Внутренний аудит кадровой документации

1. ПРИЧИНЫ, ЦЕЛИ И ЭТАПЫ ПРОВЕДЕНИЯ

ВНУТРЕННЕГО АУДИТА КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

1.1. Причины проведения аудита.

Ведение кадровой документации любой организации в нашей стране возложено на кадровую службу. При этом кадровая служба организации может существовать не только в форме структурного подразделения, в составе руководителя и других работников, но и в форме одного и (или) нескольких исполнителей (например, в микроорганизации обязанность по оформлению и хранению кадровой документации может быть поручена секретарю или выполняться главным бухгалтером организации).

Безусловно, в ходе ведения хозяйственной деятельности организации объем документооборота растет и со временем возникает необходимость проведения проверки правильности ведения кадровой документации.

Кадровый аудит не только позволяет решить проблемы правильности ведения документации, но и защищает организацию от многочисленных рисков, связанных с оформлением трудовых отношений.

Между аудитом кадровой документации и кадровым аудитом существует достаточно большая разница, поскольку первый затрагивает исключительно практические аспекты ведения документооборота и не изучает вопросы мотивации, адаптации, переподготовки персонала. Кадровый аудит может быть нацелен на изучение реализации кадровой политики организации, включая оценку подбора, расстановки кадров, их обучения, повышения квалификации, рост производительности труда и т.д. Кадровый аудит является более общим понятием и включает в себя помимо прочего аудит кадровой документации. В настоящем пособии рассматриваются исключительно вопросы, связанные с проведением аудита кадровой документации, хотя, принимая во внимание вышеуказанное, термин "кадровый аудит" будет применяться автором.

Ежедневно кадровая служба выполняет ряд однотипных функций, связанных со своей основной целью: обеспечением организации трудовыми ресурсами в достаточном количестве и необходимого качества. Выполнение этой цели требует от кадровой службы ведения целого ряда документов. Несмотря на то что основная цель направлена на прием новых кадров, зачастую на практике наибольший объем и сложность документации связан не с заключением, а с изменением и расторжением трудовых договоров.

Следует иметь в виду, что основной объем работы кадровой службы остается документально не оформленным, поскольку заключается в сборе и анализе сведений, проведении собеседований, идеологической и дисциплинарной работы, основанной на общении с другими людьми. Основными задачами кадровой службы являются:

1. Участие в разработке и реализации стратегии управления персоналом.

2. Обеспечение предприятия необходимым количеством кадров (руководителей, специалистов, рабочих требуемых профессий, специальностей и квалификации).

3. Осуществление эффективного подбора, расстановки и реализации трудового потенциала кадров в соответствии с их профессиональными, деловыми и нравственными качествами.

4. Участие в формировании и развитии стабильного трудового коллектива, создании благоприятного социально-психологического климата.

5. Постоянное совершенствование управления кадрами на основе реализации целевых программ, современных персонал-технологий и оказания систематической методической помощи руководителям подразделений по проблемам управления персоналом.

Из содержания вышеуказанных задач видно, что целью деятельности кадровой службы выступает не оформление кадровой документации, а обеспечение эффективного функционирования системы подбора и расстановки кадров как на текущий, так и на плановый период.

При выполнении ежедневной рутинной работы основная цель деятельности кадровой службы может уйти на второй план, что, безусловно, отразится на эффективности работы структурного подразделения.

Проведение регулярного аудита кадровой документации позволит не только проконтролировать правильность ведения внутренней кадровой документации, но и даст возможность оценить профессиональные качества работников кадровой службы, позволит акцентировать внимание сотрудников кадровой службы на наиболее значимых для организации задачах.