2.4. Удосконалення економічного механізму формування адміністративних витрат на підприємстві

Конкурентне ринкове середовище вимагає від підприємства постійного вдосконалення. Для того щоб бути конкурентоспроможним, підприємство повинно мати конкурентні переваги.

Важливо знайти дійові напрямки підвищення ефективності функціонування підприємств. Для розв'язання цього завдання певного значення набуває класифікація чинників його зростання. Взагалі всі чинники підвищення ефективності функціонування підприємств зводяться до трьох напрямків:

1) управління витратами і ресурсами;

2) напрямки розвитку і удосконалення виробництва та іншої діяльності;

3) напрями удосконалення системи управпіння підприємством та всіма видами його діяльності.

До першої групи мобілізації чинників можна віднести такі заходи щодо підвищення поточної виробничої діяльності підприємства: зростання продуктивності праці і зменшення зарллатоємності виготовлення продукції (тобто економія витрат живої праці); зниження загальної ресурсомісткості виробництва (зменшення енергоємності, фондомісткості, матеріаломісткості тощо). Все це спонукає підприємство до раціонального використання природно-сировинних ресурсів. Активна мобілізація вказаних факторів передбачає здійснення таких заходів, як: прискорення впровадження результатів науково-технічного та організаційного прогресу в практику діяльності підприємства; удосконалення організаційної та виробничої систем управління, форм і методів організації діяльності, її планування і мотивації; підвищення якості і конкурентоспроможності виготовлюваної продукції; удосконалення і постійне коригування всіх видів діяльності для забезпечення їх вимогам сучасності. Всі визначені напрямки власне представляють другий напрям мобілізації факторів підвищення ефективності господарювання підприємства.

Але найважливішого значення набувають чинники, визначені третьою групою, оскільки їх мобілізація передбачає визначення місця реалізації в системі управління діяльністю. Тут доцільно розглядати внутрішні та зовнішні відносно до підприємства фактори. Адже факторами внутрішнього середовища можливо оперувати на рівні підприємства, а от зовнішніми факторами управляти майже неможливо, оскільки вони потребують зазвичай суттєвих структурних зрушень, розгалуження інфраструктури підприємства, залучення інституціональних механізмів для забезпечення належних передумов функціонування підприємства, і взагалі - удосконалення та розробки дієвих державних економічних та соціальних програм розвитку суспільства.

Витрати пов'язані з утриманням управлінської служби, правильність їх визначення та обліку є достатньо важливою. Суми визначених адміністративних витрат будуть прямо впливати на кінцевий фінансовий результат діяльності підприємства.

Пошук резервів зростання ефективності роботи підприємства проводиться шляхом ґрунтовного аналізу всіх складових його діяльності з використанням чинників, Підприємство працює в певному економічному середовищі, яке впливає на його діяльність. Досконалість податкової та амортизаційної систем, кредитна і фінансова політика держави, стабільність і прогресивність норм чинного законодавства, рівень регулювання цін у національній економіці, система ліцензування - ці та інші, незалежні від підприємства, чинники безперечно впливають на ефективність його діяльності. Це зумовлює виділення серед чинників підвищення ефективності діяльності групи неконтрольованих підприємством чинників.

Удосконалення механізму економічного впливу на підприємства - основна функція держави на шляху підвищення ефективності роботи суб'єктів національної економіки.

Використання ресурсних чинників дасть змогу підприємству розробити програму заходів, спрямованих на підвищення ефективності діяльності за рахунок власних можливостей, у таких напрямах.

Напрямки підвищення ефективності використання основних засобів.

Інтенсивні напрямки підвищення ефективності використання основних засобів:

- удосконалення структури основних засобів підприємства;

- технічне переозброєння підприємства;

- механізація й автоматизація виробництва;

- оптимізація структури виробничого обладнання (ліквідація проблемних місць);

- Удосконалення технологічних процесів;

- ліквідації проблемних етапів у виробничому процесі;

- скорочення тривалості виробничого циклу;

- комплексне використання і покращання якості сировини;

- застосування прогресивних форм організації виробництва і праці;

- забезпечення максимального завантаження виробничої потужності підприємства;

- підвищення професійно-кваліфікаційного рівня персоналу, який обслуговує об'єкти основних засобів, та ін.

