1.5.2 Типи даних

Access підтримує вісім основних типів даних (табл. 1.1)

Таблиця 1.1

Тип даних	Використання	Розмір
Текстовий	Алфавітно-цифрові дані	До 255 байтів
Поле МЕМО	Алфавітно-цифрові дані-речення, абзаци, тексти	До 64 Кбайтів
Числовий	Числові дані	1, 2, 4, 8 байтів
Дата/Час	Дата й час	8 байтів
Грошовий	Дані про грошові суми, з 4 знаками після коми	8 байтів
Лічильник	Довге ціле, що генерується Access для кожного нового запису	4 байти
Логічний	Логічні дані	1 біт
Поле об'єкта OLE	Малюнки, діаграми й ін.	До 1 Гбайта

Вибирається тип даних для кожного з полів таблиці. Для символьних даних варто вибирати Текстовий тип. Можна вказати й максимальну довжину текстового поля. Поле МЕМО варто використовувати тільки в тих випадках, коли розмір тексту може перевищувати 255 символів.

Якщо обрано Числовий тип, необхідно точно встановити розмір поля, тому що це впливає на точність значень даних й обсяг пам'яті.

Тип Дата/Час використовується для зберігання календарних дат або значень часу. Можна й обчислювати різницю в днях між двома значеннями цих даних.

Для зберігання даних про грошові суми використовується тип Грошовий, який має фіксоване число знаків після коми.

Тип Лічильник спеціально призначений для автоматичної генерації первинного ключа.

Логічний тип використається для зберігання значень «Істина» й «Хибно».

Поле об'єкта OLE дозволяє зберігати такі дані як малюнки, діаграми й т.д., які можуть мати динамічні зв'язки з іншими додатками Windows.

1.5.3. Властивості полів

Для кожного поля можна задавати певні властивості, що залежать від обраного типу даних.

Розмір поля. Ця властивість задає максимальний розмір даних, для яких призначене поле.

Формат поля. Можна задати формат подання даних для вивода на екран або принтер. Наприклад, для дат у такий спосіб: 2/21/94 або Понеділок, Лютий 21,2010.

Число десяткових знаків. Установлює число знаків після крапки (коми). Наприклад, 2.99.

Маска введення. Задається для типів даних Текстовий і Дата/Час. Маску можна побачити на екрані при уведенні даних у поле.

Підпис поля. Напис, що використовується у формах і звітах замість імені поля.

Умова на значення. Можна задати вираз, що при уведенні або редагуванні значення поля завжди повинне бути істинним. Наприклад, < 100 означає, що значення поля повинне бути менше 100.

Повідомлення про помилку. Можна визначити текст повідомлення, що буде виводитися у випадках, коли значення, що вводиться, не задовольняє умові на значення.

Обов'язкове поле. Установлюється для даних, які повинні бути уведені в поле обов'язково.

Індексоване поле. Встановлює додатковий індекс.

1.6. Первинний ключ і зв'язування таблиць

Для ефективної роботи в Access кожна таблиця в реляційній базі даних повинна мати первинний ключ. Для вибору першого ключового поля таблиці у вікні конструктора необхідно виділити це поле й натиснути кнопку Ключевое поле на панелі інструментів. На підтвердження того, що ключ заданий, ліворуч від поля з'явиться символ ключа. В якості первинного ключа таблиці повинно бути визначене поле, у якому зберігається унікальний код.

Для вилучення первинного ключа потрібно виділити ключове поле й натиснути кнопку Ключевое поле.

Перевага використання ключового поля :

• швидкість. Використовуючи первинний ключ, Access створює індекси, що дозволяють прискорити роботу запитів й інших функцій.

• упорядкування. Access автоматично сортує записи в порядку зростання або спадання первинного ключа таблиці.

• відсутність збігів. Access не дозволяє користувачеві вводити дані з тим же первинним ключем, який уже встановлено в існуючому записі.

• зв'язки. Access організує зв'язки між таблицями, використовуючи загальний первинний ключ.

Зв'язування таблиць

Реляційні бази даних, як правило, складаються з декількох таблиць, зв'язки між якими потрібно визначити. Визначення зв'язків необхідно при використанні таблиць у запитах, формах і звітах.

Щоб встановити зв'язки, потрібно відкрити вікно бази даних і вибрати команду Сервис→Схема данных. Якщо зв'язки для бази даних установлюються вперше, то Access виведе на екран порожнє вікно Схема данных і потім вікно діалогу Добавление таблицы. У цьому вікні потрібно виділити всі таблиці, між якими будуть встановлені зв'язки й натиснути кнопки Добавить й Закрыть. Після цього у вікні Схема данных зв'язки між таблицями встановлюються шляхом перетягування мишею поля однієї таблиці на поле, по якому встановлюються зв'язок іншої таблиці. При відпусканні кнопки миші на екран виводиться вікно діалогу Связь, у якому виводяться зв'язані поля. Після встановлення необхідних прапорців у цьому вікні потрібно натиснути кнопку Создать..

Щоб видалити зв'язок, потрібно клацнути по лінії зв'язку й натиснути клавішу Del.