Підприємнецтво та менеджмент

ТЕМА 11. КОМУНІКАЦІЙНИЙ ПРОЦЕС ТА ІНФОРМАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ УПРАВЛІННЯ

ПЛАН

11.1.Поняття і класифікація інформації.

11.2.Комунікаційний процес.

11.1. Поняття і класифікація інформації

Інформація – сукупність повідомлень, які відображають конкретний аспект явища, події, виробничо-господарської діяльності.

Документ – це матеріальний об’єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом з метою її передавання в часі і просторі.

Документація – письмове надання інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності й розумової діяльності людини, носієм якої вона є.

Діловодство – процес, пов’язаний зі складанням документів, їхнім обробленням, проходженням, зберіганням тощо.

ЗгіднозЗакономУкраїни“Проінформацію” основнимивидамиінформації є:

1.Статистична інформація – це офіційно документована державна інформація, що дає кількісну характеристику подій та явищ, які відбуваються в економічній, соціальній, культурній та інших сферах життя України та підлягає систематичному відкритому опублікуванню.

2.Масова інформація – це публічно поширювана друкована та аудіовізуальна інформація.

3.Інформація державних органів та органів місцевого і регіонального самоврядування – це офіційна документована інформація, яка створюється у процесі поточної діяльності законодавчої, виконавчої та судової влади, органів місцевого і регіонального самоврядування. Основними джерелами такої інформації є законодавчі та нормативно-правові акти.

4.Правова інформація – це сукупність документованих або публічно оголошених відомостей про право, його систему, джерела, реалізацію, юридичні факти, правовідносини, правопорядок, правопорушення і боротьбу з ними та їх профілактику. Джерелами правової інформації є Конституція України, норми і принципи міжнародного права, Кримінальний кодекс, інші законодавчі

іпідзаконні правові акти тощо.

181

5.Інформація про особу – сукупність документованих або публічно оголошених відомостей про особу. Основними даними про особу є: національність, освіта, сімейний стан, релігійність, стан здоров’я, адреса, дата і місце народження.

6.Інформація довідково-енциклопедичного характеру – це систематизовані, документовані або публічно оголошені відомості про суспільне, державне життя та навколишнє природне середовище. Основними джерелами такої інформації є: енциклопедії, словники, довідники, рекламні повідомлення і оголошення, путівники, картографічні матеріали тощо.

7.Соціологічна інформація – це документовані або публічно оголошені відомості про ставлення окремих громадян і соціальних груп до суспільних подій і явищ, процесів, фактів тощо.

Рух документів в організації з моменту її створення чи отримання до завершення або відправки називається документообігом. Від чіткості і оперативності обробки та руху документа залежить швидкість отриманої інформації, необхідної для винесення ухвали. Несвоєчасна обробка документів може призвести до негативних наслідків, тому раціональній організації документообігу в міжгірській райдержадміністрації приділяється багато уваги.

Вся документація підприємства поділяється на [11]: 1) вхідні документи; 2) вихідні документи; 3) внутрішні документи.

Упрактиці діяльності вітчизняних підприємств склалися певні правила щодо порядку здійснення документообігу.

Відповідальність за організацію документообігу на підприємстві покладається на заступника директора з кадрових питань. Безпосереднє ведення документації покладається на секретаріат директора, а в структурних підрозділах – на спеціально виділених осіб (рис. 18).

В організації визначається конкретний комплекс документів, передбачений номенклатуроюсправта необхідний тадостатнійдля документуванняїї діяльності.

Управлінська діяльність в організації здійснюється виданням розпорядчих документів. З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть прийматися спільні розпорядчі документи. Розпорядчі документи, що надходять на підприємство від органів державної влади, за дорученням керівництва доводять до структурних підрозділів та організацій, що належать до сфери її управління, розсилаючи ксерокопії документів цих органів разом з супровідним листом. Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів органів вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням найменуванняцихдокументів, дат, номеріві заголовків.

Хід обговорення питань і рішення, що приймаються на зборах, засідан-

нях, нарадах, фіксуються в протоколах, які оформляються на підставі записів і

182

стенограм, зроблених у ході засідання. Рішення колегіальних органів доводять до виконавця, установ і організацій, надсилаючи їм рішення. Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передають текст документа телефоном, телефаксом або електронною поштою [11].

Рис. 18. Загальна схема документообігу на підприємстві

Усі документи, що надходять до організації, приймає централізовано спеціаліст з обліку документів загального відділу секретаріату (далі – приймальня). У приймальні розкривають всі конверти, за винятком тих, що мають напис “особисто”.

