82. Возможности Access по администрированию бд

Просм. Просмотр сведений о БД осущ. по команде Файл/Свойства базы данных Для просмотра общих свойств воспользуйтесь вкладкой Общие этого окна. Для просмотра статистики используйте вкладку Статистика. Для просмотра состава объектов БД обратитесь к вкладке Состав. Затем нажмите кнопку [ОК].

Работа с объектами. Изменять отображение объектов БД и информации о них в окне БД можно с помощью команд меню Вид – Крупные значки, Мелкие значки, Список, Таблица,– или соответствующих кнопок панели инструментов окна БД. Команды для работы с объектами БД полно представлены в их контекстных меню.

Печать. Печать описания БД и ее объектов, произведенного системой Access в процессе их создания пользователем, осуществляется по команде

Сервис/Анализ/Архивариус.

Возможности Access по администрированию БД: экспорт объектов БД; импорт и связывание данных.

Export. Экспорт представляет собой вывод объектов БД:

· в другую БД – БД Microsoft Access, dBASE, Paradox, Microsoft SQL Server (пример рассмотрен в [1] в разделе 11), Microsoft Visual FoxPro и другие БД, поддерживающие протокол ODBC;

· в электронную таблицу Microsoft Excel, Lotus 1-2-3;

· в формат файла, позволяющий программе использовать объекты БД (например, в формат RTF, в Microsoft Word);

· в текстовые файлы с разделителями или с фиксированной длиной записи;

· на Web-страницу (пример рассмотрен в [1] в разделе 6);

· как вложений в сообщения электронной почты.

Exp into Excel. Существуют три способа экспорта в Microsoft Excel:

1) таблицы экспортировать в Excel в виде неформатированных данных, используя буфер обмена;

2) таблицы, формы, отчеты сохранить в виде файла .xls с помощью команды

Файл/Экспорт

3) таблицы, формы, отчеты автоматически загрузить в Excel при помощи команды

Сервис/Связи с Office/Анализ в MS Excel

В последних двух случаях сохраняется большая часть атрибутов форматирования, например, шрифты и цвета.

Exp into Word. Существуют четыре способа экспорта в Microsoft Word:

1) таблицы экспортировать в  Word в виде неформатированных данных, используя буфер обмена;

2) таблицы, формы, отчеты сохранить в виде файла .rtf с помощью команды

Файл/Экспорт

3) таблицы, формы, отчеты автоматически загрузить в Word при помощи команды

Сервис/Связи с Office/ Публикация  в MS Word

4) таблицы использовать в качестве источника данных для слияния с документом Word с помощью команды

Сервис/Связи с Office/Слияние с MS Word

Во втором и третьем случаях атрибуты форматирования сохраняются частично

Пересылка по эл. Почте.

Можно отправлять содержимое объектов БД в виде вложений в сообщения электронной почты в различных форматах файлов, например, Microsoft Excel (.xls), RTF (.rtf), текст MS-DOS (.txt), HTML (.html) с помощью команды

Файл/Отправить/Сообщение (как вложение) …

Возможно отправление страниц доступа к данным в виде основного текста сообщений.

Import. СУБД Access поддерживает два способа использования данных из внешних источников:

1) импорт данных в новую таблицу Access. При этом данные преобразуются из другого формата и копируются в Access. Также можно импортировать объекты в текущую базу данных Microsoft Access;

2) связывание данных. При этом устанавливается подключение к данным другого приложения без их импорта, что позволяет просматривать и редактировать данные как в исходном приложении, так и в БД Access.

Импорт и связывание данных возможны из:

· другой БД – БД Microsoft Access, dBASE, Paradox, Microsoft SQL Server, Microsoft Visual FoxPro и других БД, поддерживающих протокол ODBC;

· электронной таблицы Microsoft Excel, Lotus 1-2-3;

· текстовых файлов с разделителями или с фиксированной длиной записи;

· Web-страницы;

· сообщений электронной почты.

Существует два способа выполнения импорта или связывания данных:

1) с помощью команды

Файл/Внешние данные

2) путем ввода из окна открытой БД Access внешней БД. Access автоматически создаст новую БД Access в той же папке, где находится внешняя БД и добавит ссылки на каждую таблицу внешней БД.