерства культуры Украины

26.06.2007

Если документ создан вместе несколькими предприятиями (то есть оформлено не на бланке), название предприятий включают в название должностей лиц, которые утверждали его.

Дополнение и исправление в утвержденный документ можно вносить только с разрешения лица, которое его утверждало.

Резолюция отображает результат рассмотрения документа руководителем, содержит указания относительно его выполнения.

По большей части документ имеет одну резолюцию. Последующие резолюции нужны, если детализируют порядок выполнения документа или уточняют его исполнителя.

Исполнителями в резолюции отмечают не структурные подразделения, а должностные лица, которые, как правило, непосредственно подчиненные ее автору. Ответственным за выполнение является лицо, отмеченное первой. Перечень других лиц (соисполнителей) свидетельствует о требовании руководителя вовлечь их в выполнение документа.

Как правило, в резолюции указывают решения руководителя относительно сути вопросов, которые рассматриваются в документе, и пути осуществления этого решения. Если такого указания нет, то это значит, что принять решение должен исполнитель. Резолюции типа «Прошу выполнить», «К выполнению», «Прошу рассмотреть» не несут в себе новую информацию и использовать их нецелесообразно.

Срок выполнения документа отмечают в резолюции тогда, когда решением руководителя изменяется срок, установленный инструкцией из делопроизводства или другим документом, или если в предприятии такие сроки не определенно.

Резолюции пишут в правом верхнем кутье с лицевой стороны первого листа документу. Если на этом месте есть другой реквизит (например, адресат), резолюцию размещают на любой другой свободной площади с лицевой стороны первого листа документу, кроме левого поля. Иногда резолюцию размещают не на документе, а на прикрепленном к нему листе – поручении. Однако это нежелательно, поскольку лист может отделиться от документа или потеряться, резолюция может быть заменена или исправлена, что снижает ответственность ее автора и создает трудности для исполнителя. Использование таких листов также усложняет формирование дел.

Инициалы в резолюции отмечают после фамилии. Допускается отделять черточкой подпись руководителя и дату от фамилий исполнителей и действий, которые следует выполнить.

Заглавие к тексту. К началу выполнения документа с его содержанием знакомятся заведующий канцелярией, референт, регистратор, иногда руководитель. Каждый из них не всегда должен читать документ полностью, часто достаточно выяснить, о чем идет речь, что и дает возможность сделать заглавие.

Заглавие составляют к тексту документа, который оформляют на бланке или на листе бумаги формата А4 независимо от вида и его назначения.

Он должен быть лаконичным и точным, с необходимой полнотой раскрывать содержание документа. Заглавие начинается из указания управленческого действия, потом называют объект, на который его направляют. Используется конструкция с предлогом «о» и отглагольным существительным. Например, «Об организации семинара программистов в институте математики», «Об изменении порядка оплаты труда служащих».

Заглавия к тексту таких документов, как инструкция, штатное расписание, протокол, правила, устав, согласовывают в падеже с названием вида документа. Например:

Название вида документа

Акт

Должностная

Правила

Протокол

Устав

Заглавие к тексту проверки санитарного состояния инструкция экономиста внутреннего трудового распорядка заседания технического совета института

В заглавии допускаются сокращения слов и словосочетаний, которые отвечают правилам орфографии и пунктуации, требованиям государственных стандартов и классификаторов.

Текст включает основную содержательную часть документа и есть его важнейшим элементом. Он должен быть логическим, четким, информационно вместительным, убедительным и аргументированным, а аргументация и выводы – объективными.

Сократить время на подготовку документов, быстро и однозначно воспринимать текст, сделать его пригодным для машинной обработки дает возможность унификация текстов – установление единственной формы языкового выражения, которая точнее всего передает содержание управленческих ситуаций или действий, которые регулярно повторяются.

Логическому и оперативному восприятию текста документа способствует его рациональная структура. Структура текста документа – последовательное размещение составных частей, которые раскрывают содержание документа в соответствии с его функциональным назначением.

Текст может состоять из одной, двух и больше частей. По большей части его целесообразно делить на две части. В первой выкладывают цель, задание, причины создания документа, освещают факты, описывают ситуации, отмечают названия и дать инструкций, нормативов, правил, фамилии лиц и другую информацию, которая аргументирует авторскую оценку явления и потребность принятия решения или выполнения действия. Вторая часть может содержать выводы, предложения, просьбы, рекомендации, решения, распоряжения, приказы, но др. Текст документу может состоять из одной части (приказ без преамбулы, письмо-просьба без объяснений но др.).

