5.7. Сводные таблицы

Сводная таблица– это таблица, которая используется для быстрого подведения итогов или объединения больших объемов данных из разных источников, таких как базы данных, таблицы, а так же из внешних источников данных.

Сводные таблицы – средство обработки и представления данных, намного превосходящее по возможностям и удобству использования традиционные списки с промежуточными итогами. MS Excel позволяет эффективно обрабатывать табличные данные, изменяя структуру таблицы, а также группируя их по определенным признакам.

Эти возможности базируются на процедуре автоматического преобразования таблицы, в частности, перестановке строк и столбцов, а также сокрытия промежуточных данных и выполнения типичных функций обработки: суммирования, подсчета количества значений, вычисления среднего и т.д. Именно возможность изменения ориентации таблицы – транспонирование строк в столбцы и наоборот, дала сводной таблице ее название (в оригинале сводная таблица называется pivot table, где pivot означает «вращаться»). Следует иметь в виду, что автоматическое преобразование структуры таблицы возможно только при выполнении определенных требований, накладываемых на структуру таблицы, в частности, обязательное именование столбцов и строк таблицы.

Такая интерактивная таблица на рабочем листе позволяет подытожить большие объемы данных, выбрав подходящий метод вычислений. Осуществляют построение и обработку сводных таблиц с помощью Мастера сводных таблиц, который вызывается командойДанные – Сводная таблица. Для упрощения взаимодействия со сводной таблицей на экран можно вывести панель инструментовСводные таблицы(рис. 5.34).

Мастер сводных таблиц осуществляет построение сводной таблицы в несколько шагов.

Первый шагМастера сводных таблиц (рис. 5.35) требует сведений о местоположении исходных данных, которые будут использованы для построения сводной таблицы.

Для построения сводной таблицы возможно использовать следующие источники:

• список (базы данных MSExcel);

• внешний источник данных;

• указанные диапазоны консолидации;

• данные из другой сводной таблицы.

Взависимости от вида источника изменяются последующие этапы работы по созданию сводной таблицы. Рассмотрим наиболее распространенный случай использования списков при построении сводных таблиц.

Второй шагМастера сводных таблиц (рис. 5.36) в этом случае предлагает задать диапазон исходных данных.

Диапазон должен включать заголовки строк и столбцов исходной таблицы. Если таблица находится в закрытой книге, то для ее поиска можно использовать кнопку Обзорв окне диалогаМастер сводных таблиц. Область данных может быть определена маркировкой до запуска Мастера сводных таблиц, или отмечена мышью на втором шаге Мастера, а может быть задана путем ввода ее координат с клавиатуры также на втором шаге Мастера сводных таблиц.

Полное имя диапазона ячеек записывается в виде:

[имя_книги]имя_листа!диапазон ячеек

Третий шагМастера сводных таблиц посвящен определению макета (структуры) сводной таблицы и является наиболее важным.

Создание структуры заключается в том, что методом перетаскивания необходимые заголовки полей переносятся на ось столбцов, строк, страниц или в область данных. Структура сводной таблицы (рис. 5.37) состоит из следующих областей, определяемых в макете:

страница– на ней размещаются поля, значения которых обеспечивают отбор записей на первом уровне. На странице может быть размещено несколько полей, между которыми устанавливается иерархия связи – сверху вниз;

столбец– поля размещаются сле­ва направо, обеспечивая группировку данных сводной таблицы по иерархии полей. При условии существования области страницы или строки определять столбец необязательно;

строка– поля размещаются сверху вниз, обеспечивая группировку данных таблицы по иерархии полей. При условии существования области страницы или столбцов определять строку необязательно;

данные– поля, по которым подводятся итоги, согласно выбранной функции.

Если предварительно установить курсор в список, для которого строится сводная таблица, интервал ячеек будет автоматически указан. Для ссылки на интервал другой рабочей книги нажимается кнопка Обзор, в одноименном диалоговом окне выбирается диск, каталог и файл закрытой рабочей книги, вводится имя рабочего листа и диапазон ячеек либо имя блока ячеек.

Размещение полей выполняется путем их перетаскивания при нажатой левой кнопке мыши в определенную область макета. Каждое поле размещается только один раз в областях: страница, строка или столбец. По этим полям можно формировать группы и получать итоговые значения в области данные – группировочные поля. В области данные могут находиться поля произвольных типов, одно и то же поле может многократно размещаться в области данные. Для каждого такого поля задается вид функции и выполняется необходимая настройка. Эта настройка полей осуществляется с помощью диалогового окнаВычисление поля сводной таблицы(рис. 5.38).

При перемещении заголовков полей в область строк или столбцов они будут использованы в сводной таблице в качестве соответствующих заголовков. Информация исходной таблицы, помещенная в область Данные, будет обработана выбранной пользователем функцией. По умолчанию, для числовых данных используется функция суммирования, а для текстовых – функция подсчета количества значений.

Кнопка Дополнительно вызывает панель Дополнительные вычисления для выбора функций, список которых приведен в таблице 5.1.

Таблица 5.1.
Функция	Результат
Отличие	Значения ячеек области данных отображаются в виде разности с заданным элементом, указанным в списках поле и элемент
Доля	Значения ячеек области данных отображаются в процентах к заданному элементу, указанному в списках поле и элемент
Приведенное отличие	Значения ячеек области данных отображаются в виде разности с заданным элементом, указанным в списках поле и элемент, нормированной к значе­нию этого элемента
С нарастающим итогом в поле	Значения ячеек области данных отображаются в виде нарастающего итога для последовательных элементов. Следует выбрать поле, элементы кото­рого будут отображаться в нарастающем итоге
Доля от суммы по строке	Значения ячеек области данных отображаются в процентах от итога строки
Доля от суммы по столбцу	Значения ячеек области данных отображаются в процентах от итога столбца
Доля от общей суммы	Значения ячеек области данных отображаются в процентах от общего итога сводной таблицы
Индекс	При определении значений ячеек области данных используется следующий алгоритм: ((Значение в ячейке) * (Общий итог)) / ((Итог строки) * (Итог столбца))

При использовании функции сравнения (Отличие, Доля, Приведенное отличие) выбирается Поле и Элемент, с которым будет производиться сравнение. Список Поле содержит поля сводной таблицы, с которым связаны базовые данные для пользовательского вычисления. Список Элемент содержит значения поля, участвующего в пользовательском вычислении.