Розділ 3. Контроль діяльності підприємства

3.1.Організація контрольного процесу на підприємстві.

Організація контрольного процесу — це створення організаційних передумов для оптимізації виконання контрольних процедур, для чого застосовують різні прийоми, які на кожному етапі контрольного процесу становлять цілий комплекс.

На організацію технології контрольного процесу значний вплив мають методи контролю. Найпоширенішими з них є такі:

• документальні (інвентаризація, вибіркове та суцільне спостереження, експертизи, службове розслідування та ін.);

• розрахунково-аналітичні (прийоми економічного аналізу, статистичні, економіко-математичні розрахунки).

Метод документального контролю ґрунтується на перевірці бухгалтерських документів, які було створено під час здійснення господарських операцій. Спосіб документального контролю передбачає формальну перевірку документів, арифметичну зустрічну і взаємну їх перевірку.

Розрахунково-аналітичні методи об’єднують такі складні прийоми: економічного аналізу, техніко-економічні, статистично-економічні та економіко-математичні розрахунки.

Для раціональної організації контрольного процесу його слід упорядкувати на основі спеціального проекту. Річ у тім, що контроль господарської і, особливо, внутрішньогосподарської діяльності як технологічний процес в організаційному плані на противагу бухгалтерському обліку не регламентують жодні директивні (нормативні) акти. Тому для складання проекту організації технології контрольного процесу потрібна їх деталізація. При цьому контрольний процес розчленовують на дрібніші частини, які його характеризують. Деталізація дає змогу глибше та ґрунтовніше здійснити дійовий контроль і прийняти правильне управлінське рішення.

Етапи контрольного процесу.

Підготовчий етап. У контрольному процесі використовують різні носії економічної інформації, тому важливо встановити, які з них необхідні на підготовчому етапі. Для цього визначають фактори, що мають вплив на об’єкт контролю. Іноді для цього використовують додаткові джерела.

Джерела інформації, які залучають до контрольного процесу, слід ретельно підготувати. Процес підготовки інформації для контролю поділяють на три етапи: 1) вибір; 2) перевірка; 3) обробка.

Повнота та вірогідність показників інформації, здобутих в результаті контролю, залежать від якості використаних джерел. Крім того, на якість результату впливає глибина вивчення того чи іншого питання. Тому всі дібрані для контрольного процесу джерела ретельно перевіряють. Перевірку даних і показників здійснюють за двома ознаками: технічною та сутнісною.

Під час технічної перевірки встановлюють: чи було додержано правил (порядку) складання інформації; чи всі необхідні показники або дані є в носіях інформації; точність і правильність виконання арифметичних дій, підсумкових операцій тощо; чи є на документах необхідні підписи; чи погоджено зустрічні показники, подані у різних носіях інформації, тощо.

Перевіряючи інформаційний матеріал по суті, звертають увагу на його вірогідність, що дасть змогу забезпечити правильність результату контролю.

Підготовка матеріалів до контролю включає процедуру приведення їх до порівнюваного вигляду. Однорідність і порівнюваність залучених до контролю даних є неодмінною умовою успіху контрольної роботи. Порівнюваності показників і даних, що підлягають контролю, досягають нейтралізацією цінового фактора, обчисленням середніх значень даних, заміною абсолютних значень величин відносними.

Контрольна обробка даних. Цей етап складається з різних прийомів: арифметичних, юридичних, логічних, різних розрахунків з визначення необхідних показників, абсолютних і відносних відхилень коефіцієнтів, процентів, однорідних значень (величин), резервів і т. ін. Для обробки інформаційних даних та відображення контрольної інформації використовують різні за формою і змістом таблиці. Особливість контрольних таблиць полягає в тому, що в них подають базові (минулого року, кошторису, плану, норми тощо) дані поряд з фактичними, а також порівнюють ці дані. У таких таблицях показники розміщують з огляду на їх взаємоузгодженість. Крім того, тутвміщують причинно-наслідкові характеристики досліджуваного об’єкта.

Організація контролю у господарстві має ґрунтуватися на принципах організації економічної роботи, а ступінь централізації економічної роботи є вихідним для організації контрольної роботи.

Для формування контрольної інформації вже на початковій стадії роботи при встановленні нормативних (планових) завдань визначають відповідні відхилення, які можуть статися в роботі.

У разі облікового способу контролю елементи контролю та відповідні місця (колонки, графи) передбачають у документах облікового характеру.

Аналітично-контрольний спосіб є своєрідним поєднанням аналізу і контролю, а практично — аналізу як виду контролю. Тому аналітичні таблиці використовують для контрольного процесу, оскільки вони мають усі показники, які характеризують ті чи інші відхилення від заданих параметрів роботи.

Суто контрольний спосіб здобуття контрольної інформації відрізняється від попередніх тим, що цей процес виокремлюють у самостійну функцію (роботу за технічним прийомом). Ця контрольна інформація є результатом спеціальної контрольної роботи, для виконання якої спеціально готують контрольні реєстри — відомості, таблиці, що містять нормативні дані (планові, кошторисні, фактичні, відхилення, коефіцієнти, проценти, різні розрахунки тощо).

Результати контролю доводять до відповідних керівників безпосередньо і негайно. В окремих випадках ця інформація може бути доступною всьому колективу підрозділу.

Результати контрольного процесу оформлюють окремими документами, форми яких можуть бути різними. Усе залежить від конкретних умов та потреб. Такими документами можуть бути протоколи виробничих зборів і засідань бюро економічного аналізу, накази та розпорядження про результати перевірки господарської діяльності, службові і доповідні записки, експертні оцінки і висновки тощо.

