Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
Konspekt_ORM_2008.doc
Скачиваний:
184
Добавлен:
21.02.2016
Размер:
1.73 Mб
Скачать

3. Административный этикет

Психологами установлено, что большинство конфликтных ситуаций в производственном коллективе возникают через незнание административного этикета.

Чаще всего об административном этикете забывают и при составлении деловых писем. Разве не вызывает раздражения такое обращение: «Убедительно прошу Вашего распоряжения об отправлении мне в письменном виде разъяснения на ниже рассмотренный вопрос...»?

Иногда ожидаемый результат не предусматривает другие варианты: «Направляем Вам откорректирован вариант проекта нового положения... просим рассмотреть и утверждать». Нарушение административного этикета в данном случае проявилось в том, что отправитель не учитывает вариант, при котором положение может быть и не утверждено.

Явно неуместен элемент сомнения имеет место в таком предложении из письма: «Институт просит послать методические указания, что, очевидно, будут полезны в работе...».

Отдельные ошибки обусловлены тем, что составители документов стремятся достичь научного стиля изложения в простых документах, например: «Через полученную рабочую травму Фоминим остаточную работоспособность использовать для изучения правил техники безопасности...».

Важен документ – характеристика. Она представляется в разные учреждения. Однако, нет государственного стандарта производственной характеристики. А такой стандарт нужен. И вполне очевидно, что характеристика, выданная научному работнику, должна отличаться за составом от характеристики, выданной техническому работнику, а характеристика, которая направляется во ВНЗ, – от характеристики, которая адресуется в суд.

«Не выкладывайте в листе того, что вы не сказали бы устно», – советуют Е. Крижан и Ю. Орлик, авторы книги, «Как вести» себя, выданной в Братиславе русским языком.

Следует отметить, что содержательный и корректный устный деловой язык может быть образцом для официального письменного языка. К сожалению, устное вещание редко записывают и еще реже анализируют как образец простои, всегда понятной собеседнику деловой информации, что, как правило, приводит к взаимопониманию и лишению избыточной научности и канцеляризмов.

В языке официального переписывания существуют закономерности, знание которых облегчает процесс составления делового письма. Это, например, стандартизация выражений и целых фраз, модели предложений, и так далее

Ошибок как в содержании, так и в техническом оформлении документации можно избежать, если в своей работе руководствоваться государственными стандартами на управленческую документацию, пособиями по служебной корреспонденции и справочниками по литературному редактированию. При этом главное в деловой переписке – писать просто и понятно.

Тема 08 составление и оформление документов

1. Составление и оформление организационно распорядительных документов

2. Оформление документации по личному составу.

1. Составление и оформление организационно предписывающих документов

Результат больших дел зависит от пустяков.

Овидий

Основой документационного обеспечения деятельности менеджера являются организационно предписывающие документы, которые обеспечивают процесс предписывающей и исполнительной деятельности. Они составляют одну из подсистем управленческой документации.

Организационно распорядительная документация играет важную роль в деятельности предприятий. С помощью ее документируются такие важны вопросы, как: определение функций и прав предприятия в целом, его структурных подразделений; установление и изменение структуры и штатов предприятия; реорганизация и ликвидация предприятий и их структурных ланок; контроль за подведомственными объектами; организация делопроизводства; обеспечение аппарата управления кадрами; организация процесса управления.

Организационно распорядительная документация по функциональному признаку разделяется на такие группы:

1. Организационная документация (положение, уставы, инструкции, правила, протоколы), с помощью которой определяется статус предприятия, структурных ланок, и порядок их работы.

2. Распорядительная документация (постановления, распоряжения, решения, приказы, из основной деятельности, указания), которая характеризует административную деятельность предприятия.

3. Справочно информационная документация (письма, телеграммы, докладные записки, справки, обзоры, сводки, но др.).

4. Учетно-финансовая документация (инвентаризационные акты, акт на проведение переоценки и т. д.).

Рассмотрим некоторые из перечисленных видов документов, которые наиболее часто применяются в работе менеджера.

Положение – это правовой акт, который определяет порядок создания, права, обязанности и организацию работы предприятия, его структурных подразделений на длительный срок времени. Текст положения содержит такие разделы: общая часть, основные задачи и функции, права и ответственность.

Выделяют положение таких видов: об учреждениях, структурные подразделения (комиссии, группы, неформальные подразделы, общественные организации, но др.), отдельные должностные личности, и о проведении разных мероприятий (оглядел, конкурсов но др.).