Если основанием для создания документа являются другие документы, то на них должна быть ссылка в тексте или делается примечание с указанием названия вида (в именительном падеже), дать и номера, заглавия к тексту документа, на который ссылаются, например: основание – приказ Министерства связи Украины от 27.04.2007 № 58 «О разработке автоматизированной системы контроля выполнения». Аналогично оформляют ссылку в тексте документа.

Текст можно разделить на составные части за исполнителями, характером действия, сроками но др. Например:

ПРИКАЗЫВАЮ:

начальнику производственно-технического отдела О. О. Сидорчуку установить с 05.06.2007 ежесуточно контроль за монтажом крану на строительной площадке № 3;

начальнику отдела кадров В. Г. Карпенко:

организовать до 25.07.2007 переподготовку 20 слесарей за специальностью «электрослесарь»;

начальнику отдела организации труда и заработной платы О. С. Нечипоренко:

подготовить до 18.08.2007 введения аккордной оплаты труда для монтажа оборудования холодильного цеха.

или

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. К 25.04.2007:

начальнику стройучастка Г. С. Линченку завершить ремонт здания цеха № 5; начальнику техотдела М. И. Ряденко подготовить проект реконструкции помещения заводской лаборатории.

2. К 06.05.2007:

начальнику отдела кадров К. С. Божку организовать учебу рабочих, которые прибывают на завод.

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Назначить Петренко Александра Васильевича, мастера цеха № 3, старшим мастером цеха № 6 из 04.05.2007;

Рябенко Петра Ивановича, старшего бухгалтера подсобного производства, главным бухгалтером этого производства с 10.05.2007.

2. Освободить от должности:

Григоренко Алексея Михайловича, заместителя начальника планового отдела, с 10 мая в 2007 г. в связи с выходом на пенсию;

Смоленко Андрея Григорьевича, начальника цеха № 2, с 12 мая в 2007 г. в связи с изменением местожительства.

Независимо от количества частей текст целесообразно делить на абзацы. Каждый из них должен выражать законченную мысль.

Тексты сложных документов (справки, положения, уставы, правила, отчеты, доклады, обзоры, но др.) распределяют на разделы, подразделы, пункты, подпункты. Разделы текста должны иметь заглавия, которые размешивают из левой части и отделяют от текста двумя-тремя междустрочными интервалами. Разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруют арабскими цифрами и разделяют точками, например, обозначения 2.12.4 значит: раздел 2, подраздел 12, пункт 4.

Такая нумерация дает возможность:

  • четко распределить текст документа на составные части;

  • упростить технику работы над объемным текстом: в случае отмены или дополнения одного или нескольких пунктов нумерация других изменяется только в пределах соответствующих разделов;

  • ускорить подготовку текста документа тогда, когда этим занимаются несколько исполнителей, которые работают независимо друг от друга;

  • ссылаться при ответе на конкретные пункты, экономя тем самым время адресанта на составление документа и адресата во время работы с ним;

  • создать предпосылки для выборочного копирования информации и считывания ее. Текст документа должен быть коротким, четким, точным, а тон и стиль – нейтральными. Этому способствуют правильное использование слов и сроков, рациональное построение словосочетаний и предложений. Следует использовать как можно более короткие фразы, избегать произвольных сокращений.

В документе целесообразно:

  • рассматривать минимум вопросов (как правило, одно);

  • в случае потребности обращаться к одному адресату из двух и больше вопросов;

  • сдерживать логическую последовательность в изложении текста, подчеркивая причинно-следственные связки между его частями;

  • конкретизировать необходимые положения, не перегружая текст подробностями;

  • избегать собственных оценок явлений и собственного мотивирования принятых решений;

  • распределять текст на части и нумеровать их;

  • использовать форму изложения от третьего лица единственного числа («объединение не отрицает») или от первого лица множественного числа («просим», «направляем», «не отрицаем»). Заявления, докладные и объяснительные записки, в ряде случаев доклады и выводы, пишут от первого лица единственного числа («прошу направить», «считаю целесообразным, «считаю необходимым обратить внимание»).

В предписывающих документах, которые выдают на основе единоначалия (приказах, указаниях, распоряжениях), также используют форму изложения текста от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В предписывающих документах, которые принимают коллегиальные органы управления (постановлениях, решениях), текст выкладывают от третьего лица единственного числа («совет решил»).

В тексте документа слова следует употреблять в значении, которое они имеют в литературном языке, не допуская многозначительность их толкования. Нельзя использовать диалектные, жаргонные, разговорные, обветшалые слова и обороты. Желательно не использовать неологизмы и профессионализме.

Не следует употреблять сроки, которые нуждаются в объяснении своего значения и дополнительном толковании. Если срок имеет несколько значений, то из текста должно быть понятно, в котором из них он употребляется в настоящем документе.

