3.2 Організація документообігу та документування операцій з обліку реалізації продукції та фінансових результатів

Документообіг - це рух документів від моменту їх складання (або одержання від інших підприємств, організацій), опрацювання і використання за призначенням у визначений період часу і до передачі в архів. Головне завдання документообігу - прискорення руху документів, і чим коротше та швидше буде організовано цей процес, тим він буде ефективнішим, і користувачі зможуть вчасно отримати інформацію для прийняття рішень. Документообіг на кожному підприємстві встановлюється головним бухгалтером і є обов'язковим для всіх працівників підприємства.

Документування – це створення документа з використанням різних методів, способів і засобів фіксації інформації на матеріальному носії. Графік документооборту на ТОВ «Броди Агро» наведино у додатку Б.

Таблиця 3.1

Порівняльна характеристика документів з обліку реалізації продукції і фінансових результатів

Документ	Термін зберіган-ня (роки)	Застосування
		По норма-тиву	На підприєм- стві
Товарно - транспортну накладну	5	+	+
Реєстр товарно-транспортних накладних	5	+	+
Складська квитанція	3	+	+
Сортове посвідчення	3	+	+
Головна книга	3	+	+
Журнал – ордер	3	+	+
Звіт про фінансові резульати	3	+	+

Проаналізувавши застосовування первинних документів з обліку реалізації продукції і фінансових результатів, можна зробити висновок, що підприємство дотримується нормативу терміну зберігання первинних документів згідно закону.

Документи широко використовуються в повсякденній діяльності як джерела та носії інформації, сприяють удосконаленню внутрішньої організації та зовнішніх стосунків, поліпшенню роботи, функціонування закладів, підприємств чи організацій і одночасно є підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідково-пошукової роботи.

Оскільки документи є засобом засвідчення, доведення певних фактів, що мають життєво важливі наслідки, кожний із них несе велике правове навантаження.

Кожний документ укладається згідно з узаконеними нормами та правилами, які є стабільними для конкретного виду.

Більшість документів повинна бути придатною до тривалого зберігання.

Дотримання цих вимог дає змогу оперативно отримати й опрацювати потрібну інформацію, вчасно вжити доцільних заходів, зробити процес управління стабільним, передбачуваним і результативним. Вимоги до оформлення документів», який затверджений наказом Держспоживстандарту України №55 від 07.04.2003 року.

Будь-який окремий документ складається з ряду складових елементів, які називаються реквізитами: найменування виду документа, автор, адресат, заголовок, текст, дата, підпис, резолюція тощо. Різні документи мають різний набір реквізитів. Сукупність реквізитів, певним чином розміщених у документі, становить формуляр цього документа. Для конкретного виду документа, наприклад наказу, протоколу, акта тощо, характерний свій формуляр, який називається типовим формуляром.

Крім основних реквізитів, що безпосередньо впливають на юридичну чинність документа, є так звані технологічні реквізити. До них відносяться: відмітка про надходження документа до організації, реєстраційний номер документа, відмітки про контроль за виконанням, виконавця, наявність додатків, ідентифікатор електронної копії документа тощо.

Застосування державних стандартів дає можливість ввести єдині вимоги до оформлення документів, що є необхідною умовою для механізації та автоматизації роботи з ними.