Текст положения о подразделе включает такие разделы:

1. Общие положения.

2. Основные задачи.

3. Функции.

4. Права и обязанности.

5. Ответственность.

6. Взаимоотношения с другими подразделами.

Положение о структурном подразделении подписывает его руководитель, вышестоящий руководитель, которому подчиненный дан подраздел, и разработчик; положение согласовывается с юридическим отделом.

Положение об учреждении утверждается предписывающим документом вышестоящей организации.

Датой положения является дата его утверждения.

Структуру и содержание положений о проведении мероприятий определяют учреждения, которые их организуют.

Положения оформляют на бланке с заполнением таких реквизитов: название структурного подразделения (в случае потребности), гриф утверждения, название вида документа (положение), дата, индекс, заглавие, кодов, текста, виз, грифов согласования.

Устав – это документ, который регулирует взаимоотношения граждан, предприятий, с другими предприятиями и гражданами в сфере государственной или хозяйственной деятельности.

Структура устава, его содержание, определяются разработчиком, он включает такие разделы:

  • общие положения (указываются задачи и целые предприятия);

  • организационное единство (перечисляются структурные подразделения и их взаимосвязи);

  • регламент деятельности (наводится информация о формах управления, права, и обязанностях должностных лиц);

  • финансово материальная база (указываются источники финансовых ресурсов, порядок распоряжения средствами);

  • отчетная и ревизионная деятельность;

  • порядок ликвидации и ответственность за дела предприятия.

Кроме перечисленных в устав могут быть включены и другие разделы в соответствии со спецификой деятельности предприятия.

Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти; уставы общественных организаций – съездами этих организаций; уставы государственных предприятий и учреждений – высшими органами (министерствами, ведомствами). Уставы частных предприятий утверждаются их коллективами.

Инструкция – это правовой акт, который устанавливает правила, которые регулируют организационные и специальные стороны деятельности предприятий, их подразделов и отдельных должностных личностей. Инструкции могут быть индивидуальными и типичными.

Заглавие к тексту инструкции должно четко ограничивать круг вопросов, объектов или лиц, на которых распространяются требования инструкции: «Инструкция о ведении делопроизводства», «Инструкция о порядке рассмотрения...».

Текст инструкции состоит из разделов, которые разделены на пункты и подпункты. Инструкция начинается разделом «Общие положения», где раскрываются цели ее издания, отмечается отрасль распространения, выкладывается порядок использования и подаются другие сведения общего характера.

Датой инструкции является дата ее утверждения. Утверждает инструкцию руководитель предприятия, чаще всего изданием предписывающего документу, подписывает руководитель структурного подразделения, где она разработана. Текст инструкции должен иметь директивный характер, потому в нем целесообразно использовать четкие формулировки со словами «должен», «следует», «необходимо», «не допускается» но др. Содержание выкладывают от третьего лица или используют безличную форму.

Инструкцию оформляют на бланке, его формуляр имеет такие реквизиты: название вида документа (инструкция), гриф утверждения, заглавие, текст, кодов, дать, индекс, место издания, подпись.

Разновидностью инструкции являются должностные инструкции, в которых определяются права и обязанности должностных лиц. Как правило, они разрабатываются на основе типичных инструкций для определенных категорий работников.

Протокол – это документ, который содержит запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Однако протокольная документация также может отображать деятельность и неколлегиальных органов (следственных, административных, органов охраны общественного порядка но др.).

Проведению заседаний, совещаний и собраний, должна предшествовать большая подготовительная работа, которая заключается в составлении и согласовании ряда документов: повестки дня, списку участников совещаний и приглашенных.

Во время заседания секретарь или специально назначенное лицо ведет протокол.

В формуляр протокола входят:

  • наименование предприятия;

  • название вида документа (протокол);

  • дата заседания;

  • гриф учреждения (если протокол подлежит утверждению);

  • заглавие, куда входит наименование коллегиального органа| или конкретного совещания, заседания;

  • указание фамилий председателя и секретаря; состав собравшихся;

  • повестка дня;

  • текст за формой: слушали – решили (постановили);

  • подписи председателя и секретаря.

Протоколы, которые фиксируют ход работы и решения постоянных коллегиальных (коллегии, комитеты, советы, президиумы, комиссии) и временных (конференции, собрания, совещания, комиссии) органов, могут быть три видов:

1) короткие – записывают обсуждаемые вопросы, фамилии докладчиков и тех, кто выступает, принято решения;

2) полные – содержат кроме уже отмеченного короткую запись выступлений докладчиков и участников;

3) стенографические – весь ход заседания записывают дословно.