Сокращение слов в документах, особенно в межведомственной переписке, должны отвечать действующим правилам орфографии и пунктуации, требованиям государственных стандартов и сокращениям, принятым в классификаторах технико-экономической информации.

Слова иностранного происхождения используют только тогда, когда они не имеют соответствующего эквиваленту украинским языком или снискали международное признание.

При построении текстов документов рекомендуется:

  • использовать сжатые синтаксические конструкции;

  • применять во всех возможных случаях простые предложения;

  • если под логическим ударением находится объект действия, использовать прямой порядок слов в предложении (подлежащее предшествует сказуемому; слову определения, что его определяет; вставные слова размещают в начале фразы). Например: «Конструкторское бюро и опытный завод не отрицают против перенесения срока испытаний на второй квартал 2007 p.;

  • использовать обратный порядок слов в предложении тогда, когда логическое ударение падает на действие или субъект действия. Например: «Отрицают против перенесения срока испытаний институт, конструкторское бюро и опытный завод».

Текст документа может иметь вид текста, трафарета, таблицы, анкеты или их сочетания. Большинство документов оформляют в виде текста.

Трафаретный текст должен быть в виде предложений или частей предложений, вынесенных на бланк (постоянная информация) и пропусков, которые заполняют переменной информацией, которая характеризует конкретную ситуацию.

Трафаретизации подлежат тексты приказов, справок, писем, актов, заявлений, положений, представления и других документов. В первую очередь целесообразно трафаретизировать тексты тех документов, которые чаще всего используют в управленческой деятельности.

В разных предприятиях можно трафаретизировать 30-40 % создаваемой документации. Трафаретные тексты вводят в действие приказом руководителя предприятия или включают в инструкцию из делопроизводства. Они используются на предприятиях, в сфере материально-технического обеспечения при переписке, оформлении справок, договоров, но др.

В таблице постоянную (неизменяемую) часть информации подают в виде названия показателей, размещенных в соответствующих графах; переменную информацию (конкретные сведения) записывают в графу согласно ее назначению.

Текст унифицированного организационно предписывающего документа в виде таблицы должен содержать по большей части количественную характеристику ряда объектов за набором признаков и иметь два уровни розчленение: вертикальный (графы) и горизонтальный (строки).

Таблицы нумеруют арабскими цифрами. Если документ содержит таблицу, ее не нумеруют и слово «таблица» не пишут.

В форме таблицы может быть изложен весь текст или его часть. Например, в приказе в форме таблицы может быть предписывающая часть, в акте – заключительная, в докладной записке – констатирующая.

Анкета – форма представления унифицированного текста, где характеризуют один объект за определенными признаками. Постоянную информацию подают в виде названия показателей, признаков, а переменную, как правило, – в форме однозначных ответов. Типичным примером анкетного метода унификации текста является анкета из учета кадров.

Тексты документов, которые составляют от имени руководителя, как правило, готовят подчиненные. Однако конфиденциальные и особенно важны документы, доклады и некоторые другие документы, руководитель по большей части составляет сам.

В зависимости от способа изложения материала в таких документах выделяют три вида текстов:

1) рассказ (содержит описание фактов, явлений, событий, в хронологической последовательности, в которой они происходили).

Как правило, в этом случае выделяют наиболее существенные из них, подчеркивают важнейшие детали, факты, обстоятельства. В изложении должна быть выдержана связь событий, которые происходили одна за другой. При их перечне не следует делать пропуски, которые перерывают хронологическую последовательность. Например, в автобиографии, объяснительной записке, справке и других документах, где принят хронологический порядок изложения, нарушения хронологической последовательности, допускается лишь тогда, когда необходимо подчеркнуть логическую связь разъединенных во времени событий.

2) описание (рядом с общей характеристикой факта, явления, объекта, перечисляют их признаки, свойства, особенности, характерные черты).

Важно среди множества всех свойств и признаков выделить важнейшие, определяющие. Именно их отмечают в первую очередь, которая дает возможность читателю быстрее представить себе явление или объект, о котором идет речь.

Необходимо при этом сделать правильное логическое ударение с учетом интересов конкретного читателя.

3) рассуждение (используется для изложения текста документа в случае потребности доказательства, обоснования тех или других положений или тезисов).

Последовательность изложения в таких случаях определяется формой и содержанием доказательств согласно законам логического мышления.

Как правило, используется один из двух типов доказательств – индуктивный или дедуктивный. Первый предусматривает, что общий вывод построен на основе отдельных ссылок, то есть мысль двигается от частичного к общему. Суть второго заключается в том, что на основе известных общих положений делают выводы, которые касаются того или другого объекта.

