Тема 5. Документирование хозяйственных операций.

Регистры бухгалтерского учета и счетные записи.

1. Документация, ее сущность и значение. Классификация документов.

2. Виды и формы учетных регистров.

3. Выявление и исправление ошибок в счетных записях.

1. Основным способом первичного отражения и контроля всех хозяйственных операций является документация. Составление первичных документов является начальной стадией бухгалтерского учета. Все дальнейшие записи в учетных регистрах производятся на основе правильно оформленных первичных документов.

Документ представляет собой письменное распоряжение на совершение хозяйственных операций или письменное подтверждение действительного осуществления этих операций.

Документация – один из элементов метода бухгалтерского учета. Это способ сплошного и непрерывного отражения хозяйственной операции с целью получения необходимых сведений о совершившихся хозяйственных явлениях. Документы как письменное свидетельство совершенных хозяйственных операций приобретают правовое значение, а в бухгалтерском учете имеют доказательную силу и приобретают важное правовое значение при решении споров между организациями и лицами. Каждый бухгалтерский документ должен иметь следующие обязательные реквизиты:

название и номер документа;

дата и место составления документа;

наименование организации, где и от имени которой составлен документ;

содержание хозяйственной операции и основание для ее составления;

измерители операции;

подписи лиц, ответственных за совершение операции и их расшифровка.

В связи с большим количеством первичных документов и правильным использованием возникает необходимость в их классификации.

По назначению документы подразделяются на распорядительные, оправдательные, комбинированные и бухгалтерского оформления.

По охвату хозяйственных операций – единичные (для одной операции) и сводные;

По способу использования – разовые и накопительные;

По месту составления – внутренние и внешние;

По форме документы бывают типовые (унифицированные) и специализированные;

По способу заполнения – заполняемые вручную, заполняемые частично механизированным путем, механизированные.

2. Все хозяйственные операции после проверки арифметических подсчетов их законности и целесообразности отражаются в учетных регистрах. Учетные регистры представляют собой разграфленные таблицы определенной формы, предназначенные для учетных записей. Виды учетных регистров весьма разнообразны, поэтому их классифицируют по различным признакам.

По назначению и объему содержащейся информации учетные регистры подразделяются на синтетические, аналитические и комбинированные.

По видам записи различают регистры хронологические, систематические, комбинированные.

По внешнему виду регистры делятся на книги, карточки и отдельные листы, машинограммы.

По строению (по форме графления) регистры делятся на односторонние, двусторонние, многографные.

По материальной основе или виду носители информации учетные регистры бывают бумажные и безбумажные.

Достоверность и полнота учетной информации зависит и от правильности ведения записей хозяйственных операций в учетных регистрах на основании проверенных и обработанных первичных документов.

Способы записей в учетные регистры можно классифицировать по следующим признакам:

по характеру записи: униграфические, диграфические простые, сложные сторнировочные и обратные

по систематизации: хронологические, систематические и комбинированные

по изображению записи, в виде схем, формул, матриц;

числу экземпляров: одноразовые, многоразовые (копировальные);

способу заполнения: ручные, машинные.

3. При ведении учетных регистров и записей в них могут быть допущены различные ошибки. Для сверки правильности записей в учетных регистрах используются различные приемы и способы:

- сверка записей во всех первичных документах с записями учетных регистров;

- сверка «на уголок» при шахматной форме ведения учетных регистров;

- сверка итогов оборотов и сальдо аналитических счетов с итогом оборота и сальдо синтетического счета и т.д.

Для исправления допущенных ошибок в записях по счетам применяются следующие способы:

- корректурный;

- дополнительная запись;

- красное сторно.

Корректурный способ применяется тогда, когда ошибка обнаружена до выведения итога в регистре и подсчета оборота за данный месяц. В этом случае ошибочная запись зачеркивается одной чертой так, чтобы можно было ее прочитать, а правильная сумма пишется сверху. Исправление оговаривается и заверяется подписью лица, внесшего исправление.

Способ дополнительной записи применяется тогда, когда корреспонденция счетов указана правильно, но запись сделана на меньшую сумму, чем следовало. Для исправления ошибки делается дополнительная запись той же корреспонденции счетов.

Способ «красное сторно» применяется для исправления ошибок, допущенных в корреспонденции счетов. При этом неправильная запись повторяется красными чернилами или обычными чернилами, но сумма берется в рамку. Способ «красное сторно» используется и в тех случаях, когда корреспонденция счетов указана правильно, но сумма завышена.

Контрольные вопросы.

1. Сущность и значение документов

2. Обязательные реквизиты документов

3. Признаки классификации документы

4. Как делятся документы по назначению и какова их характеристика

5. Как делятся документы по другим признакам и их характеристика

6. Порядок и сроки хранения документов

7. Сущность документооборота и его организация

8. Сущность и назначение учетных регистров

9. Принципы классификации учетных регистров

10. Виды записей в учетные регистры

11. Способ исправления ошибок в учетных регистрах