Усі документи, що надійшли на підприємство, підлягають обов’язковому попередньому розгляду. Попередній розгляд документів здійснюється в день одержання або в перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час. Доручення органіввищого рівня, телеграми, телефонограмирозглядають негайно.

Реєстрація документа – це фіксування його проставленням умовного позначення – реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ. Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ реєструється в організації лише один раз: вхідні – у день надходження або не пізніше ніж наступного дня, створювані – у день підписання або затвердження. У разі передавання зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший його повторно не реєструють.

183

Як правило, всі службові документи оформляють на бланках підприємства. З метою прискорення виконання документів та правильного формування справ кожний документ повинен містити, як правило, одне питання. Винятком є складання протоколів, наказів, планів, звітів та узагальнювальних документів. Відповідальність за зміст, правильну підготовку та оформлення службових документів покладається на керівників структурних та інших підрозділів підприємства – виконавців.

Службовий документ, який складають на підприємстві, повинен мати обов’язкові реквізити і стабільний порядок їхнього розміщення: найменування установи – автора документа, код установи, код форми документа, назва виду документа, дата, індекс, заголовок до тексту, текст, візи, підпис, позначка про виконання документа і долучення його до справи.

Внесення відомостей із резолюції до журналу реєстрації

Передача документів виконавцеві Передавання документів виконавцеві

Виконання документів

Контроль за виконанням документів

Підшивання документів у справу

Рис. 19. Схема роботи підприємства з вхідними документами

184

Проекти розпорядчих документів візують: керівники структурних підрозділів, які їх готують, всі зацікавлені керівники управлінь, відділів організації, завідувачі юридичного і загального відділів, заступники директора відповідно до розподілу обов’язків.

Складання проекту вихідного документа

Погодження проекту документа

Перевірка правильностіоформлення проекту документа

Підписання керівником

Реєстрація документа

Проставлення індексу (номера) на документі

Перевірка правильностіадресування

НадсиланняВі правленнядокументадокументаадресатовіадресатові

Підшивання другого примірника (копії) у справу

Рис. 20. Схема роботи на підприємстві з вихідними документами

11.2. Комунікаційний процес

Комунікації – обмін інформацією між двома і більше особами. Комунікації можуть здійснюватися:

*від вищих рівнів управління до нижчих;

*від нижчих рівнів управління до вищих;

*між різними рівнями управління;

*між різними підрозділами;

*між окремими працівниками.

Комунікаційний процес – це процес обміну інформацією між двома і більше особами.

185

В обміні інформацією можна виділити чотири базові елементи [92]:

−відправник (джерело) – це особа, яка генерує ідеї, збирає і передає інформацію;

−повідомлення – інформація, яка закодована за допомогою символів;

−канал – засіб передачі інформації;

−отримувач (споживач) – особа, яка одержує інформацію і яка цікавиться нею.

Комунікаційний процес реалізується через такі послідовні етапи [92]:

1)формування або вибір ідеї (зародження ідеї);

2)кодування (перетворення ідеї в повідомлення з допомогою слів, жестів, інтонації);

3)вибір каналу (вибір способу передачі з допомогою телефонного чи електронного зв’язку, відеострічок тощо);

4)передача ідеї (повідомлення);

5)декодування (переклад символів відправника в думки отримувача);

6)оцінка і уточнення повідомлення;

7)здійснення зворотного зв’язку (відправник і отримувач міняються комунікаційними ролями).

Запитання для самоконтролю

1.Дайте визначення понять “комунікації”, “інформація”, “комунікаційний процес”?

2.Як класифікують документацію?

3.Які складові елементи процесу комунікації?

4.З яких етапів складається комунікаційний процес?

5.За якими етапами відбувається процес документообігу на підприємстві?

6.Що таке діловодство?

7.Які основні видиінформації виокремлено уЗаконі України“Проінформацію”?

Рекомендована література для вивчення теми: [3, 90, 92, 130, 181, 182, 160, 190].

186

МЕТОДИЧНІ ВКАЗІВКИ ДО ПРАКТИЧНИХ ЗАНЯТЬ

Практичне завдання 1.

Витрати у підприємницькій діяльності.