Используя правила дедукции, анализируют доверие к ссылкам (общих положений) и выводам из них (отдельных утверждений). Если ссылки дедукции настоящие, то настоящие и ее последствия.

При составлении текста документа следует использовать основные законы логического мышления – тождественности, противоречий, исключенного третьего, достаточного основания.

Закон тождественности устанавливает, что в пределах одной теории, одной системы понятий, одного доказательства, предмет, о котором идет речь, остается неизменным. Согласно этому предмет суждения однозначно определен и в процессе рассуждения (диалогу) это определение не изменяется. Одно из последствий закона тождественности заключается в том, что все сроки, формулировки, понятия, определения трактуются всеми участниками (автором документу и корреспондентом) однозначно, из них вложено одинаковое содержание. Невыполнение этого условия делает обсуждение бессодержательным.

Формулировка, сроки, условия, которые понимают по-разному, неумение рассуждать в рамках принятой системы понятий приводят к такой логической ошибке, как подмена тезиса. Рассуждая об одном, автор незаметно для себя или сознательно начинает говорить (писать) о другом.

Закон противоречий утверждает, что два суждения о предмете, из которых одно утверждает что-нибудь, а второе отрицает это, не могут быть одновременно истинными.

Закон исключенного третьего утверждает, что при наличии двух противоречивых суждений одно из них истинное, а второе – неверное. Не может быть третьего суждения, которое будет относительно этого истинным. Действие данного закона наглядно оказывается в таких ситуациях:

  • когда о группе объектов высказывается рассуждение, которое утверждает что-нибудь относительно каждого из них,

  • а второе суждение то же отрицает относительно одного или нескольких объектов.

Например: «Все товароведы коммерческого отдела имеют высшее образование.

Товаровед Петрова имеет среднее образование». Очевидно, что если истинное первое суждение, то неверное второе, и наоборот; когда есть два суждения, которые взаимоисключают друг друга, то нужно обнаружить истинное и неверное, а не пытаться найти третье, которое может быть якобы истинным. Закон достаточного основания требует для признания истинности суждения об объекте достаточных для этого оснований. Каждое положение нуждается в доказательствах. Недоказанные суждения не являются истинными, как бы правдоподобно они не звучали. Суждения должны быть обоснованными, последовательными, связанными между собой внутренней логикой явления.

Правила полемики, в том числе письменной, предусматривают, что рассуждение, суждение, должен аргументировать тот, кто их выражает. Оппонент, который отрицает, берет на себя те же труды, то есть должен найти достаточные основания для того, чтобы довести ошибочность аргументов противника.

Различают три вида приложений к документам:

  • к предписывающим, которые утверждены или введены ими в действие;

  • те, которые разъясняют или дополняют основной документ;

  • те, которые направляют с сопроводительным письмом, и являются самостоятельными.

На приложениях к предписывающему документу в верхнем правом углу первого листа дополнения делают обозначение с указанием названия основного документу, его дать и номера, например:

Приложение к приказу от 25.03.2007 № 52.

Если дополнений несколько, их нумеруют (Дополнение 1, Дополнение 2 но др.).

В случае большого количества дополнений на них составляют отдельное описание, а в самом документе после текста отмечают:

Дополнение: согласно описанию на 10 лист. Обозначение о наличии дополнения может содержать дополнительные учетные данные.

Подпись. Формой выражения законности и юридической силы документу есть его удостоверение, то есть заполнение реквизита «подпись».

Управленческий документ подписывает и утверждает руководитель предприятия или должностное лицо, которое его замещает, в соответствии с его компетенцией, установленной правовыми актами (устав или положение о структурном подразделении, должностная инструкция, приказ о распределении обязанностей но др.).

В предприятиях, которые действуют на основе единоначалия, документы подписывает одно должностное лицо – руководитель предприятия (его заместитель), или руководитель структурного подразделения.

Порядок подписания документов устанавливают приказом руководителя предприятия, инструкцией из делопроизводства или стандартом предприятия.

Два или больше подписей ставят тогда, когда за содержание документу отвечают несколько должностных лиц. Документы, которые являются основанием для принятия и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей, а также те, которые изменяют кредитные и расчетные обязательства с другими предприятиями, подписывает руководитель предприятия и главный бухгалтер (бухгалтер), а общие документы нескольких предприятий – руководители всех предприятий.

Документы, которые составляет комиссия, подписывают все члены комиссии; решение (постановления, протоколы) коллегиальных органов – председатель и секретарь.

Распоряжения, которые выдает руководитель коллегиального органа на основе единоначалия, имеют одну подпись.