В полных и стенографических протоколах отображают содержание всех выступлений по вопросам, которые рассматриваются. Протоколы ведут должностные лица (секретари, делопроизводители, стенографистки) или выбранные на заседании секретариаты, или секретарь.

Протокол составляют на основе рукописных, стенографических, магнитофонных записей, сделанных во время заседания. Кроме того, при оформлении протокола используются поданные к заседанию материалы – тексты, тезисы докладов и выступлений, справки, проекты решений но др. Протокол должен отличаться полнотой и точностью изложения выступлений и хода собраний. В нем необходимо отображать все рассуждения, которые возникали в процессе обсуждения, взгляды и заявления, а также принято решения.

В протоколе заполняют такие реквизиты: назову структурного подразделения (если в этом есть потребность), название вида документа (протокол), кода, дату, индекс, грифы утверждения (если протокол подлежит утверждению), заглавие, текст, подписи председателя и секретаря.

Заглавием текста протокола является название коллегиального органа или конкретного совещания и обсуждаемый вопрос.

Текст протокола состоит из вступительной и основной частей, во вступительной части после слова «Присутствуют» отмечают фамилии присутствующих на заседании членов коллегиального органа или сотрудников, а также приглашенные лица. Если их было больше чем 15, к протоколу добавляют список собравшихся. В этом случае во вступительной части протокола отмечают только общее их количество. Фамилии лиц, которые принимали участие в заседании, размещают в алфавитном порядке (отдельно – членов коллегиального органа, отдельно – приглашенных). После фамилии приглашенного лица отмечают название учреждения, которое она представляет, место работы и должность.

На многих собраниях и заседаниях отмечают только количественный состав собравшихся: «Присутствуют 150 чел.». Инициалы и фамилии председателя и секретаря, которых избирают, фиксируют во вступительной части протокола. Туг указывают также повестку дня заседания – перечень четко сформулированных вопросов, которые следует рассмотреть. Вопросы в повестке дня размещают за важностью, сложностью и отведенным, временами их обсуждение. Самые простые вопросы, как правило, указывают последними. Вопросы формулируют в именительном падеже, например: «Рассматривание отчета за 2007 г.» (неверно «О рассматривании отчета за 2007 г.»).

Основная часть текста протокола состоит из разделов, которые отвечают пунктам повестки дня. Разделы нумеруют и строят по схеме: слушали – виступили – решили (постановили).

В тех случаях, когда текст доклада добавляют, выступления в разделе «СЛУШАЛИ» не записывают, а после фамилии докладчика отмечают «Текст доклада прибавлено».

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» особенное внимание обращают на те выступления, где было обнаружено несогласие с положениями доклада и особое мнение лица, которое выступало. Запись выступлений и докладов не обязательно фиксируют слово в слово. Иногда это может быть короткий отчет о ней.

Вопрос к докладчику и тех, кто выступает, а также их ответы заносят в протокол за мерой выступлений согласно такой форме:

В. Л. Сидоренко – Когда был завершен ремонт цеха?

О. В. Василенко – во второй декаде августа в 2007 г.

Слову «ПОСТАНОВИЛИ» в протоколах сессий Советов народных депутатов и их исполнительных комитетов отвечает слово «РЕШИЛИ».

Если решение содержит разные вопросы, его распределяют на пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. Каждый пункт печатают из абзаца. Если решением или одним из его пунктов утверждается любой документ, то последний добавляют к протоколу. Стиль протокольных решений – предписывающий, лаконичный, такой, который не допускает двойного толкования.

Если один из вопросов повестки дня не рассматривали на этом заседании, это фиксируют в протоколе.

Датой протокола является дата события (совещания, собраний, сессии, но др.). Если она длится два и больше дней, через тире отмечают даты начала и окончания совещания, собраний, например, 22-23 марта в 2007 г.

Протокол должен иметь индекс (номер), который, как правило, является порядковым номером заседания постоянно действующего коллегиального органа. Протоколы совместных заседаний имеют номер, который состоит из порядковых номеров протоколов учреждений, которые принимают участие в заседании. Как правило, их нумеруют в пределах года или срока полномочий коллегиального органа.

Вытянул из протокола оформляют на бланке. Ниже от реквизита «подпись» размещают реквизит «обозначения о засвидетельствовании копии». В тексте выписки может быть отмечен тот или другой пункт протокола полностью или частично (слушали, постановили). Индексом выдержки является индекс протокола. На бланке ставят дату протокола. Дату, когда была сделана выдержка, отмечают в реквизите «обозначение о засвидетельствовании копии».

