2.2. Зміст та характеристика функцій, які виконуються структурними підрозділами установи

Правильна організація діяльності кадрової служби, кадрового діловодства має велике значення. Саме у кадрових службах громадяни укладають трудовий договір, ознайомлюються з правилами внутрішнього розпорядку, умовами праці, побуту, відпочинку, перспективами професійного зростання. Кадрова служба є дзеркалом установи, і від того, як у ній організоване документаційне забезпечення управління, складається враження про організацію в цілому.

Функції управління персоналом в Житомирському обласному центрі зайнятості покладені на відділ кадрів. Стосовно укомплектованості персоналом, то у відділі кадрів працює 4 особи: начальник відділу кадрів, 2 провідні спеціалісти (менеджери з персоналу) та секретар.

Начальник відділу кадрів знаходиться у підпорядкуванні директора центру зайнятості. Він виконує роботу із забезпечення ЖОЦЗ кадрами та службовцями необхідних професій, спеціальностей і кваліфікації відповідно до рівня й профілю, отриманої ними підготовки і ділових якостей. Приймає людей із питань наймання, звільнення, перекладу, контролює розміщення й правильність використання працівників у підрозділах служби зайнятості. Забезпечує прийом, розміщення молодих фахівців і службовців відповідно до отриманої в навчальному закладі професії й спеціальності.

Відділ кадрів центру зайнятості, як і будь-який інший підрозділ, працює на основі положення про відділ кадрів. Він є структурним підрозділом ЖОЦЗ і створений на підставі наказу директора. Відділ кадрів підпорядковується начальнику відділу кадрів.

Даний відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, Кодексом законів про працю України, іншими нормативно-правовими актами в сфері трудового законодавства, правилами внутрішнього трудового розпорядку, розпорядженнями та наказами директора, прийнятими в рамках його компетенції.

За своїм посадовим положенням та умовами оплати праці начальник відділу кадрів прирівнюється до керівників основних адміністративних служб організації. Такий принцип зберігається при визначенні посадового положення та окладів і для інших працівників відділу кадрів.

Основними завданнями відділу кадрів є:

– здійснення загальної організації виконання комплексної кадрової політики та координація діяльності всіх структурних підрозділів;

– дотримання вимог трудового законодавства, у тому числі контроль за дотриманням трудового законодавства у всіх підрозділах центру зайнятості;

– складання балансу забезпеченості організації необхідними кадрами;

– організація безпечних умов роботи працівників, матеріального і морального стимулювання їхньої діяльності;

– підготовка пропозицій з оптимізації організаційної структури.

Відділ кадрів комплектується спеціалістами, які мають вищу освіту в сфері управління персоналом й організації праці та стаж роботи за профілем не менше 3-х років. Спеціалісти із середньою спеціальною освітою приймаються на роботу до відділу кадрів у виняткових випадках при стажі роботи не менше 5 років. Структуру і штати відділу кадрів затверджує директор відповідно до нормативів чисельності спеціалістів і службовців з урахуванням обсягів та особливостей роботи.

До основних функцій відділу кадрів ЖОЦЗ відносяться:

– визначення потреби в кадрах, планування кадрового забезпечення і руху кадрів;

– складання разом з іншими структурними підрозділами плану комплексних заходів із забезпечення стабільного функціонування системи добору персоналу;

– надання методичної допомоги керівникам структурних підрозділів у розробці посадових інструкцій;

– підготовка проектів наказів і розпоряджень з питань трудового законодавства та їх облік;

– ведення трудових книжок працівників відповідно до законодавства України;

– розробка ефективної цілісної системи управління трудовими ресурсами;

– організація підбору, розміщення і виховання персоналу;

– забезпечення соціальної рівноваги, впровадження заходів щодо підтримки сприятливого соціально-психологічного клімату, проведення психологічного тестування персоналу, контроль за адаптацією персоналу;

– дослідження і аналіз ділових, професійних і особистих якостей працівників;

– організація діловодства з роботи з персоналом;

– оцінка і атестація персоналу;

– організація навчання і підвищення кваліфікації персоналу;

– формування кадрового резерву, підготовка керівних кадрів і управління просуванням за службою;

– підготовка статистичних звітів про звільнення працівників, про наявність вільних робочих місць (вакантних посад), про потребу в працівниках та інших звітів з праці;

– поліпшення умов роботи і рішення соціальних питань;

– розвиток мотивації, кар’єри працівників.