Право подписи предписывающих документов в форме указаний или распоряжений может предоставляться заместителю руководителя, руководителям структурных подразделений. Документы, которые утверждаются, (инструкции, положения, уставы, но др.) подписывает должностное лицо, какая ответственная за их подготовку и составление.

Доклады, докладные записки, справки и другие документы информационного, справочного или аналитического характера, может подписывать исполнитель, если затронутые в них вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции, установленных должностной инструкцией.

Документы, которые направляют в вышестоящие организации, редакции газет и журналов, а также предписывающие и другие важны документы, подписывает руководитель предприятия или его заместитель. К ним принадлежат планы, отчетность, приказы, некоторые виды договоров и актов, инструкции, а также правила, указания, рекомендации и другие документы, которые имеют одинаковое с инструкцией юридическое содержание. В связи со значительными объемами документов, которые циркулируют в сфере управления, и невозможностью принятия руководителем предприятия эффективного решения, по любому вопросу в сжатые сроки, полномочия руководителей децентрализуют, то есть часть их прав и обязанностей передают подчиненным лицам. От имени предприятия некоторые документы в пределах своей компетенции могут подписывать руководители структурных подразделений и ответственные исполнители.

Если должностное лицо, подпись которого предусмотрена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает лицо, которое исполняет ее обязанности, или его заместитель. При этом обязательно отмечают фактическую должность лица, которое подписало документ, и ее фамилию (исправление можно делать печатным способом или чернилами, например: «В.о.», «Заст.»). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлять косую черточку перед названием должности.

В состав реквизита «подпись» входят название должности лица, которое подписывает документ, ее личная подпись и ее расшифровывание.

Если документ подписан работником предприятия, где введены персональные звания и ранги, их включают в состав реквизита.

В реквизитах «подпись», «гриф утверждения» и «гриф согласования», следует отмечать фактическую должность, инициалы и фамилию лица, которое подписало, утверждало или согласовало документ.

Расшифровывания подписи в дужки не берут.

В предписывающих документах расшифровывания подписи, в виде исключения, может содержать один инициал и фамилию лица, которое подписало документ.

В случае подписания документу членами комиссий отмечают не их должности, а обязанности, в комиссии.

Подписи членов комиссии размещают в алфавитном порядке.

Подписи нескольких должностных лиц на документе размещают друг под другом в последовательности, которая отвечает должностям, какие они занимают.

Если документ подписывают несколько лиц, которые занимают одинаковые должности, их подписи печатают на одном уровне с указанием дать каждой подписи.

Если документ оформляют не на бланке, реквизиты «название министерства или ведомства», «название предприятия», «название структурного подразделения» включают в название должности в реквизите «подпись».

Если документ оформляют на бланке, название предприятия в реквизите «подпись» не отмечают или подают в сокращенном виде.

Подписывают, как правило, первый экземпляр документу. В подписанные (утвержденные) документы вносить любые исправления и дополнения без разрешения лица, которое подписало (утверждала) документ, не допускается.

Гриф согласования. Целью согласования документов является повышение их качества компетентной оценкой своевременности, непротиворечивости, обоснованности содержания, оформления, но др. соответствующими должностными лицами и учет в случае потребности их рекомендаций.

Проект управленческого документа должен быть согласован с исполнителями (авторами текста), руководителями заинтересованных структурных подразделений или предприятий.

Выделяют две формы согласования документов:

  • внутреннее (с подразделами и должностными лицами предприятия);

  • внешнее (с другими предприятиями).

Внутреннее согласование проекта документа осуществляется в такой последовательности: с функциональными, отраслевыми, территориальными подразделами, совещательными органами и, в случае потребности, с общественными организациями; с работниками, ответственными за решение функциональных вопросов (главные, старшие специалисты но др.); с финансовыми подразделами или главным бухгалтером (бухгалтером); с юридической службой; службой документационного обеспечения; с заместителем председателя коллегиального органа или с заместителем руководителя предприятия.

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа осуществляется из:

  • подчиненными и неподчиненными организациями, когда последние выступают обязанной стороной в правоотношениях, которые возникают в результате издания правового акта, или когда содержание документу касается их непосредственных интересов;

  • организациями, которые проводят исследование в отрасли, которой касается содержание документу;

  • органами, которые осуществляют государственный сверхведомственный контроль (присмотр) из определенной отрасли (санитарный, противопожарный но др.);

  • высшими органами общей или отраслевой компетенции – в случаях, когда законодательством предусматривается возможность осуществления управленческих действий только с разрешения этих органов.

Внешнее согласование оформляют грифом, справкой, протоколом согласования или обсуждения проекта документа, который утверждается руководством предприятия или решением коллегиального органа.

Гриф согласования состоит из слова «СОГЛАСОВАННО», названия должностного лица (включая название предприятия), с которым документ согласовывают, личной подписи, ее расшифровывания, и дать.