Постановления выдают Кабинет Министров Украины, государственные комитеты и комиссии, а также комиссии, созданные местными Советами народных депутатов, – административные, по делам несовершеннолетних но др.

Постановлением является также заключительная часть протокола заседания коллегиального органа (собраний, правления, президиума, но др.). Эти постановления включают в протокол или добавляют к нему, в случае потребности их можно оформлять как вытянул из протокола.

Текст постановления состоит из констатирующей и предписывающей частей. В констатирующей выкладывают мотивы действий, о которых идет речь в постановлении, делают ссылку на предписывающий документ вышестоящего органа – основание для издания постановления. Распорядительная часть начинается с названия коллегиального органа и слова «Постановляет». Последующий текст выкладывают в повелительной форме. В каждом пункте постановления перечисляют действия, которые следует выполнить, исполнителей (предприятие, подраздел или лицо) и сроки выполнения.

Датой постановления является дата заседания коллегиального органа, где она принята. Подписывают постановление председатель и секретарь (управляющий делами) коллегиального органа.

Постановление оформляют на бланке с заполнением таких реквизитов: название вида документа, дата, индекс, место издания, заглавие, текст, подписи, визы, гриф согласования, кода.

Распоряжения выдают Кабинет Министров Украины, районные Советы народных депутатов, администрации представителей президента, предприятий в пределах прав, которые предоставляются им законодательными актами.

В некоторых случаях распоряжение выдают и другие организации.

Текст распоряжения имеет констатирующую и предписывающую части. В первой отмечают цель или причину издания распоряжения, во второй, которая начинается словом «ПРЕДЛАГАЮ», – действия, что нужны, выполнить. В констатирующей части целесообразно использовать стойкие формулировки типа «согласно», «в связи», «с целью».

Например: «В связи с командировкой за границу заведующего отделом № 5 С. И. Курченко положить выполнение его обязанностей на главного специалиста Н. С. Самойленко из 26.07.2007 г.».

Формуляр распоряжения включает такие реквизиты: название структурного подразделения (если распоряжение выдает его руководитель), кода, название вида документа (распоряжение), дата, индекс, место издания, заглавие, к тексту, текст, подпись, визы. Исполнителями распоряжений могут быть предприятия, структурные, подразделы или должностные лица; в последнем пункте распоряжения отмечают лица, на которых возлагается контроль за выполнением распоряжений.

Решения принимают местные органы государственной власти и государственного управления – местные Советы народных депутатов, а также другие коллегиальные органы – коллегии министерств и ведомств, научно-технические и другие советы, комитеты но др.

Проекты решения визируют: лицо, которое его составило, руководитель подраздела, который выносит этот проект, отмеченные в нем исполнители, юрисконсульт, а также должностные лица, какие ответственные за выполнение решения.

Текст решения состоит из констатирующей и предписывающей частей. В констатирующей освещают причины издания решения и мету, какой следует достичь при его выполнении. Если решения выдают на основе предписывающего документа вышестоящего органа, то в констатирующей части отмечают название, номер, дату, заглавие настоящего предписывающего документа, а также передают содержание того раздела документа, который касается деятельности исполкома или другого коллегиального органа, который принимает его.

Приказ является предписывающим документом, который чаще всего используется в практике управления. Приказы выдают руководители предприятий, которые действуют на основе единоначалия.

Приказы, как правило, выдают по вопросам создание, организации, ликвидации, изменения названия, масштаба деятельности предприятия или структурного подразделения; утверждение или изменения положений, инструкций, правил, планов, структуры, назначения, перемещения или освобождения работников, но др.

В приказах освещают также вопросы административной деятельности предприятия, которые нуждаются в правовом решении.

Готовит проект приказа подраздел (руководитель подраздела) или должностное лицо, работа которых связана с приказом или с его выполнением. В зависимости от содержания различают приказы из общих вопросов (за основной деятельностью) и приказы из личного состава.

Приказы из общих вопросов выдают на выполнение директивных указаний вышестоящих органов, по инициативе руководителя, который выдает приказ, или подчиненных структурных подразделений. В последнем случае обоснования потребности издания приказа вмещают в докладной записке.

Приказами из личного состава оформляют назначение, перемещение, увольнения, поощрение, взыскание, но др. Приказ выдают на основе докладных записок, записок руководителей подразделов, заявлений граждан.

