Делопроизводство pdf

61

62

Последний из обсуждаемых специализированных журналов – журнал де- нежных расчётов (рис. 17). Общая структура этого журнала в основном не отличается от структуры журнала кассовых поступлений, за исключением того, что кредитная часть в нём показана слева от дебетной части, а не справа. Обычно дебетная часть располагается слева от кредитной, но в специальном журнале можно устанавливать любую последовательность столбцов. В журнале денеж- ных расчётов удобнее показывать кредитную часть слева от дебетной, поскольку при этом столбец Денежные средства оказывается в левой части рабочего листа, где к ней проще получить доступ. Обратите внимание, на рис. 17, в столбцах J и K представлены особые счета Главной книги – кредиторская задолженность и покупки. Они являются счетами, на которые обычно записываются поступления, такие как наличные платежи. Другие счета, например зарплата и телефонные расходы обычно пополняются только раз в месяц, когда выписываются чеки на оплату труда работников и счетов телефонной компании. Однако только от способа ведения дел компании зависит, какие счета показывают в виде столбцов журнала денежных расчётов, а какие – как элементы строк в столбцах Другие счета (рис. 17, столбец L).

Создание Главной книги На рис. 18 представлена Главная книга, составленная по специализирован-

ным журналам на март. В отличие от образца Главной книги, составленной на февраль (рис. 1), в ней по каждой операции подбит баланс, состоящий из суммы (или разности) баланса за предыдущий месяц, конкретных операций данного раздела. Разберём сначала счета активов и пассивов.

Денежные средства. Каждая запись денежных средств ссылается и на собственную запись в журнале, и на итог операций в журнале. Например, для кас- совых поступлений формула в ячейке D5 (Дебет) имеет такой вид:

=[Спецжурналы. xls] Журн.Кас.Поступл.'!$C$14. Она показывает, что информация перенесена в ячейку D5, а взята она из листа Журн.Кас.Поступл., файла Спецжурналы.xls. Для денежных счётов в ячейке Е6 (кредит) формула имеет несколько другой вид:= [Спецжурналы.xls]Журн.Ден.Расчетов'!$D$15. Баланс предыдущего месяца взят как условная цифра, введённая на листе Глав.книга,

файла BUH.xls, в ячейке Е14: =[BUH.xls]Глав.книга'!$E$14. В ячейке D7 под-

бивается баланс для этого раздела счёта на март: =D4+D5-E6. Таким образом, по всей Главной книге вводится информация из специализированных журналов. Далее, учтём, что если в балансе предыдущего месяца стоит число ‘‘0’’, то это значит, что в феврале эта цифра вообще не фигурировала или баланс действительно сведен к нулю. Источники данных в таб. рис. 18 приведены ниже в таблице.

64

D47 =D45+D46

Сумма по Дебету (ячейка D48) определяется формулой: =СУММ(ЕСЛИ(Дата=ДАТА(2004;3;31);1;0)*ЕСЛИ(Бал="Баланс";1;0)*СуммДе бет. Аналогичная формула записывается для суммы по Кредиту: =СУММ(ЕСЛИ(Дата=ДАТА(2004;3;31);1;0)*ЕСЛИ(Бал="Баланс";1;0)*СумКре дит), где: Бал=ОсновнаяКнига!$C$4:$C$47, Дата =ОсновнаяКнига!$B$4:$B$47, СумКредит =ОсновнаяКнига!$E$4:$E$47, СумДебет =ОсновнаяКнига! $D$4: $D$47. Эти формулы определяют сумму по итогам месяца (только за март, т. к. заказана формула ДАТА(2004;03;31), причём выборка идёт по итогам ‘‘Баланс’’. Таким образом, каждая запись поступает из журналов и является записью одного из журналов или итогом нескольких записей журнала, принадлежащих одному и тому же счёту. Значения в ячейках D48 и Е48 (рис. 18), (как видно, в обеих ячейках находится одна и та же цифра – 91333.27) помогают продемонстрировать принцип сбалансированности счетов. Выше уже было сказано, что метод двойной записи имеет своей целью гарантировать, что итоговое значение по дебету за данный период равняется итоговому значению по кредиту за этот же период. Каждая проведенная операция записывается на один счёт как дебет, а на другой – как кредит. В ячейках D48 и Е48 суммируются суммы по счетам дебета и кредита Главной книги. Их значения равны между собой: это свидетельствует о том, что счета сбалансированы. Равенство значе- ний этих двух ячеек не доказывает, что в записях нет ошибок, поскольку суще- ствует вероятность того, что ошибки просто компенсируют одна другую.

Однако, если значения в этих двух ячейках не равны, то, по крайней мере, одна ошибка существует.

65

Рис. 18. Главная книга (основной вариант)

Краткосрочные обязательства Теперь, когда подбиты все итоги и суммы в Главной книге (рис. 18), можно

перенести суммы обязательств в бухгалтерский баланс (пассив) (рис. 6): С19= [ГлавнаяКнига]ОсновнаяКнига!$E$18, С20 = [ГлавнаяКнига] ОсновнаяКнига! $E$26, С23=[ГлавнаяКнига]ОсновнаяКнига!$E$29, С25=СУММ(С19:С23). И кредиты, и кредиторская задолженность копируются в балансовый отчёт из

счетов главной книги.

