3.3. Робота з даними в режимі форми

3.3.1. Перегляд даних

Переміщення по формі схоже на переміщення по таблиці, однак, якщо є підлегла форма, то перехід з основної форми в підлеглу й назад можна здійснити за допомогою комбінації клавіш Ctrl+tab й Ctrl+shift+tab.

Перехід від запису до запису здійснюється через поля номера запису, розташованих унизу вікна форми. Перейти до першого, останнього, наступного або попереднього запису можна також за допомогою команди Записи→ Перейти.

3.3.2. Додавання записів і зміна даних

У формі, призначеній тільки для уведення даних, вводяться значення в порожні поля. Форми, що забезпечують вивід даних на екран, дозволяють додавати й нові записи. Це робиться шляхом натискання на кнопку Новая запись на панелі інструментів і форма перейде в режим уведення даних. Завершивши уведення, необхідно натиснути кнопку Показать все. Прейти на порожній рядок для уведення нового запису можна за допомогою команди Запись→ Перейти→ Новая запись.

Щоб увести дані в поле, що у базовій таблиці є полем об'єкта OLE, потрібно створити цей об'єкт у додатку. Потім вибрати команду Вставка→ Объєкт, у вікні, що з'явилося, вибрати тип об'єкта й ОК.

Для зміни даних у полі форми його потрібно виділити, а потім вносити зміни так само, як й у таблиці.

Щоб видалити запис, потрібно вибрати команду Правка→ Виделить запись і натиснути клавішу del.

3.3.3. Пошук і сортування даних

У формах, що використовуються для уведення й редагування, пошук і сортування даних здійснюється тими ж способами, що й у таблицях.

Виконання простого пошуку. Спочатку виділяється поле, а потім вибирається команда Правка→ Найти. Завдання на умову пошуку здійснюється так само, як й у режимі таблиці.

Виконання швидкого сортування по полю форми. Виділяється будь-яке поле, що містить дані з базового набору записів і натискаються кнопки Сортировка по возрастанию або Сортировка по убыванию на панелі інструментів.

Застосування фільтра. Після застосування фільтра можна побачити тільки ті дані, які задовольняють заданим умовам. Як й у режимі таблиці можна створити фильтр по выделенному, фильтр по форме або расширенный фильтр.

4. Розробка звітів

4.1. Основні відомості про звіти

Можна форматувати й виводити на принтер таблиці й набори записів запитів у режимі таблиці. Форми можна використовувати не тільки для перегляду й уведення даних, але також для виводу інформації на принтер. Однак звіти являють собою найкращий засіб для подання інформації з бази даних у вигляді друкованого документа. Їхня перевага в наступному:

• звіти надають широкі можливості для угрупування й обчислення проміжних і загальних підсумків для великих наборів даних;

• вони можуть бути використані для одержання гарно оформлених звітів, замовлень, поштових наклейок, матеріалів для презентацій й інших документів.

У звіті кожна група даних і підсумки по ній можуть бути представлені окремо. При цьому є наступні можливості:

• для ієрархічного подання даних можна визначити до 10 умов групування;

• для кожної із груп можна задати окремі заголовки й примітки;

• можна проводити складні обчислення не тільки усередині групи, але й по декількох групах одночасно.