Додаток в Приклад виконання завдання №3 Приклад виконання варіанта 30.

ТЕМА: Створення БД. Створення таблиць.

Мета роботи : Набуття навичок у роботі з ACCESS зі створення таблиць.

Постановка задачі : Створити базу даних ВІДДІЛ КАДРІВ, помістивши в неї три таблиці: СПІВРОБІТНИК, СКЛАД СІМ'Ї і ШТАТНИЙ РОЗПИС, що містять інформацію про співробітників підприємства.

Опис прикладної області Відділ кадрів підприємства.

Аналіз предметної області показує, що для автоматизації роботи Відділу кадрів доцільно створити БД ВІДДІЛ КАДРІВ, що складається з трьох таблиць: СПІВРОБІТНИК, СКЛАД СІМ'Ї, ШТАТНИЙ РОЗПИС. Таблиці будуть пов'язані між собою таким чином:

Таблиця СПІВРОБІТНИК з таблицею СКЛАД СІМ'Ї зв'язуються по полю Идент код, а з таблицею ШТАТНИЙ РОЗПИС - по полю Должн.

Характеристики таблиці-об'єкту СПІВРОБІТНИК:

• ідентифікаційний код Идент код (10 символів - тип текстовий );

• прізвище Прізвище ( 20 символів - тип текстовий);

• ім'я Ім'я ( 15 символів - тип текстовий);

• по батькові По батькові ( 15 символів - тип текстовий);

• підлога Пол (1 символ - тип текстовий);

• дата народження Дата рожд ( поле типу дата );

• місце народження Місце рожд ( 15 символів - тип текстовий );

• утворення Образів (15 символів - тип текстовий);

• посада Должн (15 символів - тип Майстер підстановок);

• стаж роботи Стаж роботи (довге ціле - тип числовий );

• семейное положение Сем по лож (7 символов - тип текстовый) ;

• дата зарахування на роботу Дата зач (поле типу дата/час);

• телефон Тіл (8 символів - тип текстовий);

• домашня адреса Адреса (поле-МЕМО ).

Характеристики таблиці-об'єкту СКЛАД СІМ'Ї :

• ідентифікаційний код Идент код (10 символів - тип Майстер підстановок );

• відношення Відношення (10 символів - тип текстовий);

• прізвище Прізвище (20 символів - тип текстовий);

• ім'я Ім'я (15 символів - тип текстовий);

• по батькові По батькові (15 символів - тип текстовий);

• рік народження Дата рожд (поле типу дата/час).

Характеристики таблиці-об'єкту ШТАТНИЙ РОЗПИС:

• № з/п НПП (довге ціле - тип числовий);

• назва підрозділу Наз в подр (30 символів - тип текстовий);

• посада Должн (15 символів - тип текстовий);

• кількість штатних одиниць Кілок ед (довге ціле - тип числовий);

• посадовий оклад Оклад (довге ціле - тип числовий);

• фонд заробітної плати за місяць ФЗПМ (довге ціле - тип числовий);

• фонд заробітної плати на рік ФЗПГ (довге ціле - тип числовий);

Опис роботи.

Завантажити Microsoft Access, виконавши дії: Пуск-> Програми -> Microsoft Access (чи виконавши клацання на відповідній піктограмі на панелі Microsoft Office).

Для створення нової бази даних виконати наступне :

• У вікні Microsoft Access вибрати перемикач Нова база даних, потім - кнопка.

• У вікні, що з'явилося, Нова База даних вибрати диск і відкрити теку в якій створюватиметься нова БД. Потім в розділі Ім'я файлу ввести ім'я створюваної БД ВІДДІЛ КАДРІВ, виконати клацання по кнопці.

• У вікні БД, що з'явилося на екрані, ВІДДІЛ КАДРІВ вибрати вкладку Таблиці, потім - кнопку.

• У вікні Нова таблиця вибрати режим створення таблиці Конструктор, потім клацання по кнопці.

• Створити структуру таблиці СПІВРОБІТНИК: У вікні Конструктора таблиць заповнити відповідні розділи : Ім'я поля, Тип даних, Опис. Для переходу від розділу до розділу використати клавішу.

• У розділі Тип даних для зміни типу розкрити вікно вибору типу, виконавши клацання по кнопці розкриття списку, потім виконати клацання в рядку, що містить відповідний тип.

• При цьому в нижній частині екрану в розділі Властивості поля з'являється інформація про цей тип поля. При необхідності туди можна вносити зміни, виконавши клацання у відповідному рядку, видаливши попереднє значення, ввівши нове. Додатково можна задати формат поля, умова на значення і так далі

• Після створення структури таблиці необхідно задати ключове поле. Зазвичай, поле, що використовується як ключовий, розташовується в таблиці першим. Для створення ключового поля виділити поле, виконавши клацання зліва від імені поля на смузі виділення. Виконати Правка -> Ключове поле або виконати клацання по піктограмі Ключове поле. Зліва від імені поля з'явиться зображення ключа.

