1.2. Цели.

Аудит кадровой документации направлен на установление и ликвидацию недостатков работы кадровой службы и нарушений законодательства о труде при оформлении и ведении кадровой документации. При этом он основывается одновременно на выполнении нескольких основных целей:

1. Снижение правовых рисков* организации, связанных с оформлением трудовых отношений.

--------------------------------

<*> Под правовыми рисками организации здесь понимаются риски возможного ущерба, который может быть причинен правам и законным интересам организации вследствие неблагоприятного разрешения трудового спора или в результате государственного надзора за соблюдением законодательства о труде.

2. Уменьшение материальных расходов организации, складывающихся в результате кадрового документооборота.

3. Изучение текущего профессионального уровня работников кадровой службы. Повышение профессиональных навыков работников кадровой службы, подготовка их к оперативной работе при проведении контрольно-надзорных мероприятий.

4. Оптимизация работы кадровой службы.

5. Восстановление недостающей кадровой документации.

Безусловно, перед специалистами, проводящими аудит кадровой документации, со стороны руководства организации могут быть поставлены и иные цели, например:

- изучение возможности сокращения издержек, связанных с ведением кадровой документации;

- установление целесообразности передачи ведения кадровой документации сторонней организации или специалисту (по договору аутсорсинга или возмездного оказания услуг);

- оценка рациональности выполняемых трудовых функций со стороны кадровой службы, а также объема трудовой нагрузки на исполнителей;

- в отдельных случаях при заключении коллективных, трудовых договоров, предусматривающих дополнительные виды обязательств, договоров аутстаффинга (аренды персонала) - изучение полноты и своевременности выполнения обязательств, принятых на себя стороной договора.

Поскольку изменение кадровой политики организации или в целом изменение подходов к управлению персоналом может коренным образом повлиять на систему формирования и ведения кадровой документации, проведение аудита кадровой документации рекомендуется при смене руководителя (ответственного исполнителя) кадровой службы, при назначении нового руководителя организации, при переходе права собственности организации.

Кроме того, при смене должностных лиц, ответственных за ведение кадровой документации, проведение аудита позволит возложить на них ответственность за допущенные ими нарушения.

Проведение аудита кадровой документации, кроме выполнения обычных целей, нередко оказывает положительное влияние на дисциплину и чувство ответственности внутри всего трудового коллектива, поскольку объектом его изучения являются отношения, затрагивающие всех работников организации. Изучение законности оформления и содержания кадровой документации демонстрирует внимательность нанимателя к своим работникам.

Выбирая между внутренним и внешним аудитом кадровой документации, следует в первую очередь руководствоваться теми целями, которые ставит перед собой наниматель, а затем трезво оценивать наличие соответствующих ресурсов.

Преимуществами внутреннего аудита являются:

- сохранение прежнего уровня внутренней безопасности, связанной с тем, что изучение документации проводится только специалистами организации;

- низкая цена привлеченных ресурсов. Так, при проведении аудита документации будут привлекаться работники, получающие заработную плату, наверняка, в свое основное рабочее время, а, следовательно, дополнительные расходы будут связаны исключительно с дополнительными выплатами, установленными в связи с проведением аудита, командировочными расходами и, возможно, некоторым количеством других расходов, тогда как работа профессиональных аудиторов и (или) консультантов требует выплаты вознаграждения.

Недостатки внутреннего аудита:

- при проведении внешнего аудита кадровой документации специалист независим и не связан служебными и личными отношениями с проверяемым работником, при проведении внутреннего аудита нередко специалист, проводящий правовую оценку документов, заинтересован в принимаемом решении;

- довольно часто изучая внутреннюю документацию, специалист может пропустить ошибку по привычке, тогда как внешний "работник" обратил бы внимание на нарушение, поскольку смотрит на него "свежим взглядом";

- привлечение внутренних специалистов к проверке возможно лишь при условии наличия соответствующего компетентного персонала, имеющего свободное от работы время.