Внутреннее согласование проекта документа – это его визирование.

Виза состоит из личной подписи лица, которое визирует документ, расшифровывание его и дать. В случае необходимости отмечают также должность лица, которое визирует документ.

Замечание и дополнение к проекту документа выкладывают на отдельном листе.

Если замечания незначительны по объему (одна-две строки), их рекомендуется выкладывать перед визой, например: Пункт 3 считаю необходимым опустить, поскольку его содержание противореччит решению районного Совета народных депутатов от 05.04.2007. № 61. Начальник юридического отдела Подпись О. Б. Федоров 06.06.2007.

Визы в случае согласования внутренних документов проставляют на последней странице первого экземпляра документа ниже от реквизита «подпись». Письма и другие исходные документы визируют на экземпляре, который остается в предприятии.

В предприятии целесообразно разработать перечень важнейших документов с указанием лиц, которые визируют каждый из них. Такой перечень составляет начальник канцелярии (секретарь) при участии юриста. Потом его согласовывают с руководителями структурных подразделений (ответственными исполнителями) и утверждает руководитель предприятия. У него входят документы, визирование которых предусмотрено нормативными и другими актами, указаниями руководства но др.

Особенное внимание следует обращать на визирование документов юридической службой. Как правило, она визирует все документы, которые имеют характер ведомственных нормативных актов: приказы, инструкции, указания, постановления, решения, распоряжения, но др.

Некоторые рекомендации относительно подготовки нормативных актов определяют порядок, согласно которому юридическая служба начинает работу над проектом нормативного акта после того, как он согласован со всеми структурными подразделениями, то есть завизированный соответствующими работниками. В случае несоответствия этого проекта действующим нормативным актам начальник юридического отдела, не визируя проект, делает вывод с предложением о законном порядке решения вопросов, которые рассматривались.

Юридическая служба визирует не только нормативные акты, а в ряде случаев и другие документы, которые определяют отношения, в которых находятся предприятия и граждане (трудовые соглашения, договоры, положения, некоторые письма, но др.).

Печать ставят на документах, которые нуждаются в особенном удостоверении их истинности (юридической силы). Печати бывают гербовые и простые (без изображения Государственного гербу Украины). Применение печатей для удостоверения документов действующими нормативными актами в полной мере не регламентировано. Гербовую печать ставят на документах, которые фиксируют факты затраты средств и материальных ценностей; что удостоверяют права должностных лиц; на уставах, положениях, поручениях, договорах, свидетельствах и других документах, наличие отпечатка печати на которых предусматривается соответствующими правовыми актами. Простые печати могут иметь разную форму: круглую, квадратную, треугольную, их ставят на копиях документов, которые выходят за пределы предприятия, размноженных экземплярах предписывающих документов при их рассылке, справках, с места работы но др.

Перечень других документов, на которых ставят печать, определяет предприятие на основе действующих нормативных актов. Если документ или его копию свидетельствуют печатью, то ее ставят перед подписью так, чтобы ее отпечаток захватывал часть названия должности лица, которое подписало документ.

Обозначения о засвидетельствовании копии размещают ниже от реквизита «подпись». Оно состоит из надписи «Согласно», названия должности лица, которое заверило копию, ее собственной подписи, его расшифровывание и дать, например:

Согласно

Начальник отдела кадров подпись О. В. Иванов

06.08.2007.

На копиях исходных документов, которые остаются в деле, дату и должность сотрудника, который свидетельствует копию, можно не указывать.

В случае пересылки копии документа в другие предприятия или выдачи ее на руки подпись свидетельствуют печатью.

Фамилия исполнителя, номер его служебного телефона размещают на всех экземплярах документу из лицевого или, если нет места, с обратной стороны последнего листа документу в левом нижнем кутье через два-четыре интервала после реквизита «подпись». Инициалы не указывают. Реквизит есть и на документах, которые подлежат умножению средствами множительной техники. В этом случае его указывают только с лицевой стороны последнего листа документу.

Информацией об исполнителе, во-первых, может воспользоваться руководитель предприятия, которому поступил документ на подпись, если у него возникли вопросы относительно представленного проекта. Во-вторых, такие сведения необходимы адресату, чтобы вступить в непосредственный контакт с работником, который подготовил документ и имеет информацию для его выполнения.

Фамилию исполнителя ставят на документе независимо от того, негативным или позитивным будет решение, поскольку ответственность за решение, изложенное в документе, полагается на работника, который его подписал или утверждал.

