МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ, НАУКИ, МОЛОДІ І СПОРТУ

ОДЕСЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ ПОЛІТЕХНІЧНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

Кафедра інформатики та управління захистом

інформаційних систем

Методичні вказівки

для виконання контрольної роботи №2 (продовження)

з дисципліни

«Інформаційні системи та технології»

Для студентів заочної форми навчання

Гр. ЗОМ, ЗОВ

І курс I семестр

Одеса 2011 р.

1. Робота в ACCESS

1.1. Введення

Основні ідеї сучасної інформаційної технології базуються на концепції баз даних (БД). Відповідно до цієї концепції, основою сучасної технології є дані, які повинні бути організовані в БД із метою адекватного відображення реального світу, що змінюється, і задоволення інформаційних потреб користувачів.

Збільшення обсягу й структурних складностей збережених даних, розширення кола користувачів інформаційних систем призвело до створення зручних засобів інтеграції збережених даних і керування ними - систем керування базами даних (СКБД).

СКБД Microsoft Access - один з найбільш сучасних програмних продуктів, що застосовується для створення, зберігання й обробки баз даних в економіці, керуванні, довідковій службі й інших областях.

1.2. Що таке “Бази даних”?

У найбільш загальному змісті база даних - це набір записів і файлів, організованих спеціальним чином. Один з типів бази даних - це документи, набрані за допомогою текстових редакторів і згруповані по темах. Інший тип - файли електронних таблиць, що поєднуються в групи за характером їх використання. Іноді завдання, що розв'язується, стає занадто великим, тобто необхідна інформація розкидана по сотнях текстових файлів й електронних таблиць. У цьому випадку виникають проблеми : 1) Як зберегти зв'язки між файлами при введенні нової інформації? 2) Як переконатися, що дані вводяться правильно? 3) Що робити, якщо та сама інформація може знадобитися відразу декільком користувачам та інше. Для розв'язання подібних проблем необхідні системи керування базами даних.

Майже всі сучасні системи засновані на реляційній моделі керування базами даних. Назва «реляційна» пов'язана з тим, що кожен запис у такій базі даних містить інформацію, що відноситься тільки до одного конкретного об'єкта.

0. 1.3. Архітектура Microsoft Access

Працюючи в Access, можна користуватися всіма зручностями, що надаються Windows та іншими додатками, наприклад Excel або Word. Мається на увазі, що робота з вікнами, меню, панелями інструментів, операціями «Вирізати», «Копіювати», «Вставити» у СКБД саме така.

Microsoft Access називає об'єктами все, що може мати ім'я. У базі даних Access основними об'єктами є таблиці, запити, форми, звіти, макроси й модулі.

Таблиці – об'єкти, які визначаються й використовуються для зберігання даних. Кожна таблиця включає інформацію про об'єкт певного типу. Вона містить поля (стовпці), і записи (рядки), де зібрана вся необхідна інформація про об'єкт.

Запити – об'єкти, які дозволяють користувачеві одержати потрібні дані з однієї або декількох таблиць. Для створення запиту можна використати бланк QBE або інструкцію SQL. За допомогою запитів можна також створювати нові таблиці, використовуючи дані з однієї або декількох таблиць.

Форми – об'єкти, призначені в основному для введення даних, відображення їх на екрані або керування роботою додатка. Можна використати форми для зручного подання даних із запитів або таблиць. Форми можна також роздрукувати.

Звіти – об'єкти, призначені для створення документа, який потім може бути роздрукований.

Макроси – це об'єкти, які представляють собою структурований опис одного або декількох дій, які повинен виконати Access у відповідь на певну подію.

Модулі – об'єкти, що містять програми, написані мовою Visual Basiс для додатків, які дозволяють розбити деякий процес на кілька невеликих процедур. Модулі можуть бути незалежними об'єктами, що містять функції, які можна викликати з будь-якого місця додатка.