Екстенсивні напрямки підвищення ефективності використання основних засобів:

- скорочення простоїв устаткування внаслідок підвищення якості ремонтного обслуговування, своєчасного забезпечення основного виробництва висококваліфікованим персоналом, сировиною, матеріалами, паливом, напівфабрикатами;

- підвищення коефіцієнта змінності роботи устаткування;

- зменшення кількості непрацюючого устаткування та ін.

Напрямки прискорення обертання оборотних коштів.

На етапі формування виробничих запасів:

- створення оптимальних обсягів виробничих запасів;

- застосування при формуванні виробничих запасів принципу оптимального співвідношення ціни та якості;

- використання раціональних схем постачання матеріальних ресурсів.

У сфері виробництва:

- скорочення тривалості виробничого процесу;

- упровадження прогресивних ресурсозберігаючих технологій;

- зниження матеріало- і енергомісткості продукції;

- економне використання матеріальних ресурсів; комплексна переробка сировини та використання відходів; організація використання вторинних ресурсів;

- модернізація виробничої інфраструктури підприємства;

- формування системи мотивації за раціональне використання матеріальних ресурсів.

У сфері обігу:

- удосконалення маркетингової діяльності підприємства;

- прискорення процесу реалізації готової продукції;

- стимулювання збуту продукції;

- удосконалення системи розрахунків за відвантажену продукцію;

- ефективне управління дебіторською заборгованістю;

- пошук оптимальних схем взаємодії з банківськими установами з приводу залучення коштів і здійснення розрахунків.

Будь-який бізнес в економічній системі розглядається як самостійна одиниця діяльності, незалежно від власників капіталу. Він повинен мати план дій з переліком фінансових показників, основним з яких є прибуток. Щоб спланувати прибуток, підприємство повинно насамперед точно спрогнозувати свої прибутки і витрати, зокрема адміністративні витрати, бути впевненим в тому, що воно зможе реалізувати певну кількість своєї продукції за визначеною ціною, точно знати вартість виробництва і збуту кожного виробу. Відсутність такого роду інформації свідчить про ризикованість діяльності підприємства.

Функціонально-вартісна діагностика (ФВД) є дієвим інструментом оптимізації витрат на управління. Як було з’ясовано на ДП «Малинське ЛГ» спостерігається значне зростання витрат на управління. За таких умов вважаємо за доцільне провести ФВД системи управління ДП «Малинське ЛГ».

Функціональний підхід концентрує увагу на спільності функцій (частіше різнорідних об’єктів), дозволяє охоплювати різноманітність процесів, що протікають в системі, та розглядати їх в інтегральному виді як поведінку системи.

Використання функціонального принципу у ФВД означає, що дослідник займається не структурою об’єкта, що аналізується, а комплексом функцій, які характеризують цей об’єкт, або, інакше кажучи, його функціональною структурою. Для того, щоб функціональна структура відображала значення об’єкта, необхідною є її побудова з дотриманням методичних принципів класифікації функцій, яка передбачає виділення головних, допоміжних та непотрібних функцій. Згідно з теорією ФВД, наявність непотрібних функцій обумовлює надлишкові витрати, які необхідно скоротити. Тому ФВД спрямована на пошук резервів зниження витрат на ресурси через усунення непотрібних функцій об’єкта, що досліджується.

Функціонально-вартісна діагностика представляє собою діагностичний аналіз, заснований на виділенні функцій і вартостей цих функцій із метою досягнення високоефективного методу опису, контролю, аналізу, виявлення резервів зниження собівартості (установлення зайвих або дублюючих функцій управління, з’ясування причин невиконання окремих функцій, визначення міри централізації та децентралізації функцій управління).