2. Проведення внутрішнього контролю

В ринкових умовах, що характеризуються високою невизначеністю і нестабільністю зовнішнього середовища, ефективне управління підприємством передбачає великий спектр планів, значний обсяг планової, а, відповідно, і контрольної роботи. Тому, в сучасних умовах, коли економічна система нашої держави перебуває у кризовому стані, внутрішній контроль на підприємствах набуває обов’язкового характеру, оскільки доцільний на всіх рівнях управління. У ширшому розумінні ефективний управлінський контроль, за інших рівних умов, є гарантією успішної діяльності підприємства.

Для виведення контролю на якісно новий рівень, адекватний сучасним вимогам, потрібно, щоб він базувався на передових досягненнях науки: «Найважливішим напрямком удосконалення механізму контролю є його якісне перетворення із емпіричної діяльності, заснованої на досвіді і інтуїції керівників і фахівців на наукову систему»

Раціональність та оптимальність внутрішнього контролю, як складної багаторівневої системи, забезпечують не окремі операції або процедури, а системний підхід до організації як кожного етапу, так і контрольного процесу у цілому, а також адаптування завдань, інформаційної бази та порядку проведення контрольних перевірок до специфічних особливостей об’єкта контролю.

На заводі перевіряючи операції з надходження матеріальних цінностей, насамперед перевірили порядок їх обліку та контролю на даному підприємстві. Було виявлено, що ТМЦ надійшли на підприємство шляхом видачі довіреностей особам, які мають право на їх одержання, тому згідно з інструкцією «Про порядок видачі довіреностей» перевірили:

1. наявність журналу виданих довіреностей;

2. наявність наказу на тих осіб, які мають право підпису довіреностей;

3. своєчасність подання звіту з використання одержаних довіреностей.

На заводі журналу реєстрації довіреностей та первинних документів перевіряємо своєчасність оприбуткування ТМЦ .

При надходженні матеріальних цінностей зіставляємо назву та кількість оприбуткованих ТМЦ з даними супроводжувальних документів.

Операції щодо матеріальних цінностей від постачальників умовно ділимо на дві групи:

- надходження цінностей у відповідності зі встановленими вимогами та наявністю супровідних документів;

- надходження матеріальних цінностей з порушенням встановлених вимог і відхилення щодо оформлення супровідних документів(невідповідність кількості, якості і номенклатури, псуванню, крадіжки).

На заводі надходження і оприбуткування матеріальних цінностей та розрахунків за них перевіряємо по журналу оперативного обліку надходження вантажів, який ведеться на заводі, та Журнал –ордер 6, платіжних-вимогах, транспортних накладних і прибуткових документах та виписок установ банку. З цією метою оплачені платіжні вимоги постачальників чи платіжні доручення зіставляємо з прибутковими документами.

При контролі пропускної системи заводові  необхідно враховувати взаємозв’язок між окремими територіально-відокремленими спеціалізованими цехами, філіалами, підприємствами і головним підприємством. Оформлення перепустки на вивіз при внутрішньому переміщенні цінностей вимагає від працівників підприємства і ревізора детального контролю, матеріали якого можуть бути використані як джерела контролю при виявленні порушень і зловживань у діяльності цехів і філіалів, неповному оприбуткуванні цінностей, приписках, крадіжках, спотвореннях в обліку. При значних крадіжках, порушеннях пропускного режиму, неприйняття відповідних заходів зі сторони посадових осіб складається опис затримань із вкраденим майном на прохідній підприємства. Дані беруть із книги чи журналу затримань, який веде охорона підприємства.

При обстеженні на заводі проводять вибіркову перевірку вантажів, що вивозяться на підставі даних пропусків. Найбільш доцільно перевіряти матеріальні цінності, які відправляються місцевим покупцям. Перевіряючі розпечатують вагони, контейнери, пакувальну тару, співставляють фактичну кількість, асортимент, якість і вартість матеріальних цінностей, що вивозяться з даними рахунків-фактур, наказів-накладних, специфікацій, ярликів, пропусків і інших супровідних документів.

На торфобрикетному заводі проводити інвентаризацію активів і зобов'язань відповідно до ст. 10 Закону про бухоблік та інших нормативних документів, зокрема Інструкції з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 11 серпня 1994 р. N 69. Для визнання основних засобів та інших необоротних матеріальних активів (далі – основні засоби) і нематеріальних активів такими, визначення строку корисного використання об’єктів та списання основних засобів створити постійно діючу експертну технічну комісію у складі;

• Голова комісії: головний інженер

• Члени комісії: головний енергетик;

• Головний механік;

• Головний бухгалтер

• Економіст з фінансової роботи;

• Начальник відділу капітального будівництва .

На заводі проводити інвентаризацію активів і зобов'язань щороку перед складанням річної фінансової звітності станом на 01 грудня року, за який складається фінансова звітність. Інвентаризацію каси проводити не рідше одного разу на місяць відповідно до Положення про ведення касових операцій у національній валюті, затвердженого постановою Правління Національного банку України від 15.12.2004 N 637.

Для проведення раптової перевірки каси створити комісію в складі: заступника головного бухгалтера - голови комісії, бухгалтера-ревізора, економіста з фінансової роботи-членів комісії.

У всіх інших випадках об'єкти і періодичність проведення інвентаризації на заводі визначаються керівником підприємства на підставі чинного законодавства.