• Поле Должн вибрати в якості індексованого. Для цього в розділі Свойство поля вибрати рядок Индексированное поле. Виконати клацання по кнопці розкриття і вибрати строку Да (Допускаются совпадения).

• Після створення структури таблиці зберегти її. Вибрати Файл -> Зберегти або Зберегти як... У вікні Збереження об'єкту вибрати В поточній базі даних, потім ввести ім'я для збереження створеної таблиці : СПІВРОБІТНИК, потім -.

• Аналогічним чином створити структуру таблиці СКЛАД СІМ'Ї.

• Для поля Идент код доцільно вибрати тип Майстер підстановок. Це дозволить полегшити заповнення даними цього поля. Після вибору типу Майстер підстановок відкриється перше діалогове вікно Створення підстановки. У цьому вікні вибирається спосіб, яким стовпець підстановки отримає свої значення : з таблиці або запиту. Потім клацання по кнопці. У наступному діалоговому вікні вибирається таблиця, що містить стовпець підстановки. Потім клацання по кнопці.

• У наступному вікні вибирається поле, що використовується як стовпець підстановки і клацанням по кнопці переноситься у вікно Вибрані поля. Клацання по кнопці.

• Наступне вікно містить повідомлення про те, які дії виконати із стовпцем у разі потреби. Потім клацання по кнопці.

• У наступному вікні виконати клацання по кнопці. З'явиться повідомлення про те, що перед створенням зв'язку необхідно зберегти таблицю. Для цього виконати клацання по кнопці.

• У розділі Тип даних буде вказаний тип Текстовий, тобто тип, що відповідає типу поля підстановки з таблиці СПІВРОБІТНИК.

• У таблиці СКЛАД СІМ'Ї необхідно вибрати поле Идент код в якості індексованого поля. Для цього в розділі Властивість поля вибрати рядок Індексоване поле. Виконати клацання по кнопці розкриття списку і вибрати рядок Так (Допускаються збіги).

• При збереженні таблиці відмовитися від створення ключового поля.

Створити структуру таблиці ШТАТНИЙ РОЗПИС, включивши в неї вказані поля і вибравши для них відповідні типи.

• В якості ключового поля вибрати поле Должн.

Заповнення таблиць.

Заповнення таблиць доцільно розпочинати з таблиці ШТАТНИЙ РОЗПИС, оскільки поле Должн цієї таблиці використовується як стовпець підстановки для заповнення відповідного поля таблиці СПІВРОБІТНИК.

• У вікні Бази даних вибрати потрібну таблицю

• Виконати клацання по кнопці

• На екрані з'явиться структура БД в табличному виді

• Заповнення проводиться по записах, тобто вводиться інформація для усього рядка цілком

• Перехід до наступного поля здійснюється натисненням клавіші <Tab>.

• При заповненні першого рядка слідом за нею з'явиться новий порожній рядок.

Для заповнення поля МЕМО в таблиці СПІВРОБІТНИК натиснути комбінацію клавіш <Shif+F2>, заздалегідь встановивши курсор в полі МЕМО. Після введення або редагування даних в цьому вікні клацнути по кнопці.

Для заповнення даними поля Должн в таблиці СПІВРОБІТНИК використати список поля підстановки, розкриваючи його клацанням миші по кнопці розкриття списку. Вибір потрібної посади робиться клацанням миші у відповідному рядку.

Аналогічно заповнюється даними поле Идент код в таблиці СКЛАД СІМ'Ї.

Після заповнення таблиць даними встановити зв'язок між таблицями:

• Вибрати команду Сервіс -> Схема даних або вибрати піктограму Схема даних. З'явиться вікно Схема даних, що містить діалогове вікно Додавання таблиці. Вибрати таблицю СПІВРОБІТНИК, потім виконати клацання на кнопці, для додавання таблиці у вікно Схема даних. Повторити дію для кожної таблиці, що бере участь в установці зв'язку. Для створення зв'язків між таблицями СПІВРОБІТНИК і СКЛАД СІМ'Ї помістити поле Идент код з таблиці СПІВРОБІТНИК, на відповідне поле таблиці СКЛАД СІМ'Ї, з'явиться діалогове вікно Зв'язку. Для автоматичної підтримки цілісності БД встановити прапорець Забезпечення цілісності даних. Встановити також прапорці Каскадне оновлення пов'язаних полів і Каскадне видалення пов'язаних полів. Виконати клацання на кнопці. У вікні Тип стосунків буде вказаний тип один-до-багатьох. Відповідним чином зв'язати таблиці СПІВРОБІТНИК і ШТАТНИЙ РОЗПИС, вибравши для зв'язку поле Должн і встановивши ті ж прапорці. Потім закрити вікно Зв'язку. При запиті на збереження зв'язку виконати клацання на кнопці.

У вікні БД вибрати таблицю ШТАТНИЙ РОЗПИС, відкрити її в режимі Таблиці. Видалити посаду "статистик". Відкрити таблиці СПІВРОБІТНИК і СКЛАД СІМ'Ї і переконатися в тому, що з таблиць зник співробітник, що обіймав цю посаду, а також відомості про його сім'ю. Відновити видалену інформацію в усіх таблицях.