2.2. Діловодство юридичного відділу тов «Сумська насосна техніка»

Період проходження мною переддипломної практики в основному був пов'язаний з документацією. Одним із пріоритетів організації роботи юридичної служби є чітке і своєчасне ведення діловодства з правових питань. За характером виконання функцій юридична служба пов'язана із багатьма структурними підрозділами підприємства, вона отримує значну кількість офіційних матеріалів, які подаються їй на візування (розпорядчі акти, господарські договори), а також готує претензійні, позовні та інші матеріали. У зв'язку з обмеженням строків оформлення документів слід вести своєчасний і правильний облік та контроль за рухом службових документів.

Система діловодства визначається залежно від організаційної структури юридичної служби, обсягу покладеної роботи із правового обслуговування і визначення в конкретному підприємстві форм і правил ведення, обліку і збереження юридичних та інших документів. Для обліку і контролю виконання (або руху) ділових паперів, претензійних, позовних та інших матеріалів використовуються реєстраційні журнали, із занесенням до них необхідних даних про відповідний документ та відповідні справи. Формування справ – це групування документів у справи відповідно до номенклатури справ.

У роботі працівників юридичної служби велике значення має чітке і своєчасне ведення діловодства з правових питань. Це одна з важливих сфер правової роботи. За характером виконання функцій юридична служба пов'язана із багатьма структурними підрозділами органу виконавчої влади, підприємства, вона отримує значну кількість офіційних матеріалів, які подаються їй на візування (локальні та інші акти, господарські договори), а також готує претензійні, позовні та інші матеріали. У зв'язку з обмеженням строків оформлення документів слід вести своєчасний і правильний облік та контроль за рухом службових документів.

В основному, в період проходження передипломної практики, я брав участь в розробці та опрацюванні таких документів:

1. з питань дотримання норм законодавства, вирішення конфліктів, спорів та інших правових питань;

2. документи (огляди, довідки, доповідні записки, відомості, листи) про організацію та стан правової роботи;

3. листування про складення договорів та угод, форми договорів;

4. кодифікаційні картотеки і покажчики (електронні бази даних) законодавчих актів та інших нормативних актів (наказів, інструкцій, правил тощо);

5. внутрішня документація підприємства;

6. договірна робота.

Слід наголосити на тому, що налагоджене діловодство дає змогу орієнтуватися у всіх питаннях, яке розглядає юридична служба, швидко підготувати довідку, зробити висновки та огляди тощо. Діловодство юридичних служб має бути організоване, виходячи із максимального зменшення ділових документів, розробки і використання типових форм документів і встановлення чіткого порядку їх оформлення. Правильна організація роботи юридичної служби неможлива без її планування. Здійснення планування роботи юридичної служби є одним із заходів забезпечення ефективної діяльності її працівників.

Коли робота і діяльність юридичної служби не плануються, проведені нею заходи нерідко випадкові, несистемні, їх ефективність низька.

Отже, з усього вищезазначеного, можна зробити висновок, що юридичний підрозділ підприємства, установи, організації при своїй роботі керуються Конституцією України, законами, підзаконними нормативно-правовими актами, міжнародними договорами, статутом підприємства, інструкціями, Правилами внутрішнього трудового розпорядку та іншими нормативно-правовими актами. Основними правами юридичного підрозділу є:

1. Запитувати й одержувати від структурних підрозділів зведення, довідкові й інші матеріали, необхідні для здійснення діяльності відділу.

2. Вести самостійне листування з державними і муніципальними органами по правових питаннях.

3. Представляти у встановленому порядку підприємство в органах державної влади, інших установах і організаціях з питань, що входять у компетенцію відділу.

4. Давати структурним підрозділам і окремим фахівцям обов'язкові для виконання вказівки з питань, що входять у компетенцію відділу.

5. Вживати заходів при виявленні порушень законності на підприємстві і доповідати про ці порушення керівнику підприємства для залучення винних до відповідальності.

6. За узгодженням з керівником підприємства залучати експертів і фахівців у галузі права для консультацій, підготовки висновків, рекомендацій і пропозицій.

Юридичний підрозділ поряд з правами, якими він наділений, він також несе й відповідальність за свою діяльність. Так, відповідальність за належне і своєчасне виконання функцій відділу несе начальник юридичного відділу.

• На нього, зокрема, покладається персональна відповідальність у випадку:

• Невідповідності законодавству і документів, що підписуються (візуються).

• Складання, затвердження і надання недостовірної звітності про дотримання законодавства на підприємстві.

• Незабезпечення чи неналежного забезпечення керівництва підприємства інформацією з правових питань.

• Несвоєчасного, а також неякісного виконання документів і доручень керівництва підприємства.

• Допущення використання інформації співробітниками відділу в не службових цілях.

• Недотримання трудового розпорядку співробітниками відділу.

• Перевитрати коштів на утримання відділу.

• Залучення підприємства до адміністративної відповідальності внаслідок неналежної роботи юридичного відділу.

• Відповідальність співробітників юридичного відділу встановлюється посадовими інструкціями.

Налагоджене діловодство дає змогу орієнтуватися у всіх питаннях, яке розглядає юридична служба, швидко підготувати довідку, зробити висновки та огляди тощо.