Текст приказа состоит из констатирующей и предписывающей частей. В первой выкладывают факты и рассуждения, которые являются основанием для издания приказа; во второй перечисляют действия, которые следует выполнить. Если приказ выдают на основе письменного указания вышестоящей организации (постановление, приказ, директивное письмо, но др.), то в констатирующей части приказа указывают название вида документа, его номер, дату и заглавие.

Если в констатирующей части приказа необходимо подчеркнуть роль конкретного лица, используют активную форму, например: «Экономист планово-экономического отдела Иванов О. Бы. не обеспечил своевременное доведение планов с товарооборота до структурных подразделений...».

Если факт, о котором идет речь в приказе, имеет большее значение, чем роль конкретного лица, или ему придается обобщенное значение, используют пассивную форму: «Ослаблен контроль за расходованием средств; обнаружено нарушение в исполнении правил...».

Констатирующую часть можно опустить, если распорядительная часть приказа не нуждается в обосновании.

Распорядительная часть приказа начинается словом «Приказываю». Текст в случае потребности распределяют на пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. Действия однородного характера объединяют в одном пункте

например: «Генеральному директору научно-производственного объединения «Маяк» Иванову О. П., директору завода «Прогресс» Сидорову К. Д. и директору завода «Химприлад» Кузнецу К. М. обеспечить отгрузка узлов и деталей комбината «Север» до 16.06.2007 г.».

Каждый пункт предписывающей части начинается из указания исполнителя, потом перечисляют действия и сроки выполнения их. Действую, какую следует выполнить, выражают глаголом в неопределенной форме (осуществить, обеспечить, положить, отгрузить, зачесть но др.). Исполнителями могут быть учреждение, структурное подразделение или должностное лицо, которого называют в дательном падеже.

Приказ может иметь общий для всех исполнителей срок выполнения или устанавливать конкретные сроки выполнения для каждого действия.

Например:

Отделу вторичных энергоресурсов завершить рассмотрение поданных методик до 06.03.2007 г., отделу нормирования сырья и материалов до 06.04.2007 г., отделу топливных ресурсов до 06.05.2007 г.

Срок выполнения п. 1, 3, 6 этого приказа – в 10.01.2007 г., п. 2, 4, 5, в 7-20.01.2007 г.

Срок выполнения этого приказа в 30.06.2007 г.

Предписывающую часть приказа позволяется выкладывать в табличной форме с указанием в именительном падеже названия предприятия или должности и фамилии исполнителя.

В одном из последних пунктов предписывающей части отмечают лица, на которых возложен контроль за выполнением приказа: «Контроль за выполнением п. 5 и 8 этого приказа положить на главного бухгалтера центральной бухгалтерии министерства; п. 6 и 7 – на главного бухгалтера хозяйственного управления министерства».

В случае необходимости отдельным пунктом в конце приказа перечисляют предписывающие документы, которые этим приказом отменяются, изменяются или дополняются.

Проект приказа согласовывают визированием с заинтересованными предприятиями и подразделами, юрисконсультом и должностными лицами, которых он касается. На визирование обращают особенное внимание, поскольку отдельные пункты приказа могут касаться разных подразделов и лиц. Проект приказа во всех случаях визируют лицо, что его составила, и руководитель структурного подразделения, которое выносит проект приказа или готовит его.

Проект приказа согласовывают с юрисконсультом по таким вопросам:

  • целесообразность издания приказа по определенному вопросу;

  • соответствие проекта приказа постановлениям правительства, приказам руководства предприятия, действующему законодательству, нормам, положениям, инструкциям;

  • логическое построение текста, правильность редакции, четкость формулировок и соответствие отдельных формулировок, специальным требованиям, которые действуют в некоторых органах (например, требованиям суда, прокуратуры, органов охраны труда, социального обеспечения, здравоохранения, но др.).

Приказ имеет не только административно-правовое, но и воспитательное, значение, потому его формулировка должна отличаться исключительной точностью и высокой культурой изложения.

Исполнитель, который готовит проект приказа, определяет учреждения, подразделы и должностные лица, которым его следует направить. Список адресатов можно печатать на обороте последнего листа приказа или добавлять в виде самостоятельного документа.

Приказ вступает в силу с момента его подписания (некоторые пункты могут иметь свои сроки вступления в силу). Назначают и перемещают работников, если сроки специально не обусловлены, со дня подписания приказа.

Приказ печатают на бланках формата А4. Формуляр приказа содержит такие реквизиты: название вида документа (приказ), место составления, чтобы издание, дата, индекс, заглавие к тексту, текст, подпись, визы.

