6.9. Создание и печать отчетов

Отчеты предназначены для выбора данных из нескольких таблиц. Они позволяют производить над данными вычисления, подводить итоги и выводить данные на экран или печать. Отчеты – это средство для представления информации в виде бумажного документа. Они имеют широкие возможности для группировки, а также вычисления промежуточных и общих итогов для больших наборов данных.

Отчет может быть создан на основе таблицы или запроса. Для организации связи между отчетом и его исходными данными применяются элементы управления. В качестве элементов управления используются поля, содержащие имена и числа, надписи для заголовков, декоративные линии для графического оформления отчета. По сравнению с другими средствами вывода данных на печать отчеты обладают двумя принципиальными преимуществами:

• Предоставляют широкие возможности для группировки и вычисления промежуточных и общих итогов для больших наборов данных.

• Могут быть использованы для получения красиво оформленных счетов, заказов на покупку, почтовых наклеек, материалов для презентаций и других документов, которые могут понадобиться в делопроизводстве.

Отчеты могут быть открыты в трех режимах:

• в режиме Конструктора;

• в режиме Предварительного просмотра;

• в режиме Просмотра образца.

Вначале создания отчета в окне диалогаНовый отчетвыбирают один из шести вариантов создания отчета (рис. 6.41)

Создание отчета с помощью автоотчета

Автоотчет служит для создания отчета, в котором выводятся все поля и записи базовой таблицы или запроса. Для его создания необходимо:

• В окне БД выбрать значок Отчетыв спискеОбъекты.

• Нажать кнопку Создатьна панели инструментов.

• В диалоговом окне Новый отчетвыбрать один из предложенных мастеров.

• Выбрать таблицу или запрос, содержащие данные, на которых должен быть основан отчет, и нажать кнопкуOK.

Вид автоотчета: в столбец показан на рисунке 6.42. Можно создать отчет с полями, размещенными в один столбец, базовым источником данных которого являются открытые таблица или запрос.

Мастер отчетов

Шаги Мастера по созданию отчета показаны на рисунке 6.43.

1. В окне БД выбирают значок Отчетыв спискеОбъекты.

2. Нажимают кнопку Создать на панели инструментов.

3. В диалоговом окне Новый отчет выбирают нужного мастера. Описание действий, выполняемых мастером, выводится в левой половине диалогового окна.

4. Выбирают таблицу или запрос, содержащие данные, на которых должен быть основан отчет. MS Access по умолчанию использует эту таблицу или запрос, как источник данных для отчета. Мастер позволяет изменить источник данных, а также выбрать поля из других таблиц или запросов. Нажимают кнопку OK.

Разработка отчета в режиме конструктора

Окно отчета в режиме Конструктораидентично окну формы в этом режиме, т.е. присутствует такая жеПанель элементов, окно со списком полей иокно со списком свойств (рис. 6.44) Пустой макет отчета содержит разделыВерхний колонтитул, Нижний колонтитул, между которыми находитсяОбласть данных.Расположение данных на странице по вертикали определяется тем, как задан верхний и нижний колонтитулы и соответствующие поля страницы.

Добавить или удалить верхний и нижний колонтитулы можно с помощью команды Вид – Колонтитулы. Можно задать заголовок отчета, который будет печататься только в самом начале отчета, и примечание отчета, печатающееся в его конце. Чтобы добавить в отчет эти разделы, выбираетсяФормат – Заголовок/примечание отчета.