Заява — це документ, у якому приватна чи посадова особа звертається з проханням тобто пропозицією на адресу установи чи посадової особи.

Заява може бути:

— простою (викладається тільки прохання);

— мотивованою (вказується мотивація прохання);

— складною (заява містить додатки).

Особиста заява пишеться, як правило, від руки і в одному примірнику; службова заява пишеться з вико­ристанням технічних засобів і має відповідні реквізити (назва та адреса організації, вихідний номер тощо), мо­же адресуватися кільком посадовим особам чи організа­ціям.

Внутрішні заяви мають такі реквізити:

1. Адресат. З великої літери в давальному відмінку вказується, кому адресована заява: посада, назва підрозділу, установи, звання, прізвище, ініціали посадової особи, якій адресовано заяву. При цьому слід уникати однакових закінчень у на­зві посади й прізвищі:

Директорові… Морозову Т. /.;

Ректору(ові) …Борнагу Л. П.;

завідувачу(-еві) … Сліпцю Л. Г.

Спочатку вказується прізвище адресата, потім ініціали, наприклад: Михайленку Р. Т.

2. Адресант. З малої літери в родовому відмінку вка­зується, від кого подається заява: посада, зван­ня, назва підрозділу, установи, прізвище, ім’я, по батькові (повністю). При цьому прийменник від не вживається.

3. Назва документа (як правило, з малої літери).

4. Текст (з абзацу, з великої літери).

5. Додаток (підстава) у складній заяві: перелік документів, які додаються до заяви. За необхідністю вказується кількість сторінок кожного з документів.

6. Дата.

7. Підпис адресанта (якщо підпис розшифровується, то спочатку слід писати ініціали, потім — прізвище).

ПРИКЛАДИ

1.Мотивована заява

(шапка зправа)

Деканові економічного  факультету НАУ Морозову О. М. студента II курсу економічного факультету групи 22 МЕ Петренка Сергія Івановича

(по центру, з малої букви, з крапкою в кінці) заява.

(з нового рядка) Прошу надати мені відпустку з 03.04.2009 р. до 09.04.2009 р. у зв’язку з участю в обласних змаганнях із важкої атлетики.

01.04.2005 р.                                                                                                                       (підпис)

2.Складна заява

(шапка зправа)

Ректору Львівської гуманітарної академії проф. Морозову С.С. студента Київського національного університету ім. Т. Г. Шевченка Глинця Олега Ігоровича

(по центру, з малої букви, з крапкою в кінці) заява.

(з нового рядка) У зв’язку з переїздом моїх батьків до м. Львова на пос­тійне проживання прошу зарахувати мене студентом III кур­су економічного факультету ЛГА із спеціальності «Міжна­родна економіка».

Додаток: 1) витяг із залікової книжки на 2 арк. в 1 пр.;

2) свідоцтво про народження на 1 арк. в 1 пр.;

3) довідка про місце проживання на 1 арк. в 1 пр.

20.07.2005 р.                                     (підпис)                                                      О. І. Глинець

Зміст і розміщення реквізитів зовнішніх заяв і заяв, які пишуться в спеціалізованому діловодстві, відрізняються від вищенаведених. Так, зокрема, у зовнішніх особис­тих заявах необхідно вказувати, як правило, домашню адресу чи дані документа (паспорта, посвідчення тощо). У зовнішніх службових заявах необхідно вказувати, зок­рема, посаду, підрозділ і повну назву установи заявника. В усіх зовнішніх заявах слід використовувати тільки за­гальновживані абревіатури й скорочення.

У спеціалізованому діловодстві реквізити заяв пере­дбачають подання у відповідній формі специфічної ін­формації. У заяві-зобов’язанні необхідно, наприклад, зазначити термін і спосіб повернення позики, дані про заробітну плату. У позовній заяві необхідно детально викласти конкретні факти з указанням прізвищ, посад, подій тощо, додати оригінали чи копії документів з ін­ших установ (квитанції, довідки, висновки експертизи тощо).

ЗАЯВА. ЇЇ РЕКВІЗИТИ ТА ОФОРМЛЮВАННЯ

Заява - це офіційне повідомлення в усній або письмовій формі, в якому викладається певне прохання.

За місцем виникнення розрізняють заяви внутрішні й зовнішні, які бувають від організацій, установ (службові) та особисті. У зовнішній особистій заяві обов'язково зазначається повна домашня адреса, а в службовій - повна поштова та юридична адреса установи, підприємства. У внутрішній заяві не є обов'язковими викладеш вище вимоги. У заяві реквізити рекомендується розташовувати в такій послідовності:

1. Праворуч вказується назва організації чи установи, куди подається заява (адресат).

2. Нижче у стовпчик - назва професії, місце роботи, прізвище, ім'я, по батькові, адреса того, хто подає заяву (якщо заява адресується до тієї організації, де працює автор, не треба зазначати домашню адресу, а достатньо назвати посаду й місце роботи чи структурний підрозділ).

3. Ще нижче посередині рядка пишеться слово Заява з великої літери й не ставиться крапка.

4. З великої літери й з абзацу починається текст заяви, де чітко викладається прохання з коротким його обґрунтуванням.

5. Після тексту заяви ліворуч вміщується дата, а праворуч - підпис особи, яка писала заяву.

У складній заяві також подаються відомості про те, які саме документи додані до заяви на підтвердження правомірності висловленого в ній прохання (документи перелічуються після основного тексту перед підписом).

Заява пишеться власноручно в одному примірнику.

Запам'ятайте! Призначити

призначити на посаду призначити пенсію призначити зарплату призначити лікування призначити побачення призначити заступником

Підпис

Приймати

приймати у спадок приймати рішення приймати присягу приймати старостів приймати замовлення приймати справи приймати бій приймати удар на себе приймати всерйоз приймати залік приймати парад приймати на роботу.