Основні завдання ФВД зводяться до наступного:

• досягнення оптимального співвідношення між корисним ефектом підприємства і сукупними витратами за його життєвий цикл на систему управління;

• удосконалення організаційної структури і функцій управління на основі функціонально-вартісного підходу;

• зниження витрат різних видів ресурсів на систему управління за рахунок ліквідації або скорочення допоміжних і непотрібних функцій управління.

Головна мета проведення даного виду аналізу – виявлення резервів зниження управлінських витрат за рахунок ефективніших варіантів виконання функцій, ліпшого співвідношення між вагомістю управлінської функції та витратами на її реалізацію.

До переваг ФВД як інструменту конкурентного розвитку організацій можна віднести універсальний характер, оскільки даний метод може використовуватись для дослідження різних напрямків роботи підприємства; можливість структурувати функціональні завдання господарської діяльності, що значно полегшує процес дослідження та виявлення надлишкових функцій; зменшення невизначеності в процесі прийняття рішень у певному напрямку діяльності за рахунок виділення основних напрямків робіт для досягнення цілей конкурентного розвитку; ФВД служить індикатором відповідності виконання визначених напрямків діяльності встановленим нормативам чи відповідним значенням конкурентів.

Першочергово для проведення ФВД необхідно визначити основні функції управління. Враховуючи той факт, що діагностику будемо проводити для системи управління в цілому, функції для аналізу будемо використовувати в узагальненому вигляді, а саме:

- планування;

- організація;

- регулювання;

- мотивація;

- контроль.

Таким чином, можемо побачити, що акцент робиться на основні функції управління, без врахування допоміжних та нейтральних. Інформацію для функціонально-вартісної діагностики отримано на основі управлінської документації, зокрема, штатного розпису, розрахунково-платіжних відомостей, накладних на списання матеріальних цінностей, розрахунків бухгалтерії, управлінської звітності тощо.

Визначення витрат на реалізацію зазначених функцій здійснено у табл. 4.1.

Визначення витрат на реалізацію функцій здійснювалось на таких засадах:

- витрати на оплату праці визначались, виходячи з кількості працівників, що займаються виконанням певної функції. При цьому враховувалась також часткова зайнятість працівників інших відділів при реалізації функції (наприклад, працівники планово-економічного відділу при реалізації функції планування);

Таблиця 3.1

Визначення витрат на здійснення функцій управління

у 2014 році, грн.

Назва функції	Оплата праці	Відрахування на соц. заходи	МШП		Амортизація	Інші витрати	Разом
1. Планування	20,5	7,5	1,7		2,6	0,9	33,2
2. Організація	112,3	4,5	1,3	1,5		0,93	320,53
3. Регулювання	117,7	6,5	1,9		2,9	0,86	229,86
4. Мотивація	223,9	8,8	2,3		3,3	0,93	339,23
5. Контроль	220,3	7,5	1,1		3,03	0,94	332,87

- відрахування на соціальні заходи визначались, виходячи зі сформованого фонду оплати праці, а також ставки відрахувань у розмірі 37%;

- малоцінні та швидкозношувані предмети визначаються на основі внутрішньої документації щодо списання матеріалів. В дану статтю витрат включені канцелярські товари, папір, калькулятори, електронні носії тощо;

- розміри амортизаційних відрахувань визначаються на основі визначення основних засобів, що використовуються при реалізації даних функцій управління, а також прийнятої на підприємстві облікової політики;

- інші витрати включають витрати матеріальних та фінансових ресурсів, які не увійшли дол. попередніх категорій. Зокрема, це витрати на оплату комунальних послуг, проведення інструктажів, наочний матеріал, оформленя інформаційних стендів тощо.

З метою визначення вагомості функцій у забезпеченні загальної ефективності господарської діяльності було проведено опитування керівників вищої та середньої ланки. за результатами опитування надано таку експертну оцінку вагомості функцій: планування – 0,2; організація – 0,15; регулювання - 0,15; мотивація – 0,3; контроль – 0,2. У табл. 3.2 зведено відомості щодо значущості функцій, витрат на їх реалізацію.