По мере совершенствования управленческой деятельности, углубления разделения труда, в управлении, более полного и четкого его документирования (разработка положений о подразделах, должностных инструкций, перечня обязанностей) отпадает потребность в оформлении определенных управленческих решений с помощью издания приказа. Во многих предприятиях не выдают приказов о предоставлении отпусков, командировки, и по некоторым другим вопросам.

С приказом знакомят все отмеченные в нем лица, которые расписываются на одном из экземпляров приказа или специальному бланку. В ряде случаев приказы сообщают всем сотрудникам и вывешивают для ознакомления с их содержанием.

Приказы из общих вопросов и из личного состава имеют отдельную самостоятельную индексацию, которая начинается с начала каждого календарного года.

Практика свидетельствует, что чем выше уровень организации производства, труда и управления, тем меньше выдают в предприятии письменных приказов. Неоправданно большое количество приказов ослабляет их значение, превращая в формальные акты, увеличивает документооборот и расходы труда в управлении. Кроме того, с увеличением количества приказов растет достоверность несогласованных действий, взаимоисключающих решений, мероприятий, но др.

Акт – это официальный документ, составленный группой служебных лиц для подтверждения обнаруженных ими фактов.

В некоторых случаях акт составляет одна или несколько должностных лиц. При этом он не только фиксирует обнаруженные факты, но и содержит выводы, рекомендации, предложения (акты проверок, обследований, ревизий финансово хозяйственной деятельности, но др.). В настоящих актах указывают документы, которые определяют полномочия лиц, которые составили акт.

В акт включают только те факты, которые были установлены лицами, что его подписали.

Акт оформляют на бланке, который содержит такие реквизиты: названия структурного подразделения и вида документа (акт) кода, основания, место составления, дата, индекс, заглавие, к тексту, текст, подписи. Некоторые акты имеют гриф утверждения. Место и дата составления акта должны отвечать месту и дате актированного события.

Заглавие формулируют с помощью отглагольного существительного с предлогом «о»: «О проверке хранения документов»; «Об инвентаризации товарно-материальных ценностей»; «О списании оборудования».

Текст акта состоит из вступительной и констатирующей частей.

Во вступительной части отмечают основания для составления акта и лиц, что его составили и были присутствуют при этом. Акт может быть составлен за указанием вышестоящей организации, руководителя предприятия или подраздела, на основе предписывающего документа. Этой части текста предшествует слово «Основание», например:

Основание: приказ директора ЗАО «Донецкий ЦУМ» от 16.05.2007 г. № 40.

После слова «Составлено» отмечают название комиссии, должности, инициалы и фамилии лиц, которые составили акт. Если акт составлен комиссией, то первым отмечают фамилию председателя. Фамилии членов комиссии или других лиц, которые составили акт, размещают в алфавитном порядке. После слова «Присутствуют» перечисляют в алфавитном порядке должности, инициалы и фамилии лиц, которые присутствовали при составлении акта.

В констатирующей части акта выкладывают суть, характер, методы и сроки выполненной работы, обнаружены факты, а также выводы и предложения. Констатирующую часть можно оформить в виде таблицы.

В конце текста вмещают данные о количестве идентичных экземпляров акта, место их хранения или адресаты, которым их направленно.

Количество экземпляров акта определяется нормативными документами или практической потребностью.

Акт подписывают все лица, которые принимали участие в его составлении, без указания должности. Лицо, которое имеет замечание относительно содержания акта, подписывает его с указанием своего несогласия и выкладывает свое мнение на отдельном листе, который добавляют к акту. Небольшие по объему замечания можно подавать ниже от подписи лиц, которые составили акт.

Если выводы и предложения в акте изложены в предписывающей форме с указанием сроков выполнения предложенных действий, то акт подают руководителю, который расписывается в том, который ознакомился с его содержанием.

Докладная записка информирует руководителя предприятия или структурного подразделения о явлениях и фактах, которые имели место, выполненную работу, ситуацию, которая сложилась, но др. Она создается как по инициативе ее автора, так и на основании письменного или устного указания руководителя и может иметь инициативный, информационный или отчетный характер.

Инициативную докладную записку составляют с целью заставить адресата принять определенное решение. Чаще всего в тексте записки содержатся общие или конкретные предложения относительно решения вопросов, которые рассматриваются.

Информационная докладная записка информирует руководителя о ходе или развитии определенного процесса, общий характер которого руководителю известный.

