5. Контроль за состоянием документационного обеспечения управления

Объект контроля

Метод

Наличие и выполнение инструкции из документационного обеспечения управления

Выборочная проверка выполнения основных требований инструкции

Наличие и выполнение должностных инструкций секретарем, делопроизводителем, инспектором из контроля выполнения и другими работниками делопроизводства

Выборочная проверка выполнения основных требований инструкции. Отсутствие конфликтов, обусловленных неправильным распределением функций

Наличие и использование бланков, качество оформления документов

Проверка оформления основных видов документов

Оперативность документооборота

Проверка картотек, журналов и документов взгляда наличия обозначения, о выполнении и выполнения сроков прохождения документов в аппарате управления. Выявление причин, которые задерживают прохождение документов

Наличие и использование карточной системы регистрации документов

Проверка картотеки

Поддержание исполнительской дисциплины

Выявление динамики снижения (увеличение) удельного веса документов, срок выполнения которых не выдержанно, в общем объеме выполненных документов (по предприятию в целом, подразделах, исполнителях), а также причин, которые задерживают выполнение документов.

Наличие и использование номенклатуры дел

Проверка наличия дел, предусмотренных номенклатурой, и неучтенных дел, правильности их ведения

Организация хранения документов

Проверка и обеспечение средств хранения документов в рабочее и нерабочее время, наличие ответственных за это лиц

Объем документооборота

Выявление динамики снижения (увеличение) количества обработанных документов в аппарате управления. Выяснение причин увеличения объема документооборота

Организация работы с предложениями, заявлениями и жалобами граждан

Проверка выполнения службой документационного обеспечения соответствующих инструкций, сроков выполнения, правильности учета, регистрации и хранения настоящих документов

Подготовка и передача дел в ведомственный архив

Проверка работы экспертной комиссии, протоколов ее заседаний, сдержки сроков списания дел и правил их передача, в ведомственный архив.

Нормирование труда персонала, занятого документационным обслуживанием (секретари, делопроизводители, но др.)

Наличие норм времени и проверка их выполнения

Повышение квалификации делопроизводственного персонала

Проверка периодичности учебы работников службы документационного обеспечения в институтах повышения квалификации, на курсах и семинарах