5.2. Определение цели и планирование времени
В случае если не существует конкретной цели, к которой будет двигаться, то это свидетельство тупика. Без цели не возможно выбрать критерии оценки, по которому оцениваются достигнутые результаты. Цели являются представлением о будущем. Постановка цели предполагает:
выбор жизненных целей;
изучение своих сильных и слабых сторон, а также внешнего окружения;
постановка практических целей;
постановка тактических целей.
Сначала следует выбрать долгосрочные жизненные цели, например, стать руководителем среднего предприятия в конкретной отрасли, стать лучшим специалистом, получить степень доктора, сделать политическую карьеру, заработать много денег и жить в живописном месте. Затем следует определить, какие требования предъявляются к выбранной должности по возрасту образованию, личным качествам, имиджу, взаимоотношениям с работниками.
Далее следует определить свои сильные, слабые стороны на основе анализа специальных знаний, личных качеств, способностей руководителя, интеллектуальных способностей. Для вышеназванной цели можно проанализировать свои наиболее крупные достижения и неудачи, чтобы определить их причину. Впоследствии для долгосрочной жизненной цели необходимо разработать практические цели и подцели.
Например, долгосрочная цель – стать руководителем предприятия. Практические цели: добиваться повышения каждые три года; стать заметной личностью на предприятии; жениться на дочери главного акционера. Практические цели первого уровня для цели №1.: добиться роста прибыли; получить дополнительное образование и т.д. После определения практической цели необходимо определить тактические цели, которые являются средством для достижения целей более высокого порядка.
При определении тактических целей необходимо учитывать принцип Парето (80:20). Практика подтверждает, что 20% клиентов дает 80% оборота или прибыли и наоборот: 20% ошибки ведут к 80% потерь; 20% материала определяют 80% себестоимости.
Принцип АБВ основывается на принципе Парето. Важнейшие задачи категории А составляют 15% от количества всех задач, но обеспечивает 65% вкладов в достижение цели.
Задачи категории (Б) составляет 21% от всех задач и обеспечивает 20% требуемых результатов. Несущественные задачи категории (В) составляют 65% от общего числа задач, но обеспечивает 15% в общей значимости дел.
Другой подход к определению текущих задач был предложен Эйзенхауэром. Он предложил разделить все дела на четыре категории:
срочные и важные дела необходимо делать немедленно и самому;
важные, но менее срочные дела могут быть делегированы сотрудниками;
неважные, но срочные дела можно передать другим;
неважные и несрочные дела, могут быть отложены или проигнорированы.
Следует помнить мудрые слова над въездом в нью-йоркское гетто: “Если Вы не будете планировать свою жизнь сами, за Вас это сделают другие”. Повышение эффективности невозможно без планирования времени, которое лучше осуществлять по правилу (60:40) для деятельности специалистов, руководителей. При этом устанавливается такой объем работ, который бы занимал 60% вашего времени; 20% ‑ времени необходимо для выполнения непредвиденных работ, а еще 20% ‑ для творческой работы.
Целесообразным является определение своего графика работоспособности, который у большинства людей схож. Данный график представлен на рис. 5.2.
Для учета индивидуальных особенностей необходимо ответить на следующие вопросы:
когда, я испытываю наибольший прилив сил;
когда, процесс мышления наиболее быстр;
когда, наступает время усталости;
когда, приходит время борьбы со сном.
График работоспособности необходим, чтобы выполнять наиболее важные и сложные дела в лучшее время.