Информационные докладные записки отличаются регулярностью их представления.

Отчетная докладная записка должна информировать руководителя о завершении работы или ходе выполнения указаний, рекомендаций, планов, но др.

например:

О ходе выполнения предложений комиссии, изложенных, в акте от 10.02.2007 г. № 2 «О финансово хозяйственной деятельности магазину «Комфорт»;

О работе постоянно действующего семинара «Теория и практика управления» в 2007/2008 учебном году.

С точки зрения адресности различают внутренние докладные записки, которые адресуют руководителю предприятия или подраздела, где работает лицо, что ее составила, и внешние, которые адресуют руководителю высшего органа.

Докладные записки, которые направляют руководителю предприятия или за его пределы, необходимо регистрировать. Внешнюю докладную записку подписывает руководитель предприятия, внутреннюю – лицо, что ее составила.

Дату или период времени, которого касаются приведенные в записке сведения, можно включать в текст заглавию или они могут быть его составной частью, например: По состоянию на 25.03.2007 г.

Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой выкладывают факты, которые обусловили потребность написания записки, во второй содержатся выводы и предложения, которые, по мнению автора, должны выполняться в связи с изложенными фактами.

Внешнюю докладную записку оформляют на бланке согласно ГОСТ 6.38-90. Она имеет такие реквизиты: адресат, название вида документа, кода, дата, индекс, место составления, заглавие, к тексту, текст, подпись, фамилия исполнителя и номер его телефона.

Внутреннюю докладную записку можно оформлять на общем бланке или стандартном листе бумаги формата А4 с указанием таких реквизитов: адресат, название вида документа, дата, заглавие, к тексту, текст, подпись, с указанием должности автора записки.

Заявление оформляют на стандартном листе.

Объяснительную записку используют для объяснения ситуации, которая сложилась, фактов, действий или поступков работника, по требованию руководителя, в некоторых случаях – по инициативе подчиненного.

Объяснительную записку, которая не выходит за пределы предприятия, оформляют на бланке или стандартном листе бумаги формата А4 с указанием таких реквизитов: адресат, название структурного подразделения, вид документа, кода, фамилии исполнителя и номера его телефона, заглавие, к тексту, текст, дата, подпись.

Если записку направляют за пределы предприятия, ее оформляют на бланке и регистрируют.

На практике объяснительной запиской иногда называют часть другого документа (плану, отчету, проекту, но др.) или одно из приложений к нему. Если такая объяснительная записка имеет самостоятельное значение и отделенная от основного документа, ее оформляют на бланке.

Письмо – одно из основных средств связи между гражданами, учреждениями, организациями и предприятиями. До составления служебных писем ставятся такие же требования, чтобы и к другим служебным документам.

В письме должен быть раскрыт один вопрос. Если есть потребность одновременно обратиться в учреждение по нескольким разным вопросам, целесообразно составлять несколько писем. Это упрощает операции из технической обработки писем и убыстряет их выполнение. Работа со сложными (что содержат несколько вопросов) документами приводит к трудностям, поскольку в регистрационной форме следует отмечать не одно, а ряд вопросов – не понятно, кому следует направить документ в первую очередь, усложняется контроль выполнения, возникают сложные ситуации при определении дела, в котором документ нужно хранить, но др.

Текст письма должен состоять из двух логично связанных частей. В первой отмечают факты, события, причины, которые были основанием для написания письма, а также ссылки, на документы, где эти факты и причины изложены.

Во второй части подают выводы, предложения, просьбы, решения, но др. Если письмо состоит из одной фразы, ее следует строить согласно поданной рекомендации. Например: «В связи с удлинением отапливаемого сезона, что предопределенно исключительными погодными условиями текущего года, просим закончить отгрузку топлива за фондами первого квартала до 15 марта».

Письмо оформляют на бланке для писем с заполнением таких реквизитов: название структурного подразделения, адресат, дата, код, индекс, ссылка, на индекс и дату входного документа, заглавие к тексту, текст, подпись, фамилии и номера телефона исполнителя.

Формы писем, которые используются в учреждениях, разработаны и классифицированы за несколькими признаками; письма, которые требуют и не нуждаются в ответе; сопроводительные но др. К первым принадлежат письма-запросы, обращения, предложения, просьбы, требования, но др. Форма ответов на них зависит от характера инициативного письма. К вторым – гарантийное письмо, письма-сообщение, напоминания, отказы, подтверждения, распоряжения, но др.

