Ділова нарада

Під словом «нарада» розуміє­мо такий вид управлінської діяльності, коли певна кількість учасників збирається в пев­ному місці в обумовлений час для обговорення і прийняття рішень за раніше поставленими питаннями.

Регламент наради визначається самими учасниками наради. Для заходів, які відбува­ються регулярно, регламент виробляється й затверджується один раз. Для неперіодичних заходів регламент встановлюється на початку засідання кожного разу.

Регламент може бути приблизно таким: 1) вступне слово — не більше 10 хв.; 2) основ­на доповідь — до ЗО хв.; 3) запитання доповідачу — не більше 2 хв. кожному; 4) співдоповідь, повідомлення — не більше 10 хв.; 5) запитання співдоповідачу — не більше 1 хв. кожному; 6) виступи — 5 — 7 хв.; 7) відповідь доповідача — не більше 5 хв.; 8) відповіді співдоповідачів — не більше 3 хв. кожному; 9) довідка по ходу наради — не більше 3 хв.: 10) читання проекту рішення — не більше 5 хв.; 11) пропозиції щодо проекту рішенні — не більше 3 хв.; 12) підбиття підсумків наради — не більше 10 хв.

Якщо в нараді беруть участь до 50 осіб, перерву роблять через кожні 50 хв., її три­валість — не більше 10 хв. Якщо кількість учасників більша, перерву роблять через 1, 5 год. роботи на 15 хв.

Види нарад. Наради поділяють на інформаційні (їх ще називають директивними або інструктивними), оперативні (або диспетчерські) і дискусійні.

Інформаційні наради — це наради, на яких учасників знайомлять з певними новими даними, новими положеннями й настановами. Ця нова інформація повинна бути по-справжньому важливою, інакше нарада зводиться до загальних закликів, що і є саме непродуктивною витратою робочого часу працівників.

Оперативні наради мають на меті охопити всі три стадії процесу управління: збір інфор­мації, її переробку та прийняття рішень. Вони мають завершуватись повідомленням кон­кретних розпоряджень. Цей вид наради вважається застарілим і викликає багато критич­них зауважень.

Тому вважається доцільним проводити такі наради з допомогою рапортів по телефо­ну (селектору), що дає значну економію часу й зусиль.

Дискусійні наради — це найдемократичніший за структурою вид нарад. На такому засіданні кожен може вільно висловити свою думку, навіть якщо вона не збігається з дум­кою більшості чи керівника. На таких нарадах народжуються справді конструктивні роз­в'язання важливих проблем.

Засідання в робочий час. Регулярність нарад — це питання, яке потребує розв'язання в кожному конкретному випадку.

Визначаючи дату наради, необхідно враховувати реальну можливість підготовки до неї. Дата наради не повинна змінюватись. Якщо ж виникають виняткові обставини й на­раду треба переносити, то всі учасники її мають бути заздалегідь попереджені про це.

Щоб не примушувати працівників протягом робочого дня кілька разів переключати­ся з одного виду роботи на інший, щоб у міру можливості довше зберегти послідовність і систематичність у їх роботі, наради планують на другу половину дня — на кінець робочо­го дня або одразу ж після обідньої перерви. Це дає змогу працівникам зранку виконати найважливіші завдання.

Залежно від змісту, призначення, способу проголошення та обста­вин спілкування виділяють такі найпоширеніші жанри публічного мовлення, як

• доповідь,

• промова,

• бесіда тощо.

Доповідь – одна з найпоширеніших форм публічних виступів. Вона порушує нові проблеми, що ще потребують вирішення; має характер гострої злободенності. Доповідь є дуже важливим елементом системи зв'язків із громадськістю (наприклад, повідомлення своєї точки зору на проблему наукової та громадянської позиції тощо). Розрізняють політичні, звітні , ділові та наукові доповіді.

Ділова доповідь — це діловий документ, який містить виклад певних питань обов'яз­ково з висновками та пропозиціями.

Ділова доповідь містить значний обсяг інформації й розрахована на обізнаних слу­хачів. У ній ставляться й пропонуються до розв'язання назрілі в певній галузі проблеми і визначається практична мета. Така доповідь містить значний фактичний матеріал, том;. найчастіше вона буває заздалегідь надрукована й роздана учасникам зібрання. Особлив­істю ділової доповіді є те, що її текст може бути предметом обговорення, зазнавати кри­тики, доповнюватися новими положеннями тощо.

Звітна доповідь за своєю будовою нагадує письмовий звіт. Цей публічний виступ особ­ливо важливий і відповідальний: адже доповідач повинен правдиво, об'єктивно висвітли­ти факти й переконати слухачів у необхідності певних висновків і пропозицій. Для цього треба чітко окреслити мету, характер і завдання доповіді; до кожного положення майбут­ньої доповіді дібрати переконливі факти, цифри, приклади, цитати; продумати й скласти загальний план доповіді, до найважливіших пунктів цього плану дібрати й опрацювати фактичний матеріал; пов'язати окремі положення загального плану в одну струнку систе­му викладу, подбати про зв'язки між частинами, хоч уся доповідь звичайно читається повністю або тезисно, вступну та заключну частину її треба написати повністю й прочи­тати кілька разів, щоб позбутися при виступі невпевненості, розгубленості.

Звітна доповідь не лише обговорюється, а й схвалюється зібранням. До окремих її частин можуть бути внесені корективи. Звичайно після обговорення такої доповіді прий­мається рішення — програма майбутніх дій.