Таблиця 3.2

Вагомість та витрати на реалізацію функцій управління

Назва функції	Питома вага витрат у структурі, коеф.	Вагомість	Ранг
1. Планування	0,20	0,2	2
2. Організація	0,17	0,15	3
3. Регулювання	0,2	0,15	3
4. Мотивація	0,28	0,3	1
5. Контроль	0,2	0,2	2

Здійснення діяльності підприємства неможливе без здійснення адміністративних витрат. Рівень витрат відбиває досягнення та недоліки роботи як підприємства в цілому, так і кожною структурою підрозділу.

Систематичне зниження витрат має важливе народногосподарське значення, бо дає змогу за стабільних ринкових цін збільшувати прибуток на кожну гривню витрат, підвищує конкурентоспроможність продукції.

Управління адміністративними витратами передбачає, в пер­шу чергу, розробку кошторису вказаних витрат. Найбільш зручно такий кошторис складати на квартал з помісяч­ною розбивкою. При цьому слід враховувати кількість робочих днів у місяці з тим, щоб максимально об’єктивно підійти до про­цесу його формування. Грамотно складений котторис адмініст­ративних витрат є запорукою успітного виконання останнього.

Кошторис адміністративних витрат повинен включати всі за­гальногосподарські витрати, спрямовані на обслуговування та управління підприємством чи організацією в цілому.

Виходячи з особливостей обліку адміністративних витрат можна виділити ряд основних проблем, зокрема таких як:

- суперечливість ПКУ до П(С)БО 16 щодо екологічного податку;

- неправильне визначення і недостовірна оцінка витрат діяльності;

- неправильне документальне оформлення в реєстрах обліку витрат діяльності;

-відсутність аналізу витрат на підприємствах.

Вирішення проблем вдосконалення обліку адміністративних витрат підприємств України та витрат на збут, можна розглядати з трьох позицій:

- співвідношення бухгалтерського та податкового обліку витрат;

- порівняння національних та міжнародних стандартів з обліку витрат;

-автоматизація облікового процесу.

Стосовно шляхів вдосконалення формування та оцінки адміністративних витрат, можна виокремити наступні:

- внести зміни до П(С)БО 16, які б відповідали ПКУ, а не суперечили йому.

- встановлення більш чіткого та обов’язкового покарання (штраф, позбавлення премії, попередження та занесення догани в трудову книжку) в разі неправильного документального оформлення і невчасного відобра­ження в реєстрах обліку адміністративних витрат та в разі надання неповної і недостовірної інформації про адміністративні витрати потреб управління;

- створення багаторівневої системи облікової обробки інформації;

- покращення та вдосконалення комп’ютерних систем призначених для автоматизації облікової роботи;

- обов’язковість застосування автоматизованих систем обліку на підприємствах, з метою точності та зручності обліку.

Основними умовами ефективного функціонування механізму управління адміністративними витратами підприємств є:

-     готовність керівництва підприємства до певних змін і роботи в нових умовах господарювання;

-    наявність менеджменту, який здатен результативно проводити процес управління витратами;

-      наявність нормативно–правової бази, яка б окреслила головні аспекти функціонування цього механізму.

Основними шляхами зниження адміністративних витрат, вважаються вдосконалення мережі та раціоналізація устаткування, реорганізацій структури управління, інтенсивнішу використання методів дослідження операцій та інше.

Отже, вдосконалення процесу обліку адміністративних витрат є досить нелегким завданням, оскільки існує досить багато суперечностей та неточностей в законодавчій та нормативній базах.

Висновоки до 2 розділу

За результатами дослідження механізму формування адміністративних витрат на ДП « Малинське ЛГ» можемо зробити наступні висновки.

