5.6 Внутрішній контроль виробничих запасів.

Розуміння відповідних аспектів систем бухгалтерського обліку й внутрішнього контролю й урахуванням іншої інформації дозволяє визначити види потенційних істотних перекручувань, які можуть вплинути на фінансову звітність; ураховувати фактори, які впливають на появи істотних перекручувань і розробляти належні контрольні процедури на підприємстві. З метою визначення напрямів удосконалення системи внутрішнього контролю необхідно здійснювати оцінку стану внутрішнього контролю на підприємстві. Система внутрішнього контролю – це сукупність організаційних мір, методик і процедур, прийнятих керівництвом підприємства як засоби для впорядкованого й ефективного ведення фінансово-господарської діяльності, забезпечення збереження активів, виявлення, виправлення й запобігання помилок перекручувань інформації, а також своєчасної підготовки достовірної фінансової звітності.

Перевірку системи внутрішнього контролю варто виконувати, виділяючи наступні етапи: опис діючої системи внутрішнього контролю; оцінка доцільності контрольних механізмів; перевірка ефективності системи внутрішнього контролю.

При цьому варто керуватися наступними принципами, необхідними для функціонування даної системи:

– організація робочих процесів. Ефективність внутрішнього контролю багато в чому залежить від виду й обсягу проведених господарських операцій. Процеси, виконувані щодня в новому виді й новими людьми, містять у собі більшу ймовірність свідомої або несвідомої помилки, ніж процеси, виконання яких визначено інструкціями й вказівками. У зв’язку із цим метою системи внутрішнього контролю повинна стати заміна індивідуальної, часто мінливої обробки повторюваних операцій на чітко сформульовані, організовані процеси. Із цією метою використовуються письмові інструкції, заготовлені бланки й формуляри. Кожне відхилення від певної організації робочого процесу повинне слугувати сигналом для проведення конкретної перевірки й з’ясування причин цього відхилення;

- розподіл функціональних обов’язків. Даний принцип передбачає, що певні функціональні обов’язки не можуть виконуватися однією і тією ж особою. Господарські, управлінські й бухгалтерські функції повинні бути розділені.

- контроль. В ефективно діючій підприємницькій структурі жодна операція не повинна залишатися без контролю. Контроль бухгалтерського обліку може проводитися як випадковим, ручним способом, так і в систематизованому, запрограмованому, а виходить, і обов’язковому порядку. При цьому правильність виконання операції може бути перевірена шляхом порівняння результатів даної операції з результатами іншої операції, не залежної від першої.

Можна виділити наступні напрями оцінки надійності системи внутрішнього контролю виробничих запасів:

- структура бухгалтерії на підприємстві та розподіл обов’язків, чи закріплений даний розподіл документально, чи розроблені посадові інструкції;

- чи призначені наказом матеріально-відповідальні особи за рух виробничих запасів й чи укладені з ними договори про матеріальну відповідальність;

- методика бухгалтерського обліку виробничих запасів, що застосовується на підприємстві і її відповідність наказу про облікову політику та вимогам законодавчих актів;

- оцінка плинності кадрів серед комірників (завідувачів складів), облікових працівників і контролерів;

- система оплати праці комірників (завідувачів складів), облікових працівників, контролерів;

- механізація й автоматизація обліку виробничих запасів, чи захищена програма від доступу сторонніх осіб, чи дублюються дані електронного обліку;

- види, періодичність, результати проведення інвентаризації запасів та правильність відображення їх в обліку;

- періодичність проведення зустрічних перевірок між структурними підрозділами підприємства, що мають відношення до руху запасів;

- відповідність даних аналітичного та синтетичного обліку;

- чи проводяться заходи щодо навчання, підвищення кваліфікації кадрів контролерів і облікових працівників.