Обозначение о выполнении документа и направлении его к делу содержит: короткие сведения о выполнении с ссылкой на документ, который свидетельствует об этом (если он есть); слова «К делу» и номер дела, куда следует подшить документ (это обозначение свидетельствует о том, что работа над документом завершена); подпись руководителя структурного подразделения или исполнителя, дату направления документу к делу.

Обозначения о выполнении документа размещают на два-три междустрочных интервала ниже от реквизита «фамилия исполнителя и номер его телефона».

Решения оформляют на бланках с заполнением таких реквизитов: название вида документа (решение), место издания, дата, индекс, заглавие, к тексту, текст, подпись, код, виза

В предписывающей части указывают название коллегиального органа, которое принимает решение (совет, коллегия, комитет), потом после слова «РЕШИЛ» выкладывают его содержание.

В случае необходимости предписывающую часть решения разделяют на пункты, в каждом из которых отмечают исполнителя (предприятие, структурное подразделение и должностные лица), действую и срок его выполнения. В последнем пункте предписывающей части решения указывают должность, фамилию и инициалы лица, на которого полагается контроль за выполнением решения. Подписывает решение председатель и секретарь коллегиального органа, причем они не имеют право изменять содержание текста решения. Датой решения является дата принятия его на заседании коллегиального органа.

Справки бывают служебного и личного характера. Справку служебного характера составляют по запросу или указанием вышестоящей организации или должностного лица. Справку, которую направляют должностному лицу в пределах предприятия, подписывает лицо, которое ее подготовило, высшей организации – руководитель предприятия.

Дату или период времени, к которым принадлежат сведения, освещенные в справке, включают в заглавие текста или размещают перед текстом справки: «По состоянию на 16.03.2007» или «За период с 26.01.2007 по 06.04.2007».

Справка может иметь несколько разделов, быть в виде таблицы, объяснения и ссылки. В случае необходимости ее свидетельствуют печатью.

Справку, которую направляют за пределы предприятия, оформляют на бланке. При этом она имеет такие реквизиты: название вида документа, кода, адресат, дата, место составления, заглавие, к тексту, текст, подпись. Внутреннюю справку оформляют на бланках или чистых листах бумаги.

Справки личного характера оформляют на бланках с такими реквизитами: название вида документа, индекс, дата, текст, подпись, печать. В тексте или реквизите «Адресат» указывают название организации, куда подают справку. Текст справки целесообразно начинать из указания в именительном падеже фамилии, имя и отчество лица, о котором подают сведения. Не рекомендуется использовать архаичные обороты, такие как: «Выдана настоящая», «Действительно живет», «Действительно работает».

Поскольку текст справки личного характера, как правило, типичный, используют трафаретные бланки, изготовленные печатным способом, где от руки заполняют только отдельные части реквизитов.

Телефонограммы используют в пределах действий местной телефонной связи. Содержание их передают по телефону.

При передавании телефонограмм целесообразно придерживаться таких рекомендаций: передавать срочную и короткую информацию; проверять правильность записи повторным чтением; не передавать логично сложные тексты, не использовать слова, которые редко употребляются и трудно произносить; записывать телефонограммы, которые принимают и передают, в специальный журнал с последующей регистрацией.

Работник, который принимает телефонограмму, должен записать такие ее реквизиты: адресат, название вида документа (телефонограмма), индекс, дату, заглавие (в случае необходимости), текст, подпись (название должности, инициалы и фамилию лица, которое подписало документ). Кроме того, указывают должности и фамилии лиц, которые передали и приняли телефонограмму, часы и минуты передачи и принятия. Если телефонограмм, которые принимает предприятие, много, то для их записи используют бланки с предварительно напечатанными частями реквизитов.

Указание – правовой акт, который кажется органом государственного управления, администрацией предприятия по большей части по вопросам методического характера, а также связанным с организацией выполнения приказам, инструкциям и другим актам этого органа и вышестоящих органов управления.

При оформлении указания следует использовать те же рекомендации, чтобы и при оформлении приказа, заменив слово «ПРИКАЗЫВАЮ» на «ПРЕДЛАГАЮ».

Указание заменяет такие документы, как циркуляры и циркулярные письма, директивные и методические письма, в некоторых случаях – распоряжение.

Копией документа является отображение всех его реквизитов.

Документ воспроизводят на бланке предприятия, свидетельствуют подписью должностного лица, которое подтверждает соответствие ее содержания оригинала. Обозначение «Копия» размещают в правом верхнем углу первого листа копии документа.

Копию документа заверяют, проставляя ниже от реквизита «подпись», название должности сотрудника, который засвидетельствовал копию, его личную подпись, ее расшифровывание, дату засвидетельствования, и в случае потребности печать.

Копии документов свидетельствует руководитель или уполномочено на это лицо.