ДП « Малинське ЛГ» є самостійним господарсько-статутним субєктом, який має права юридичної особи, самостійний баланс, розрахунковий та інші рахунки як в національних, так і в іноземних банках, печатку, кутовий штамп, фірмові бланки. Предметом діяльності є заготівля деревини та виробіток дерев'яної продукції.

Чистий прибуток підприємства у 2013 році в порівнянні з 2011 роком зріс на 131 тис. грн. Середньорічна вартість необоротних активів зросла на 15,39%, оборотні активи зменшились на 61,47%. Також на підприємстві збільшився коефіцієнт оборотності активів на 15,23 тис. грн. Продуктивність праці також зріс на 116,38%.

Проаналізувавши динаміку та структуру операційних витрат ДП « Малинське ЛГ», можна зробити висновки що дане підприємство нормально функціонує. Про це свідчить зменшення деяких операційних витрат. Як видно витрати на оплату праці, амортизація, та інші операційні витрати зменшилися в 2013 році порівняно з 2011, що є позитивною тенденцією. Загалом операційні витрати збільшились на 272тис. грн. Негативним для підприємства також є зниження таких показників як коефіцієнта абсолютної ліквідності та коефіцієнта покриття. Це могло бути спричинене низкою факторів, перш за все тим, що підприємство не має достатньо фінансових активів, щоб вчасно покривати свої зобов’язання.

Обчисливши показники оцінки фінансової стійкості підприємства можна зробити наступні висновки: обраховані показники мають значні відхилення від своїх нормативних значень, що є позитивною тенденцію. Скажімо. Коефіцієнт фінансової залежності в 2013 році в порівнянні з 2011 роком збільшився на 20,4%, що є позитивним явищем, яке говорить про те, що підприємство є значною мірою не залежне від зовнішніх джерел.

Провівши обрахунки показників ділової активності слід зазначити, що коефіцієнт автономії у 2013 році в порівнянні з 2011 роком зменшився на 17,18%. Що є позитивною тенденцією. Коефіцієнт оборотності активів зріс на 70,86%, що є позитивною тенденцією це свідчить про те, що на підприємстві ефективно використовуються активи.

Економічний механізм формування адміністративних витрат на ДП «Малинське ЛГ» реалізується через організацію оперативного контролю за витратами на основі нормативного їх використання. Адміністративні витрати займають дедалі вагоміше місце у структурі витрат підприємства.

З даних розрахунків можна зробити висновки, що показник віддачі адміністративних витрат має тенденцію до зниження. В 2013 році порівняно з 2011 рокам він зменшився на 0,36 грн., тобто на 2,06 %. Адміністративна витрато місткість мала тенденцію до збільшення. В 2013 році даний показник становив 0,52 грн. це означає що підприємство понесе 0,52 грн. адміністративних витрат від 1 гривні чистого доходу. Рентабельність адміністративних витрат за операційним прибутком в 2011 році порівняно з 2013 збільшилась на 2,76 грн. Окупність адміністративних витрат за операційним прибутком зменшилась на 40,17%. Рентабельність адміністративних витрат за чистим прибутком збільшилась на 3,27 грн.

Здійснення діяльності підприємства неможливе без здійснення адміністративних витрат. Рівень витрат відбиває досягнення та недоліки роботи як підприємства в цілому, так і кожною структурою підрозділу.

Функціонально-вартісна діагностика (ФВД) є дієвим інструментом оптимізації витрат на управління. Як було з’ясовано на ДП «Малинське ЛГ» спостерігається значне зростання витрат на управління. Даний метод може використовуватись для дослідження різних напрямків роботи підприємства; можливість структурувати функціональні завдання господарської діяльності, що значно полегшує процес дослідження та виявлення надлишкових функцій; зменшення невизначеності в процесі прийняття рішень у певному напрямку діяльності за рахунок виділення основних напрямків робіт для досягнення цілей конкурентного розвитку; ФВД служить індикатором відповідності виконання визначених напрямків діяльності встановленим нормативам чи відповідним значенням конкурентів.