45.Документация,ее сущность, значения и реквизиты.

Каждая хозяйственная операция на предприятии оформляется документально и требует специального оформления. Любой документ является письменным доказательством совершения операции. В документах предусмотрены специальные реквизиты, которые могут меняться в зависимости от формы документа и подразделяются на обязательные и необязательные.

К обязательным относятся:

а) наименование документа;

б) наименование предприятия;

в) номер документа;

г) дата составления;

д) краткое содержание хозяйственной операции;

е) применяемые измерения (кг, м, куб);

ж) подписи ответственных лиц.

К необязательным относятся:

а) машинные коды (для автоматизации системы учета);

б) дополнения и др.

Документы так же подразделяются на внутренние и внешние. Внутренние документы имеют хождение внутри предприятия. Внешние - те, которые ходят вне предприятия.

Для внешних документов обязательным реквизитом является печать предприятия.

Финансовые документы оседают в бухгалтерии, где их проверяют:

1) по форме на наличие всех обязательных реквизитов;

2) арифметические и на подсчет всех контрольных сумм;

3) по существу на правомерность выполнения данной операции.

далее документы сортируются, группируются по видам и сдаются в архив. Различают два вида архивов:

1) текущий, в котором хранятся документы отчетного года;

2) договорный, в нем характеризуются документы прошлых лет.

Каждый документ имеет свой срок хранения.

Документы, оформляемые в момент совершения хозяйственной операции, являющейся доказательством ее совершения, называются первичными.

46.Документооборот и его организация.

Документооборот – движение документов от момента их выписки до сдачи в архив на хранение. Можно выделить несколько стадий движения документов или докуметооборота:

1. Фиксация хоз. операций на первичных документах,

2. Поступив в бухгалтерию док-т проверяется на: 1. законность операции 2. по форме (правильность оформления) 3. правильность арифметич. подсчетов и вычислений.

3. Обработка. Состоит из: 1. Денежной расценки 2. Группировки (в однородные группы) 3. Контировки (указание корреспонденции по данной операции на бланке) 4. Отражения на синт. и аналит. счетах.

4. Хранение, т.е. возможность получения в любое время

47.Классификация бухгалтерских документов.

В зависимости от места составления:

1. Внутренние

2. Внешние ( поступившие со стороны)

Внутренние документы можно классифицировать по трем признакам:

1. по значению

1) распорядительные – содержат распоряжение о выполнении хоз операции (Приказы, чеки, договоренности)Основное назначение – переача указаний руководителем работы непосредственным исполнителям. Не содержат в себе подтверждения фактов совершения операций, поэтому не могут служить основанием для отражения операций в учете.2) оправдательные (исполнительные) – оформляют уже произведенные операции. Составляются в момент совершения операций, являются первым этапом их учетной регистрации. (Приходный ордер, акт учета сдачи ценностей, накладные, рапорты о выполнении работы).3) Документы бух оформления – создаются аппаратом бухгалтерии для подготовки учетных записей. (Распределительные и группировочные ведомости, разли. бух справкм). Используются только с соответсв. оправдательными документами. Играют подсобную роль.4) Комбинированные документы – сочетают признаки нескольких видов.

Служат одновременно и распоряжением о выполнении данной операции т оправданием ее выполнения, фиксируют совершенную операцию и в то же время содержат указания о порядке отражения ее на счетах. (Авансовый отчет, накладная отпуска материалов в переоаботку и др.)

2. по порядку составления1) первичные – впервые отражают совершившиеся хоз операции. Являются формальным доказательством того, что данные операции выполнены. (Материальное требование).2) Сводные – составляются на основе первичных документов (авансовый счет, ведомость распределения расходов на содержание оборудования)Служат для объединения данных первичных документов и для группировки данных первичных документов.

3. по способу охвата операций1) разовые – отображают одну или одновременно несколько хоз операций. Отличительная черта – после составления они могут быть переданы в бухгалерию и использоваться для бухг. записей.(Приходные ордера, накладные, и т. д.)2) накопительные документы – оформление однородных операций, совершаемых на предприятиии в разное время.(Авансовый отчет)