В сопроводительном письме адресату сообщают о факте отправление ему документов, которые прикладывают к этому письму. Эти письма составляют только в тех случаях, когда адресату необходимо сообщить сведения, которых нет в документе. Чаще всего к ним относят объяснение относительно направления документу, его особенностей, характера выполнения, личности автора, а также подтверждения факта, и дать отправление.

Сопроводительные письма следует начинать словами «возвращаем», «направляем», «посылаем» но др. Здесь отмечают и перечисляют также заглавия, индексы и дать документов, например:

Направляем протокол согласования условий снабжения. Просим подписать, засвидетельствовать печатью и послать один экземпляр по нашему адресу.

Дополнение: Протокол на 6 арк. в 2 экз.

Лист-подтверждение используется для сообщения отправителя о получении: отправленных им документов или ценностей, подтверждение фактов но др.

Например:

Подтверждая получение рекламации, сообщаем, что для предоставления помощи в налаживании оборудования направленно группу специалистов.

Письмо-напоминание, как правило, содержит напоминание об окончании или приближении установленного срока, в связи с чем следует принять необходимые меры. Складывается он из одной фразы: «Напоминаем, что срок представления рукописи в издательство закончился 1 января в 2006 г.».

Письмо-сообщение используется для сообщения или утверждения любого факта и, как правило, начинается словами «Сообщаем», «Ставим к вашему сведению». Например: «Сообщаем, что для выполнения исследований за темой 17/08-89 выделено 7 тыс. грн.».

Письмо-приглашение адресуют конкретному лицу или группе лиц, однако его направляют и в предприятия.

Заводу «Ремточмеханика»: Дом научно-технической пропаганды проводит 15-16 июля в 2007 г. практическую конференцию на тему «Аренда на предприятиях бытового обслуживания». Просим принять участие в работе конференции. Представитель завода может выступить с сообщением об организации арендных отношений на Вашем предприятии.

При составлении писем целесообразно:

  • учитывать взаимоотношения с предприятиями, с которыми проводится переписка;

  • начинать изложение из сути вопроса;

  • не начинать текст с названия предприятия, поскольку она отмечена на бланке, а также из ссылки на раньше полученные от корреспондента письма;

  • подписывать оригинал письма, которое направляют в подведомственные учреждения, и вмещать его в дело, рассылая копии.

Одним из важнейших направлений усовершенствования формы письма есть унификация и типизация текстов. Для написания одного делового письма со свободным изложением необходимо 20-40, а в случае использования типичного текста – 5-8 мин.

План фиксирует действия или мероприятия по выполнению, последовательность, объем, сроки их выполнения, исполнителей, и в ряде случаев ведомости о выполнении. Основное содержание плана может быть изложено в форме текста или таблицы. В так называемых календарных планах отмеченные мероприятия размещают в хронологическом порядке, то есть за сроками выполнения.

К каждому пункту плана указывают конкретных исполнителей и сроки выполнения. Планы подписывают лица, которые принимали участие в их разработке, или ответственные за выполнение. Утверждается план на заседании коллегиального органа или руководителем предприятия (структурного подразделения). Некоторые виды плана перед утверждением согласовывают. План имеет такие реквизиты: название предприятия и структурного подразделения, вид документа, заглавие, к тексту, кодов, текста, подписей, даты составления, а также визы, грифы согласования и утверждения.

Справка – это документ, который подтверждает какие-либо факты или события. Справки бывают два видов:

1) что подтверждают события в производственной деятельности предприятия;

2) что подтверждают юридические факты (место работы, учебы, обитания; занимаемая должность и т. д.).

Справки первого вида складываются за указанием вышестоящей организации или руководителя. Они содержат информацию о выполнении заданий, поручений, и представляются в отмеченный срок. В справке фиксируются данные за определенный период. Заглавие к тексту справки строится по схеме: «о чем?» и включает указание периода, к которому принадлежат изложенные в справке данные, например: «Справка о наличии договорного контингента в 2007 году».

Справки, составленные для руководителя предприятия (подразделу) подписывает составитель; справки, составленные за указанием вышестоящей организации, подписывает руководитель предприятия. Справки финансового характера подписывает главный бухгалтер предприятия. Датой справки является дата ее подписания.

Справки второго вида выдаются по запросу заинтересованных лиц или учреждений. Как правило, при их составлении применяют унифицированные бланки. Текст такой справки начинается с указания фамилии, имя и отчество (в именительном падеже) лица, о котором подают сведения. В конце справки наводится название организации, куда она направляется. Текст заверяется подписью и печатью.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]