Визначити суму витрат за економічними елементами і видами діяльності за звітний період (1 місяць) за такими даними: придбано у сторонніх осіб паливо на суму 3000 грн.; придбана тара для пакування готової продукції на суму 1200 грн.; нарахована заробітна плата працівникам цеху на суму 36884 грн.; нараховане відрахування з ФЗП робітників цеху на обов’язкове державне пенсійне страхування на суму 181 грн.; нарахована премія працівникам бухгалтерії на суму 880 грн.; придбано літературу для інформаційного забезпечення господарської діяльності на суму 1500 грн.; придбана ліцензія на ведення окремого виду підприємницької діяльності на суму 5000 грн.; виплачено відсотки за користування кредитом на суму 1000 грн.; придбано і введено в експлуатацію службовий автомобіль адміністрації на суму 80 000 грн.; витрати на перевезення робітників до місця роботи становили 250 грн.; витрати на розроблення і виготовлення ескізів етикеток становили 6000 грн.; витрати на виготовлення рекламних щитів становили 6600 грн.; оплачено відрядження працівників на виставку продукції підприємства на суму 2850 грн.; сплачено ПДВ до бюджету на суму 8400 грн.; оплачено транспортно-експедиційні послуги сторонньої організації на суму 1300 грн.; витрати, пов’язані з офіційним прийомом представників інших організацій, становили 4800 грн.; нарахована премія працівникам конструкторського відділу на суму 2550 грн.; оплачено послуги перекладачів, які не є штатними працівниками підприємства, на суму 2800 грн.; оплачено рахунок за електроенергію на суму 1200 грн.; нараховано амортизацію виробничих будівель на суму 15000 грн.; заплачено штраф за понадлімітні викиди забруднювальних речовин на суму 1700 грн.; витрати на оприлюднення річного звіту становили 1770 грн.; списано на собівартість продукції матеріали на суму 25000 грн.; оплачено роботи виробничого характеру, які виконують сторонні організації, на суму 3300 грн.; витрати на обслуговування засобів сигналізації адміністративного корпусу становили 900 грн.; втрати від знецінення курсу валюти становили 3400 грн.; витрати на операційну оренду становили 800 грн.; витрати на фінансову оренду становили 850 грн.

Річна норма амортизаційних відрахувань – 25 %.

187

Витрати за видами діяльності

Витрати за економічними елементами

Практичне завдання 2.

Загальні і конкретні функції менеджменту

Поясніть, як задану конкретну функцію менеджменту можна реалізувати через застосування загальних функцій?

1. Управління ремонтною дільницею.

2. Управління митним бюро відділу зовнішньоекономічних зв’язків. 3. Управління складальним цехом.

Практичне завдання 3. Повноваження і відповідальність

Завдання 3.1.

За поданими нижче вхідними даними організації ВАТ “Ламповий завод”

(рис. 21 та табл. 14):

1.Назвати всі виробничі підрозділи організації (діяльність яких прямо стосується виробництва продукції, надання послуг чи виконання робіт).

2.Назвати всі функціональні служби організації (виконують решту функцій в організації).

3.Назвати менеджерів інституціонального рівня управління організації.

188

4.Назвати менеджерів управлінського рівня управління організації.

5.Назвати менеджерів технічного рівня управління організації.

6.Розкрити сутність делегування повноважень в організації на прикладі управлінських взаємовідносин:

1.Технічного директора і головного конструктора.

2.Технічного директора і головного технолога.

3.Директора з виробництва і диспетчера виробничо-диспетчерського відділу.

4.Директора з виробництва і начальника складального цеху.

5.Начальника складального цеху і майстра складального цеху.

6.Директора з виробництва і начальника заготівельного цеху скловиробів.

7.Начальника і майстра заготівельного цеху скловиробів.

8.Директора з виробництва і начальника заготівельного цеху вольфрамових спіралей.

9.Начальника і майстра заготівельного цеху вольфрамових спіралей. 10. Директора з виробництва і начальника заготівельного цокольного

цеху.

11. Начальника і майстра заготівельного цокольного цеху.

12. Директора з виробництва і начальника заготівельного цеху картонних виробів.

13. Начальника і майстра заготівельного цеху картонних виробів. 14. Начальника планово-економічного відділу і старшого економіста. 15. Начальника відділу праці і зарплати та економіста.

16. Начальника відділу ціноутворення та економіста.

17. Комерційного директора і начальника відділу маркетингу.

18. Генерального директора і головного бухгалтера.

19. Начальника відділу зовнішньоекономічних зв’язків і спеціаліста з експорту.

20. Начальника транспортного цеху і начальника колони.

21. Директора з питань якості іначальника відділутехнічногоконтролю. 22. Головного технолога та інженера-технолога.

23. Головного конструктора та інженера-конструктора.

24. Майстра і робітника заготівельного цокольного цеху.

25. Генерального директора і комерційного директора.

26. Генерального директора і директора з економічних питань і кадрової політики.

27. Генерального директора і директора з виробництва.

28. Генерального директора і технічного директора.

29. Начальника ремонтно-механічної дільниці і механіка.

30. Начальника відділу охорони і режиму й охоронця.

189

Рис. 21. Організаційна структура управління ВАТ “Ламповий завод”

190