В нашем балансовом отчёте представлены только два типа обязательств –

кредиторская задолженность и кредиты банка. Есть и другие типы задолжен-

ностей, которые нужно учитывать на счетах главных книг. К ним относятся:

○Налоги, подлежащие оплате. Часто возникает необходимость оценивать налоги, которые необходимо заплатить с дохода и с зарплаты служащих. Получив нужные суммы, можно открыть счета в журналах и Главной книге, которые содержат эти оценки.

○Расходы на оплату труда. Возможно, выплата зарплаты происходит ещё до того, как подводятся итоги и закрываются книги. В этом случае, поскольку между фактической выплатой и сведением баланса проходит какое – то количество дней, происходит накопление определённых сумм, которые должны быть выплачены после закрытия книг. Счета журналов и главных книг, на которых

66

накапливаются эти суммы, помогут следить за этими краткосрочными обязательствами.

○Выплата процентов. Можно отчитываться по выплатам процентов по кредитам периодически, а не в тот день, когда наступит срок оплаты. Счёт выплаты процентов позволит распределить эту задолженность во времени.

○Неотработанные доходы. Иногда случается так, что клиент платит за продукцию или услуги, до тех пор, пока их не получит. В этом случае доходы представляют собой как Активы на счету Денежные средства, так и задолженности (пока не произойдёт доставка продукции или оказание услуги), по которым можно отчитаться, используя счёт Неотработанный доход.

○Долгосрочные обязательства. Если взята ссуда, возвращение которой должно состояться не раньше чем через год после закрытия (сведения) книг, необходимо вести этот счёт отдельно от части краткосрочных обязательств Балансово- го отчёта. Сумма такой ссуды будет записана на отдельный счёт (например, на счёт Долгосрочная задолженность) и включена в часть долгосрочных обяза-

тельств балансового отчёта.

Как рассчитать заработную плату Приведём один из вариантов методик1 составления Расчётно – платёжной

ведомости с использованием электронной таблицы Excel.

1. Откроем новый лист (файл): Файл – Создать, затем сохраним этот файл с именем Зарплата в отведённом для расчёта заработной плате каталоге: Файл – Сохранить как.

2.Создадим 12 ярлычков рабочих листов (в соответствии с количеством ме-

сяцев в году): Вставка – Лист.

3.Переименуем эти ярлычки рабочих листов в другие названия: За январь, За февраль, За март и т. д., используя пункт контекстного меню Переименовать или дважды щёлкнув по ярлычку левой кнопкой мышки (появится инверсная надпись, например, Лист 1, сотрём её и наберём новое название).

4.Склеим все рабочие листы: щёлкнем на первом листе, нажмём Shift, затем щёлкнем на последнем (они окрасятся в белый цвет). Все, что мы будем писать на первом листе, автоматически будет появляться на всех последующих.

5.По готовому образцу (см. рис. 19, 20) наберём таблицу ставок подоходно-

го налога, удержаний и таблицу расчётно – платёжной ведомости, учитывая, что с 01.05.04 прожиточный минимум (ПМ) установлен в размере 366 грн.2

Рис. 19 Таблица ставок подоходного налога

1 Методика расчёта для госслужащих и приравненных к ним рассчитывается по другой схеме.

2 В случае изменения величины прожиточного минимума, необходимо в ячейке Е4 (рис. 21) также изменить это значение.

67

Рис. 20 Таблица удержаний

6.В ячейках A11:H18 сделаем заготовку будущей ведомости (см. рис. 21).

7.Вычислим удержания в пенсионный фонд (ПФ). Учитывая. что процентная ставка налога в ПФ до 150 ден. ед. составляет 1% (1% в пенсионный фонд = начислено*1%), а после этой суммы 2%, (2% в пенсионный фонд = начислено*2%). Округляем результат до целого числа гривень.

Рис. 21 Образец расчётно – платёжной ведомости

8. Столбцы D, E, F, G и H вычисляются по следующим формулам:

68

9.Разъединяем рабочие листы при помощи контекстного меню пункта (Раз- группировать листы). Расчёт заработной платы за январь закончен. Таким же образом рассчитывается заработная плата и по другим месяцам.

Обладая информацией, представленной на рис. 21, достаточно просто составить справку по ведомости и ведомость для кассира.

Схема файлов папки ‘‘Бухгалтерия’’

Рассмотренная выше методика ведения бухгалтерии в офисе реализована в следующих Excel таблицах папки ‘‘Бухгалтерия’’.

Файлы содержат следующие листы: BUH1 -

.

BUH2 -

Спецжурналы –

Зарплата –

Главная книга – .

69

Литература

1.Делопроизводство, бухгалтерия и анализ бизнеса на компьютере. Учебное пособия для работников служб делопроизводства, секретарей, секрета- рей – референтов, бухгалтеров, экономистов, менеджеров, руководите- лей предприятий и студентов вузов экономического профиля, Коляда М.

Г., Донецк, 2003 – 285 с.

2.Законодательство Украины, февраль 2004. Инфодиск (регистрационный номер К 172463 АЛ).

70