– сприяння впровадженню в функціонування всіх служб центру зайнятості досягнень науки і техніки, у тому числі й в області ергономіки;

– розгляд заяв і скарг працівників з питань дотримання норм трудового законодавства.

Відділ кадрів контролює:

– дотримання чинного трудового законодавства, у тому числі використання праці неповнолітніх, жінок та інвалідів згідно з чинним законодавством;

– виконання розпоряджень органів державного нагляду, пропозицій та подань уповноважених трудових колективів і профспілок;

– своєчасне проведення атестації робочих місць та обслуговуючого їх персоналу, проведення інструктажів із чинних Положень про служби (відділи) та окремі посади;

– проходження попереднього (при прийнятті на роботу) і періодичних (під час трудової діяльності) медичних оглядів працівників;

– виконання заходів, наказів, розпоряджень з питань трудового законодавства.

Відділ кадрів має забезпечувати директора ЖОЦЗ достовірними відомостями про:

– кількість працівників за категоріями, професіями, кваліфікацією, освітою, стажем роботи, статтю, віком та іншими ознаками;

– зміну кількості і складу працівників в організації у цілому та її підрозділах, а також про причини цих змін;

– стан роботи з підвищення кваліфікації, підготовки та перепідготовки кадрів за фахом та категоріями;

– кількісний та якісний склад кадрів, просування молодих працівників;

– стан підготовки та стажування осіб, зарахованих до резерву.

Є ціла низка проблем в роботі служби персоналу. Вона не відповідає новим вимогам сучасності, обмежуючи власну діяльність вирішенням питань наймання та звільнення працівників, оформленням кадрової документації. В центрі зайнятості не проводиться системна робота з персоналом, яка передбачала б науково обґрунтоване вивчення професійних здібностей працівників, планування їхнього кар’єрного просування, розроблення перспективних програм соціально-економічного розвитку трудового колективу.

У зв’язку з цим удосконалення діяльності служби персоналу за сучасних умов має передбачати такі напрями роботи:

1. Забезпечення комплексного вирішення завдань якісного формування та ефективного використання кадрового потенціалу центру зайнятості.

2. Перехід від адміністративно-паперових методів управління кадрами до науково обґрунтованих процедур підбору, оцінки та розподілу кадрів, що потребує від фахівців кадрових служб знань та навичок психологічного тестування, соціологічного дослідження.

3. Широке впровадження прогресивних методів підготовки, перепідготовки, підвищення кваліфікації персоналу. У сучасних умовах досить актуальною є проблема випереджальної підготовки службовців та спеціалістів для освоєння нової техніки та технології, що вимагає від кадрових служб розробки перспективних планів формування трудового колективу.

4. Організація системної роботи з керівними кадрами, яка має базуватись на таких організаційних формах, як планування ділової кар’єри, ротаційне пересування керівників, навчання на курсах підвищення кваліфікації.

5. Забезпечення стабільності трудового колективу, підвищення трудової та соціальної активності працівників на основі вдосконалення матеріальних, соціально-культурних та етично-психологічних стимулів.

6. Забезпечення соціальних гарантій у сфері зайнятості через кваліфіковане додержання фахівцями служб персоналу порядку працевлаштування та перенавчання вивільнених працівників, надання їм гарантованих законодавством пільг та компенсацій.

7. Чітка організація документообігу для забезпечення оперативного виконання та проходження документів і доручень керівництва стосовно всіх напрямів роботи з кадрами.

8. Механізація, автоматизація і комп’ютерна обробка даних з особового складу.

9. Організація робочого місця кожного працівника кадрової служби таким чином, щоб розумові та фізичні зусилля спеціаліста спрямовувалися на виконання його функціональних обов’язків без будь-яких перешкод.

Реалізація цих напрямів удосконалення управління персоналом має бути пов’язана з оновленням науково-методичного, матеріально-технічного та інформаційного забезпечення кадрової роботи, постійним зростанням рівня освіти, кваліфікації та авторитету працівників служб персоналу.