При оформлении копий документов, которые касаются прав и интересов граждан, на документе, из которого сделана копия, делают обозначение, кому и когда она выдана, а на копии – обозначение о датах издания и о том, что оригинал сохраняется в этой организации. Форму и место расположения отмеченного обозначения не регламентируют.

Копию исходного документа визируют лица, которые составили его, и лица, с которыми документ был согласован. В копию заносят все исправления, которые были сделаны при подписании оригинала. Текст бланку не воспроизводят, на его месте ставят дату подписания и регистрационный индекс оригинала.

Размножены экземпляры документов, которые не воспроизводят факсимильную подпись оригинала, свидетельствуют печатью. На размноженном экземпляре указывают номер заказа и тираж.

Копию документу изготовляют и выдают с разрешения руководителя предприятия или соответствующего структурного подразделения.

Государственные, общественные организации и предприятия выдают другим предприятиям, организациям и гражданам копии документов, если они необходимы для решения вопросов, которые касаются прав и законных интересов граждан.

Организации и предприятия могут также выдавать копии документов, которые выходят из других организаций и предприятий, если получить их непосредственно от последних трудно или невозможно. Если документы оформлены на бланках, при изготовлении копии воспроизводятся реквизиты бланков.

В случае решения дел, которые касаются принятия граждан на работу, учебу, удовлетворение их трудовых и других прав, при формировании личных дел предприятие может изготовлять копии документов, выданных другими учреждениями и необходимых для решения соответствующих вопросов (копии дипломов, свидетельств, о получении образования но др.).

Работа с внутренними документами и теми, которые отправляют

Документы передают руководителю полностью подготовленными для их подписания или утверждения. Исполнитель обязан проверить содержание, оформление документу, наличие необходимых виз и дополнений.

При передаче документов руководителю к ним следует добавлять материалы, необходимые при решении поставленных в документах вопросов. Например, к проектам писем-ответов добавляют письма – запить, а в случае потребности – вся предыдущая переписка. К проекту приказа добавляют решения вышестоящей организации, на основе какого его выдано; к проекту приказа из личного состава – документы лиц, которых принимают на работу, или документы, которые являются основанием для поощрения (взыскание) но др.

На подпись руководителю передают один (первый) экземпляр внутреннего документа (приказ, инструкция, указание), первый и второй экземпляры документов, которые отправляют. Подписывая документ, руководитель должен иметь тот его экземпляр, на котором есть визы, грифы согласования.

Все документы в установленное время передают на подпись (утверждение) руководителю через канцелярию (секретаря), где проверяют правильность их оформления. Также в установленное время руководитель возвращает подписанные и рассмотренные им документы.

Время передачи документов руководителю и их возвращения должны знать все работники аппарата управления. Да, все документы, которые поступили для подписи до 13 час., руководитель должен повернуть до 17 час., и в тот же день их следует отправить. Документы, которые поступили после 13 час., возвращают до 10 час. на следующий день и в этот же день отправляют адресатам.

Внутренние документы и те, которые отправляют, руководитель рассматривает, как правило, с целью подписания (приказы, указания) и их утверждения (акты, договоры, инструкции, отчеты, но др.), а также принятие решений (докладные и объяснительные записки, письма, справки, и тому подобное).

Для подписи руководителю передают только те документы, которые отправляют, содержание и значения которых выходят за пределы компетенции руководителей подразделов, где они были подготовлены. Следует стремиться к тому, чтобы значительную часть документов, которые отправляют, подписывали от имени предприятия руководители структурных подразделений. Некоторые документы информационного, справочного или аналитического характера могут подписывать исполнители, если затронутые в них вопросы не выходят за пределы их компетенции, согласно должностным инструкциям и другим документам. Такой порядок дает возможность высвободить руководителя от потребности принимать участие в решении конкретных заданий, поставленных перед отдельными подразделами или исполнителями, повышает их ответственность за качество принятых решений, создает условия для объективной оценки способностей работников и более обоснованного контроля их деятельности, отвечает принципу делегирования полномочий.

Руководители ряда предприятий подписывают от 5 до 15 % общего количества документов, которые отправляют. Основную переписку на этих предприятиях осуществляют непосредственно структурные подразделения и соответствующие документы подписывают их руководители.

В ряде случаев право подписания документов, которые отправляют, может быть делегировано не всем, а лишь некоторым руководителям подразделов. При этом определяют документы, операции, ситуации и процедуры, реализация которых является компетенцией этого подраздела, а его руководитель отвечает за обмен соответствующей информацией.

В современных условиях актуальным является внедрение автоматизированных систем документооборота в предприятиях. При этом возникает необходимость в анализе экономической эффективности от внедрения данных систем.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]