3. Задачі і практика ділових нарад, їх підготовка і проведення.

Наради

Засідання і наради - один із самих дорогих видів службової діяльності. Люди відволікаються від безпосередньої роботи. Перш ніж проводити наради, необхідно уяснити, чи не можна ці питання вирішити іншими засобами. Якщо виясниться, що нарада потрібна, то необхідно визначити ії тематику, сформулювати повістку дня, установити приблизний склад її учасників, назначити дату і час проведення, установити орієнтовану тривалість, підготувати тезиси для короткого повідомлення, а в необхідних випадках і проект рішення.

Доцільно призначити спеціальну особу, відповідальну за підготовку наради в обов'язки якої повинна входити підготовка графіків проведення нарад, списки запрошених, координація діяльності осіб, які беруть участь в підготовці матеріалів до наради, ведення протоколів, тощо. На наради слід запрошувати тільки тих працівників, участь яких необхідна. На початку наради формулюється її мета, затверджується регламент виступів. У вступному слові керівник викладає свою точку зору з даного питання таким чином, щоб це сприяло конструктивним виступам учасників наради й служило в виробітку правильного рішення. Виступи повинні бути лаконічні, змістовні. Якщо на нараді обговорюється декілька питань, то важливо спочатку вирішити ті із них, котрі стосуються всіх учасників наради, а після їх вирішення відпустити тих працівників, присутність яких при обговорені інших питань не обов'язкова. Хід проведення нарад слід відображати у протоколах на основі яких проводиться контроль і виконання прийнятих на нараді рішень. Після закінчення наради такий протокол розмножується і роздається його учасникам, а також працівникам, які приймають участь в реалізації цих рішень. Зручно фіксувати хід наради на магнітофонній стрічці, щоб потім оформити з неї протокол.

В заключному слові керівник повинен підвести підсумок: сформулювати рішення, вказівки, доручення і сказати кому, що і коли виконати.

І накінець кілька практичних порад:

• не дозволяйте курити на нараді, це дозволить скоротити її тривалість на 30-40%;

• не економте на перервах, відмова від них збільшує час нарад;

• критикуйте думку, а не людину, яка висказала її;

• не скликайте нову нараду по тому ж питанню, поки не реалізується рішення попередньої.

Ділові бесіди

Для створення довірливої обстановки і одержання інформації краще проводити бесіди на робочих місцях. Для підсилення офіціального характеру бесіди їх краще вести в кабінеті керівника.

Слухачам одного із інститутів підвищення кваліфікації керівних кадрів було задано запитання: що запам'ятувалося в діловій бесіді з цікавим співрозмовником? Відповіді показали, що це - ерудиція, уважність, повага, доброзичливість, критичне відношення до себе. Важливіша якість керівника в бесіді - уміння слухати.

Починаючи бесіду, керівник повинен перш за все визначити її мету: знайомство з працівником, одержання інформації з питання, яке цікавить, винести стягнення, тощо. В залежності від того визначається орієнтовний план бесіди: попередньо вивчається предмет наступної розмови, продумуються запитання до співбесідника, визначається тривалість бесіди. При проведені бесіди дуже важливо створити довірливу, товариську атмосферу розмови. Підлеглий повинен бути впевнений, що керівник цікавиться його роботою, особистими справами, щоб він почував себе вільно і відверто висказував свою думку.

Керівник повинен уміти задавати запитання в такій формі, щоб вони спонукали співбесідника аргументувати свою думку, поведінку, позицію. В ході бесіди не рекомендується допускати оціночних зауважень, так як відношення керівника до питання може вплинути на об'єктивність підлеглого. Якщо дати оцінку необхідно, то краще це зробити в кінці розмови. Після того як мета бесіди досягнена, керівнику треба її тактовно закінчити. Для цього краще всього підвести підсумки розмови, зробити висновок, дати оцінку розмові, об'явити своє рішення. В будь-якому випадку у співбесідника повинно залишитись враження про користь розмови.